Rozdíly

Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.

--- spravce-help:prubeh_shromazdeni_zapis_hlasovani [2026/03/13 12:28] – svec
+++ spravce-help:prubeh_shromazdeni_zapis_hlasovani [2026/10/16 12:07] (aktuální) – Upozornění a TIP jako barevné boxy svec
@@ Řádek 1: / Řádek 1: @@
-====== Průběh shromáždění – zápis ======
+====== Zápis a tisky ======
-Zápis ze shromáždění lze vytvářet již v průběhu shromáždění, doporučujeme jej však „vyrobit“ až
+Po shromáždění připravíme zápis a vytiskneme sestavy, které dokládají průběh hlasování – **Zápis**, **Seznam hlasování** a **Protokol**. Všechny najdeme v detailu hlasování na záložce **Sestavy**. Přehled všech sestav i s jejich nastavením je na stránce [[sestavy_hlasovani|Přehled sestav]].
-v klidu po jeho skončení. V průběhu shromáždění si tvořte poznámky třeba na papír, využijte hlasový
-záznam, použijte těsnopis apod.
-K zápisu se dostanete na záložce **Sestavy - Zápis**, jde v podstatě o běžnou sestavu, která do textu
+Sestavy zobrazí administrátor a předseda, kterému hlasování patří (viz [[uzivatele_a_role_hlasovani|Uživatelé, předsedové a vlastnictví hlasování]]). Zobrazit je můžeme kdykoli, i po **Konci** hlasování. Sestava se vždy vytvoří z aktuálních dat, takže po každé opravě v evidenci ji stačí zobrazit znovu.
-vloží konkrétní informace o místě konání, programu, návrzích usnesení a jejich schválení atd.
-Zápis si můžete stáhnout a upravit u sebe na svým počítači (například ve Wordu).
-V takto vytvořeném dokumentu můžete libovolně upravovat, tzn. především zachytit významné
-body jednání (obsah rozpravy, kdo podal protinávrh, témata vystoupení hostů, ukončení pro
-nezpůsobilost usnášet se atd.).
-----
+===== Zápis ze shromáždění =====
-Zápis, ale i jakoukoliv libovolnou sestavu, můžete stáhnout kliknutím na **ikonu Diskety** a výběrem nabízených formátů (Excel, PDF, Word):
+Zápis můžeme zobrazit už během shromáždění, doporučujeme ho však „vyrobit“ až v klidu po jeho skončení. Během shromáždění si děláme poznámky (na papír, hlasový záznam, těsnopis apod.), které pak do zápisu doplníme.
+Zápis je v podstatě běžná sestava, která do textu vloží údaje z hlasování – datum a místo konání, program, návrhy usnesení a výsledky hlasování. Zobrazíme ho takto:
+  - V detailu hlasování klikneme na záložku **Sestavy**.
+  - V rozbalovacím seznamu **%%-- Vyberte sestavu --%%** vybereme **Zápis**.
+  - Rozbalíme **Zobrazit nastavení sestavy**.
+  - Do pole **Čas ukončení** můžeme zadat čas, kdy shromáždění skončilo. Pole není povinné – vyplníme-li ho, zápis bude obsahovat větu „Shromáždění SVJ bylo ukončeno v … hod.“
+  - Klikneme na **Zobrazit sestavu**. Zápis se zobrazí pod nastavením.
+**Poznámka:** **Čas ukončení** se neukládá. Po novém otevření hlasování ho před zobrazením zápisu vyplníme znovu.
+<WRAP round important>
+**Upozornění:** U hlasování s druhem **Schůze výboru** se sestava **Zápis** nenabízí. Zápis ze schůze výboru připravíme například ze sestavy **Protokol** uložené ve formátu Word (viz [[schuze_vyboru_hlasovani|Schůze výboru]]).
+</WRAP>
+==== Co zápis obsahuje ====
+  * Nadpis „Zápis ze shromáždění“. Je-li na záložce **Detail** zapnuté **Náhradní hlasování**, nadpis zní „Zápis z náhradního shromáždění“.
+  * Název a IČ SVJ, ke kterému hlasování patří. Do sestavy je nezadáváme – aplikace je vypíše pod výběrem sestavy („Sestavy se tisknou s názvem SVJ: …“).
