spravce-help:rozeslani_pozvanek_hlasovani

Rozdíly

Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.

Odkaz na výstup diff

Obě strany předchozí revize Předchozí verze
Následující verze		 Předchozí verze
spravce-help:rozeslani_pozvanek_hlasovani [2026/10/15 12:19] – Aktualizace podle aktuální verze Hlasování (2026-10) svecspravce-help:rozeslani_pozvanek_hlasovani [2026/10/19 10:39] (aktuální) – Tipy a poznámky pod rozesláním sloučeny do podsekce Dobré vědět svec
Řádek 3: Řádek 3:
 Máme zadaný výbor, jednotky s vlastníky i program shromáždění. Je tedy na čase pozvat vlastníky na shromáždění. Pozvánky můžeme: Máme zadaný výbor, jednotky s vlastníky i program shromáždění. Je tedy na čase pozvat vlastníky na shromáždění. Pozvánky můžeme:
   * **vytisknout** na záložce **Sestavy** (sestava **Pozvánka**) a rozdat je do schránek nebo rozeslat poštou,   * **vytisknout** na záložce **Sestavy** (sestava **Pozvánka**) a rozdat je do schránek nebo rozeslat poštou,
-  * **rozeslat e-mailem** přímo z aplikace – každý vybraný vlastník dostane e-mail s pozvánkou v příloze ve formátu PDF.+  * **rozeslat e-mailem** přímo z aplikace – každý vybraný vlastník dostane e-mail s pozvánkou v příloze ve formátu PDF, případně i s vybranými přílohami hlasování.
  
 Oba způsoby můžeme kombinovat, například vlastníkům s e-mailem pošleme pozvánku e-mailem a ostatním ji vytiskneme. Oba způsoby můžeme kombinovat, například vlastníkům s e-mailem pošleme pozvánku e-mailem a ostatním ji vytiskneme.
Řádek 27: Řádek 27:
 Tištěná pozvánka může navíc nést jméno a adresu vlastníka pro okénkovou obálku (viz níže). Tištěná pozvánka může navíc nést jméno a adresu vlastníka pro okénkovou obálku (viz níže).
  
 +<WRAP round tip>
 **TIP:** Nadpis pozvánky je pevný. Svoláváme-li náhradní shromáždění, uvedeme to v textu hlavičky. **TIP:** Nadpis pozvánky je pevný. Svoláváme-li náhradní shromáždění, uvedeme to v textu hlavičky.
 +</WRAP>
  
-**Poznámka:** Přílohy hlasování (např. návrh rozpočtu nebo nabídky dodavatelů) se do pozvánky nevypisují a k e-mailu s pozvánkou se nepřikládají. Kde vlastníci podklady najdou, napíšeme do textu pozvánky nebo e-mailu (viz [[prilohy_hlasovani|Přílohy]]).+**Poznámka:** Přílohy hlasování (např. návrh rozpočtu nebo nabídky dodavatelů) se do pozvánky nevypisují. K e-mailu s pozvánkou je můžeme přiložit (viz [[#zalozka_prilohy|Záložka Přílohy]]). U tištěných pozvánek napíšeme do textu pozvánky, kde vlastníci podklady najdou (viz [[prilohy_hlasovani|Přílohy]]).
  
 ---- ----
Řádek 54: Řádek 56:
 Zobrazenou sestavu uložíme do PDF nebo vytiskneme podle části [[sestavy_hlasovani#ulozeni_a_tisk_sestavy|Uložení a tisk sestavy]]. Zobrazenou sestavu uložíme do PDF nebo vytiskneme podle části [[sestavy_hlasovani#ulozeni_a_tisk_sestavy|Uložení a tisk sestavy]].
  