+  * Datum a čas konání podle pole **Začátek** a místo konání podle pole **Místo konání** na záložce **Detail**.
+  * Údaj o usnášeníschopnosti, např. „Shromáždění je usnášeníschopné“ (u náhradního shromáždění „Náhradní shromáždění je usnášeníschopné“). Aplikace ho přebírá z prvního usnesení, u kterého je zapsaná účast.
+  * Program – číslo a název každého bodu programu, ke kterému patří alespoň jedno usnesení. Usnesení bez bodu programu najdeme pod nadpisem „Bez bodu programu“.
+  * U každého bodu jeho název a text a pod nadpisem „Návrh usnesení“ text usnesení s výsledkem hlasování: „Pro“, „Proti“ a „Zdrželo se“ v procentech, „Návrh přijat: Ano/Ne“ a dále „Zastoupené jednotky“ a „Nezastoupené jednotky“ (počet a podíl v procentech). Výsledky odpovídají údajům, které na záložce **Evidence** zobrazíme po rozbalení **Zobrazit výsledek usnesení**. U usnesení s kvórem **Pouze na vědomí** je místo výsledku „Usnesení: Pouze na vědomí“. Potřebné kvórum zápis u shromáždění neuvádí.
+  * Větu o ukončení shromáždění, pokud jsme vyplnili **Čas ukončení**.
+  * Seznam „Členové výboru“ se jmény a rolemi ze záložky **Výbor** (předseda, místopředseda, členové výboru a ověřovatel).
+**Poznámka:** Body programu, ke kterým není zadané žádné usnesení (např. zahájení, diskuse nebo závěr), se v zápisu neobjeví – doplníme je ve Wordu.
+<WRAP round tip>
+**TIP:** Než zobrazíme zápis nebo jinou sestavu s výsledky, zkontrolujeme na záložce **Jednotky**, že je „Celkový podíl: 1/1“. Při jiném součtu nelze výsledky usnesení spočítat. Zápis pak místo údaje o usnášeníschopnosti uvede „Výsledek nelze spočítat: součet podílů jednotek není 1/1.“ a u usnesení nulové výsledky s „Návrh přijat: Ne“ – aplikace na to při zobrazení zápisu upozorní. **Seznam hlasování** a **Protokol** ale na chybu neupozorní a u hlasovaných usnesení uvedou „Usnesení není přijato“, Protokol i s nulovými výsledky.
+</WRAP>
+==== Uložení zápisu a dalších sestav ====
+Zápis, ale i jakoukoli jinou sestavu, uložíme po kliknutí na **Zobrazit sestavu** pomocí ikony diskety na liště nad sestavou. Nabídne se formát **Excel**, **PDF** nebo **Word**. Pro úpravy zápisu zvolíme Word, pro tisk a archivaci PDF.
+Záložka **Sestavy** se zobrazeným zápisem a otevřenou nabídkou formátů:
 {{:spravce-help:hlasovani:hlasovani19.png?nolink&1000|}}
+**Poznámka:** U sestav **Hlasovací formulář** a **Hlasovací lístky s QR kódem** nabízí ikona diskety navíc **PDF (jednotlivě)** – archiv ZIP, ve kterém je každý formulář nebo lístek v samostatném souboru PDF (viz [[sestavy_hlasovani|Přehled sestav]]).
+<WRAP round important>
+**Upozornění:** Hlasování SVJ v režimu trial se 6 měsíců po svém **Konci** smaže i se všemi přílohami, tedy i s podepsaným zápisem nahraným na záložku **Přílohy**. Zápis a sestavy, které chceme uchovat, si proto včas uložíme ve formátu PDF (viz [[licence_svj_hlasovani|Licence SVJ a předplatné]]).