 +<WRAP round tip>
 **TIP:** Adresa pro okénkovou obálku se bere z pole **Bydliště** u vlastníka (viz [[zadani_jednotek_hlasovani|Jednotky a vlastníci]]). Části adresy oddělujeme čárkou a mezerou, např. ''Bendlova 2237, 470 01 Česká Lípa'' – na pozvánce se pak každá část vytiskne na samostatný řádek. **TIP:** Adresa pro okénkovou obálku se bere z pole **Bydliště** u vlastníka (viz [[zadani_jednotek_hlasovani|Jednotky a vlastníci]]). Části adresy oddělujeme čárkou a mezerou, např. ''Bendlova 2237, 470 01 Česká Lípa'' – na pozvánce se pak každá část vytiskne na samostatný řádek.
 +</WRAP>
  
 **Poznámka:** Volby a upravené texty se neukládají. Při příštím otevření hlasování mají opět výchozí hodnoty. Texty na záložce **Sestavy** a texty v okně pro rozeslání e-mailem jsou na sobě nezávislé. **Poznámka:** Volby a upravené texty se neukládají. Při příštím otevření hlasování mají opět výchozí hodnoty. Texty na záložce **Sestavy** a texty v okně pro rozeslání e-mailem jsou na sobě nezávislé.
Řádek 62: Řádek 66:
 ===== Rozeslání pozvánek e-mailem ===== ===== Rozeslání pozvánek e-mailem =====
  
-E-mailem pošleme pozvánku jen vlastníkům, kteří mají vyplněný e-mail. Vyplníme ho v okně jednotky (na záložce **Jednotky** klikneme na řádek jednotky) na záložce **Vlastníci** ve sloupci **Email** a klikneme na **Uložit** (viz [[zadani_jednotek_hlasovani|Jednotky a vlastníci]]).+E-mailem pošleme pozvánku jen vlastníkům, kteří mají vyplněný e-mail. Vyplníme ho v okně jednotky (na záložce **Jednotky** klikneme na řádek jednotky) na záložce **Vlastníci** ve sloupci **E-mail** a klikneme na **Uložit** (viz [[zadani_jednotek_hlasovani|Jednotky a vlastníci]]).
  
 Vlastník s vyplněným e-mailem v okně jednotky: Vlastník s vyplněným e-mailem v okně jednotky:
Řádek 72: Řádek 76:
   - V detailu hlasování klikneme na záložku **Program**.   - V detailu hlasování klikneme na záložku **Program**.
   - Klikneme na šipku vedle tlačítka **Nový bod** a zvolíme **Odeslat pozvánky e-mailem**.   - Klikneme na šipku vedle tlačítka **Nový bod** a zvolíme **Odeslat pozvánky e-mailem**.
-  - Otevře se okno **Odeslat e-mail** se záložkami **Obsah** a **E-maily vlastníků**.+  - Otevře se okno **Odeslat e-mail** se záložkami **Obsah**, **Přílohy** a **E-maily vlastníků**.
  
 Nabídka u tlačítka **Nový bod** na záložce **Program**: Nabídka u tlačítka **Nový bod** na záložce **Program**:
Řádek 96: Řádek 100:
   * Upravené texty si aplikace nepamatuje. Při příštím otevření hlasování jsou v polích opět výchozí texty.   * Upravené texty si aplikace nepamatuje. Při příštím otevření hlasování jsou v polích opět výchozí texty.
  
-**TIP:** E-mail obsahuje jen text z pole **Obsah e-mailu**. Připíšeme do něj proto, kdo pozvánku posílá a kde vlastníci najdou podklady k projednávaným bodům (viz [[prilohy_hlasovani|Přílohy]]).+<WRAP round tip> 
 +**TIP:** E-mail obsahuje jen text z pole **Obsah e-mailu**. Připíšeme do něj proto, kdo pozvánku posílá, a nepřikládáme-li podklady k projednávaným bodům přímo k e-mailu, také kde je vlastníci najdou (viz [[prilohy_hlasovani|Přílohy]]). 
 +</WRAP> 
 + 
 +==== Záložka Přílohy ==== 
 + 
 +Na záložce **Přílohy** vybereme přílohy hlasování, které se přiloží ke každému e-mailu s pozvánkou – například návrh rozpočtu nebo nabídky dodavatelů. Nabízí se všechny přílohy nahrané na záložce **Přílohy** v detailu hlasování (viz [[prilohy_hlasovani|Přílohy]]), seřazené podle názvu a s velikostí v MB. 
 + 
 +  * Ve výchozím stavu není vybraná žádná příloha. Přílohy, které chceme poslat, zapneme přepínačem u jejich názvu. 
 +  * Všichni vybraní vlastníci dostanou stejné přílohy. V e-mailu jsou pod svým názvem hned za souborem ''pozvanka.pdf''. 
 +  * Vybrané přílohy mohou mít dohromady nejvýše **15 MB**. Při větším výběru aplikace zobrazí hlášení „Vybrané přílohy mají dohromady víc než 15 MB, víc e-mail neunese. Zmenšete prosím výběr.“ a žádný e-mail neodešle. 
 +  * Další přílohu nahrajeme na záložce **Přílohy** v detailu hlasování, v okně se pak nabídne také. 
 + 
 +Záložka **Přílohy** se dvěma vybranými přílohami: 
 + 
 +{{:spravce-help:hlasovani:hlasovani73.png?nolink&1000|}} 
 + 
 +<WRAP round important> 
 +**Upozornění:** Vybrané přílohy dostane každý označený vlastník. Přílohy s osobními údaji (například prezenční listinu nebo zápis se jmény vlastníků) proto k pozvánce nepřikládáme. 
 +</WRAP> 
 + 
 +<WRAP round tip> 
 +**TIP:** Čím menší přílohy, tím rychleji e-maily odejdou a tím spíš je přijmou i schránky s omezenou velikostí zpráv. Velké dokumenty (např. naskenované nebo s fotografiemi) proto před nahráním zmenšíme, ideálně do formátu PDF. 
 +</WRAP>
  
 ==== Záložka E-maily vlastníků ==== ==== Záložka E-maily vlastníků ====
Řádek 110: Řádek 137:
   * **Skrýt duplicitní e-mailové adresy (v rámci jednotky)** – mají-li spoluvlastníci jedné jednotky stejný e-mail (např. manželé), zobrazí se jen jednou a na tuto adresu odejde jen jedna pozvánka.   * **Skrýt duplicitní e-mailové adresy (v rámci jednotky)** – mají-li spoluvlastníci jedné jednotky stejný e-mail (např. manželé), zobrazí se jen jednou a na tuto adresu odejde jen jedna pozvánka.
  
 +<WRAP round important>
 **Upozornění:** Přepínač duplicit porovnává adresy jen v rámci jedné jednotky. Vlastník více jednotek je v seznamu u každé své jednotky zvlášť a za každý označený řádek dostane jeden e-mail. Nechceme-li mu poslat více stejných pozvánek, označíme jen jeden jeho řádek. **Upozornění:** Přepínač duplicit porovnává adresy jen v rámci jedné jednotky. Vlastník více jednotek je v seznamu u každé své jednotky zvlášť a za každý označený řádek dostane jeden e-mail. Nechceme-li mu poslat více stejných pozvánek, označíme jen jeden jeho řádek.
 +</WRAP>
  
 Vlastníky, kterým chceme pozvánku poslat, označíme přepínačem na konci řádku. Všechny zobrazené vlastníky označíme najednou v menu **Úlohy** volbou **Označit zobrazené vlastníky**, výběr zrušíme volbou **Odznačit zobrazené vlastníky**. Přepínače nad tabulkou nastavíme dřív, než začneme vlastníky označovat, a po jejich přepnutí výběr zkontrolujeme. Vlastníky, kterým chceme pozvánku poslat, označíme přepínačem na konci řádku. Všechny zobrazené vlastníky označíme najednou v menu **Úlohy** volbou **Označit zobrazené vlastníky**, výběr zrušíme volbou **Odznačit zobrazené vlastníky**. Přepínače nad tabulkou nastavíme dřív, než začneme vlastníky označovat, a po jejich přepnutí výběr zkontrolujeme.
Řádek 124: Řádek 153:
 Hlášení dále uvede: Hlášení dále uvede:
   * kolik označených vlastníků nemá vyplněný e-mail – ti byli vynecháni,   * kolik označených vlastníků nemá vyplněný e-mail – ti byli vynecháni,
-  * jména vlastníků, pro které se e-mail nepodařilo připravit („Nepodařilo se připravit e-mail pro: …“). Těm pozvánku pošleme znovu stejným postupem.+  * jména vlastníků, pro které se e-mail nepodařilo připravit („Nepodařilo se připravit e-mail pro: …“). Těm pozvánku pošleme znovu stejným postupem, 
 +  * zda jsme k e-mailům přiložili vybrané přílohy a kolik („Ke každému e-mailu jsou přiloženy i vybrané přílohy (2).“).
  
 Nemáme-li označeného žádného vlastníka, zobrazí se hláška „Nejsou vybráni žádní vlastníci k odeslání pozvánek.“ a okno zůstane otevřené. Nemáme-li označeného žádného vlastníka, zobrazí se hláška „Nejsou vybráni žádní vlastníci k odeslání pozvánek.“ a okno zůstane otevřené.
  