+</WRAP>
+==== Úprava zápisu ve Wordu ====
+Zápis si stáhneme ve formátu **Word** a upravíme ho u sebe na svém počítači. Takto vytvořený dokument můžeme libovolně upravovat, tzn. především doplnit významné body jednání:
+  * kdo shromáždění zahájil a řídil a kdo zápis vyhotovil,
+  * obsah rozpravy k jednotlivým bodům, kdo podal protinávrh, témata vystoupení hostů,
+  * body programu bez usnesení,
+  * potřebné kvórum u jednotlivých usnesení – zápis ho u shromáždění neuvádí, najdeme ho v sestavě **Protokol** jako „Potřebné kvórum“,
+  * změny účasti během shromáždění, případně ukončení shromáždění pro nezpůsobilost usnášet se (viz [[prubeh_shromazdeni_dalsi_navrh_hlasovani|Další usnesení, změny účasti a nezpůsobilost]]),
+  * místa pro podpisy – zápis z aplikace řádky pro podpisy nemá.
+Hlasovali-li jsme o protinávrhu v aplikaci jako o dalším usnesení, zápis ho už obsahuje i s výsledkem a doplníme jen, kdo ho podal.
+<WRAP round tip>
+**TIP:** Chybu v údajích z aplikace (výbor, účast, hlasy) opravíme v aplikaci a zápis zobrazíme a stáhneme znovu. Oprava jen ve Wordu se do **Seznamu hlasování** ani **Protokolu** nepromítne a sestavy by se zápisem nesouhlasily.
+</WRAP>
+==== Oprava údajů po Konci hlasování ====
+Uplynul-li už **Konec** hlasování, je záložka **Evidence** jen pro čtení a výbor, jednotky, program ani usnesení už nelze upravit. Potřebujeme-li ještě něco opravit:
+  - Na záložce **Detail** posuneme **Konec** na pozdější čas a klikneme na **Aktualizovat detail**.
+  - Opravíme, co potřebujeme (evidenci, výbor, jednotky, program nebo usnesení), a zápis zobrazíme znovu.
+  - Na záložce **Detail** vrátíme **Konec** zpět a klikneme na **Aktualizovat detail**.
+<WRAP round important>
+**Upozornění:** Dokud je **Konec** prodloužený, znovu platí i lístky s QR kódem (viz [[prubeh_shromazdeni_qr_listky_hlasovani|Hlasování vlastníků přes QR kód]]). **Začátek** neměníme – zápis ho tiskne jako datum a čas konání shromáždění.
+</WRAP>
+----
+===== Seznam hlasování a protokol =====
+Kdo jak hlasoval, dokládají sestavy **Seznam hlasování** a **Protokol**. Obě u každého usnesení vypíší účastníky s jejich podílem, hlasem a zastupovanými jednotkami. U hlasu odevzdaného přes lístek s QR kódem je navíc „Zdroj hlasu“ – čas odevzdání a číslo jednotky z lístku.
+  - Na záložce **Sestavy** vybereme v rozbalovacím seznamu **Seznam hlasování** nebo **Protokol**.
+  - Rozbalíme **Zobrazit nastavení sestavy** a v poli **Řazení účastníků** zvolíme, jak budou účastníci seřazeni: **Podle jména**, **Podle zastupovaných jednotek** nebo **Podle hlasování** (podle toho, jak hlasovali).
+  - Klikneme na **Zobrazit sestavu** a sestavu uložíme přes ikonu diskety.
+Sestavy se liší tím, co uvádějí k usnesení:
+  * **Seznam hlasování** – usnesení seskupená podle bodů programu, u každého text usnesení (delší text zkrácený na 250 znaků), výsledek (např. „Usnesení je přijato“) a pod ním účastníky. U usnesení **Pouze na vědomí** se účastníci nevypisují.
+  * **Protokol** – sestava „Protokol o hlasování“ má dvě části. V části „Souhrnné informace“ je u každého usnesení podíl hlasů pro, proti a zdržel se, potřebné kvórum, výsledek a počet zastoupených a nezastoupených jednotek (i v procentech). Na další stránce následují „Podrobné informace o hlasování“ se seznamem účastníků.
+**Poznámka:** U schůze výboru se nabízejí jen sestavy **Program**, **Seznam usnesení**, **Seznam hlasování** a **Protokol**.
+===== Ověřovatel a podpis zápisu =====
+Ověřovatele zápisu zadáme v detailu hlasování na záložce **Výbor** (viz [[zadani_vyboru_hlasovani|Výbor]]):
+  - Klikneme na **Nový člen výboru**.
+  - Vyplníme **Jméno** a v poli **Role** vybereme **Ověřovatel**.
+  - Klikneme na **Uložit**.