-**TIP:** Odpovědi vlastníků na e-mail s pozvánkou přijdou na e-mail uvedený v [[kontakt_na_spravce|Kontaktu na správce]]. Před rozesláním ho proto vyplníme – jinak odpovědi přijdou na adresu odesílatele a nemusí se k nám dostat.+Okno zůstane otevřené a žádný e-mail neodejde ani tehdy, když vybrané přílohy nejde přiložit – například mají dohromady víc než 15 MB nebo byla některá z nich mezitím smazána. Hlášení uvede důvod, seznam příloh se obnoví a po úpravě výběru klikneme na **Zpracovat** znovu.
  
-**Poznámka:** Ve Správci může administrátor v **Nastavení** na záložce **SMTP** zapnout **Odesílat e-maily včetně skryté kopie**. Kopie každé pozvánky pak přijde i na adresu **E-mail odesílatele (skrytá kopie)**. Je-li v levém panelu pod výběrem agendy štítek **Testovací režim**, pozvánky vlastníkům neodejdou a doručí se jen na tuto adresu.+==== Dobré vědět ====
  
-**TIP:** V hlasování se o rozeslání pozvánek žádný záznam neukládá a odeslané e-maily se z fronty po 7 dnech mažou. Potřebujeme-li později doložit, co, komu a kdy jsme poslali, uložíme si rozeslanou pozvánku přes **Stáhnout přílohu** a ve Správci využijeme skrytou kopii (viz výše).+  * **Odpovědi vlastníků** přijdou na e-mail uvedený v [[kontakt_na_spravce|Kontaktu na správce]]. Před rozesláním ho proto vyplníme, jinak odpovědi přijdou na adresu odesílatele a nemusí se k nám dostat. 
 +  * **Skrytá kopie a testovací režim** – ve Správci může administrátor v **Nastavení** na záložce **SMTP** zapnout **Odesílat e-maily včetně skryté kopie**. Kopie každé pozvánky (včetně vybraných příloh) pak přijde i na adresu **E-mail odesílatele (skrytá kopie)**. Je-li v levém panelu pod výběrem agendy štítek **Testovací režim**, pozvánky vlastníkům neodejdou a doručí se jen na tuto adresu. 
 +  * **Doložení rozeslání** – v hlasování se o rozeslání pozvánek žádný záznam neukládá a odeslané e-maily se z fronty po 7 dnech mažou. Potřebujeme-li později doložit, co, komu a kdy jsme poslali, uložíme si pozvánku přes **Stáhnout přílohu** a ve Správci využijeme skrytou kopii. 
 +  * **Hlasovací formuláře** rozešleme e-mailem stejně – úlohou **Odeslat hlasovací formuláře e-mailem** v nabídce u tlačítka **Nové usnesení** na záložce **Usnesení** (viz [[shromazdeni_per_rollam_hlasovani|Per rollam na papírových formulářích]]).
  
 +<WRAP round important>
 **Upozornění:** Hlasovací lístky s QR kódem k pozvánce nepřikládáme a e-mailem je neposíláme. Lístek funguje odkudkoli a kdykoli mezi **Začátkem** a **Koncem** hlasování a kdo přes něj hlasuje, započte se mezi přítomné. Lístky proto předáváme až při prezenci (viz [[prubeh_shromazdeni_qr_listky_hlasovani|Hlasování vlastníků přes QR kód]]). **Upozornění:** Hlasovací lístky s QR kódem k pozvánce nepřikládáme a e-mailem je neposíláme. Lístek funguje odkudkoli a kdykoli mezi **Začátkem** a **Koncem** hlasování a kdo přes něj hlasuje, započte se mezi přítomné. Lístky proto předáváme až při prezenci (viz [[prubeh_shromazdeni_qr_listky_hlasovani|Hlasování vlastníků přes QR kód]]).
- +</WRAP>
-**TIP:** Stejně jako pozvánky rozešleme e-mailem i hlasovací formuláře – úlohou **Odeslat hlasovací formuláře e-mailem** v nabídce u tlačítka **Nové usnesení** na záložce **Usnesení**. Postup popisuje kapitola [[shromazdeni_per_rollam_hlasovani|Per rollam na papírových formulářích]].+
  