+Zápis ověřovatele uvede v seznamu „Členové výboru“ s rolí „Ověřovatel“, za předsedou, místopředsedou a členy výboru. Výbor i ověřovatele můžeme zadávat a měnit od založení hlasování až do jeho **Konce**. Nestihli-li jsme ověřovatele zadat, dopíšeme ho do zápisu ve Wordu, nebo postupujeme podle části [[#oprava_udaju_po_konci_hlasovani|Oprava údajů po Konci hlasování]].
+<WRAP round tip>
+**TIP:** Není-li ověřovatel členem výboru, uvedeme ho ve Wordu mimo seznam „Členové výboru“.
+</WRAP>
+**Poznámka:** U schůze výboru se zápis netiskne. Zadáme-li tam na záložce **Výbor** ověřovatele, mezi hlasující členy výboru se nepočítá a do evidence se nenabízí – počítají se jen předseda, místopředseda a členové výboru (viz [[schuze_vyboru_hlasovani|Schůze výboru]]).
+Hotový zápis vytiskneme a předáme ke kontrole a podpisu ověřovateli zápisu. Kdo zápis vyhotovuje a podepisuje, kdo ho ověřuje a jak se zpřístupní vlastníkům, upravují zpravidla stanovy SVJ – řídíme se jimi. K zápisu můžeme přiložit podepsanou **Prezenční listinu** a **Seznam hlasování** nebo **Protokol**.
+Podepsaný zápis naskenujeme a nahrajeme k hlasování na záložku **Přílohy**. Používáme-li i modul Správce, můžeme ho odtud zpřístupnit uživatelům vybraných domů (viz [[prilohy_hlasovani|Přílohy]]).
+===== Zápis u hlasování per rollam =====
+<WRAP round important>
+**Upozornění:** Hlasování per rollam na papírových formulářích zakládáme jako druh **Shromáždění SVJ**, a proto se **Zápis** i **Protokol** tisknou ve variantě pro shromáždění. Zápis má nadpis „Zápis ze shromáždění“, datum a čas konání podle **Začátku**, místo konání a údaj o usnášeníschopnosti. Do „Zastoupených jednotek“ se počítají všechny jednotky zapsané v evidenci, tedy i převzaté jednotky, ze kterých se formulář nevrátil. Rozhodování mimo zasedání tyto údaje neodpovídají: **Čas ukončení** necháme prázdný, zápis uložíme ve formátu **Word** a nadpis, údaje o konání a usnášeníschopnost v něm přepíšeme. Postup popisuje kapitola [[shromazdeni_per_rollam_hlasovani|Per rollam na papírových formulářích]].
+</WRAP>
+**Poznámka:** Výsledek rozhodování mimo zasedání oznámíme vlastníkům písemně bez zbytečného odkladu, u přijatého rozhodnutí i s jeho plným zněním (§ 1213 NOZ). Aplikace oznámení nerozesílá – jako podklad poslouží upravený zápis. Vrácené formuláře a ostatní dokumenty k rozhodování mimo zasedání uchovává SVJ po celou dobu své existence (§ 158a NOZ).
+<WRAP round info>**Připravujeme:** U druhu hlasování **Per rollam** (rozhodování mimo zasedání online) ponesou **Zápis** i **Protokol** nadpis o rozhodování mimo zasedání shromáždění (per rollam). Místo data, času a místa konání uvedou název hlasování, kdy byl návrh rozeslán, lhůtu pro vyjádření, důvod rozhodování mimo zasedání a stav výsledku (průběžný stav, nebo konečný výsledek po uplynutí lhůty). U každého usnesení zápis uvede potřebnou většinu. Obsahovat budou jen usnesení z rozeslaného návrhu a pole **Čas ukončení** se nezobrazí. Podrobnosti budou na stránce [[per_rollam_online_hlasovani|Per rollam online (připravujeme)]].</WRAP>
+<WRAP group>
+<WRAP third column>[[prubeh_shromazdeni_dalsi_navrh_hlasovani|Předchozí]]</WRAP>
+<WRAP third column centeralign>[[obsah|Obsah]]</WRAP>
+<WRAP third column rightalign>[[sestavy_hlasovani|Následující]]</WRAP>
+</WRAP>