 <WRAP round info>**Připravujeme:** U hlasování druhu **Per rollam** se pozvánky na shromáždění nerozesílají – sestava **Pozvánka** ani volba **Odeslat pozvánky e-mailem** se nenabízí. Návrh rozhodnutí se vlastníkům rozešle e-mailem na záložce **Rozeslání**, viz [[per_rollam_online_hlasovani|Per rollam online (připravujeme)]].</WRAP> <WRAP round info>**Připravujeme:** U hlasování druhu **Per rollam** se pozvánky na shromáždění nerozesílají – sestava **Pozvánka** ani volba **Odeslat pozvánky e-mailem** se nenabízí. Návrh rozhodnutí se vlastníkům rozešle e-mailem na záložce **Rozeslání**, viz [[per_rollam_online_hlasovani|Per rollam online (připravujeme)]].</WRAP>
Řádek 162: Řádek 195:
  
 Odeslané e-maily se z fronty mažou automaticky po 7 dnech, chybné e-maily po 90 dnech. Chybné e-maily si zobrazíme samostatně přepínačem **Zobrazit pouze e-maily s neplatnou e-mailovou adresou** nad tabulkou. Odeslané e-maily se z fronty mažou automaticky po 7 dnech, chybné e-maily po 90 dnech. Chybné e-maily si zobrazíme samostatně přepínačem **Zobrazit pouze e-maily s neplatnou e-mailovou adresou** nad tabulkou.
 +
 +E-mail, který poštovní server odmítne jako příliš velký, se ve frontě také označí jako neodeslaný. Takovým vlastníkům pošleme pozvánku znovu s menšími přílohami, případně bez nich.
  
 **Poznámka:** Vyplněné **Datum odeslání** znamená, že aplikace e-mail odeslala. Zda ho vlastník opravdu dostal (např. jestli neskončil v nevyžádané poště), z fronty nepoznáme. **Poznámka:** Vyplněné **Datum odeslání** znamená, že aplikace e-mail odeslala. Zda ho vlastník opravdu dostal (např. jestli neskončil v nevyžádané poště), z fronty nepoznáme.
Řádek 170: Řádek 205:
   - Administrátor si ve **Frontě e-mailů** zapne přepínač **Zobrazit pouze e-maily s neplatnou e-mailovou adresou** a poznamená si adresu s červeným vykřičníkem.   - Administrátor si ve **Frontě e-mailů** zapne přepínač **Zobrazit pouze e-maily s neplatnou e-mailovou adresou** a poznamená si adresu s červeným vykřičníkem.
   - V detailu hlasování na záložce **Jednotky** klikneme na řádek jednotky dotyčného vlastníka. Otevře se okno **Úprava jednotky**.   - V detailu hlasování na záložce **Jednotky** klikneme na řádek jednotky dotyčného vlastníka. Otevře se okno **Úprava jednotky**.
-  - Na záložce **Vlastníci** vlastníkovi opravíme **Email** a klikneme na **Uložit**.+  - Na záložce **Vlastníci** vlastníkovi opravíme **E-mail** a klikneme na **Uložit**.
   - Na záložce **Program** znovu otevřeme šipkou vedle tlačítka **Nový bod** úlohu **Odeslat pozvánky e-mailem**.   - Na záložce **Program** znovu otevřeme šipkou vedle tlačítka **Nový bod** úlohu **Odeslat pozvánky e-mailem**.
   - Na záložce **Obsah** zkontrolujeme texty. Upravovali-li jsme je při prvním rozeslání, po novém otevření hlasování je tu opět výchozí znění.   - Na záložce **Obsah** zkontrolujeme texty. Upravovali-li jsme je při prvním rozeslání, po novém otevření hlasování je tu opět výchozí znění.
Řádek 180: Řádek 215:
 Původní chybný e-mail zůstane ve frontě a červené číslo v levém panelu ho počítá, dokud se po 90 dnech sám nesmaže. Administrátor ho může odstranit hned: označí ho přepínačem na konci řádku, v menu **Úlohy** zvolí **Odstranit označené e-maily** a dotaz potvrdí. Pro nové odeslání to ale nutné není. Původní chybný e-mail zůstane ve frontě a červené číslo v levém panelu ho počítá, dokud se po 90 dnech sám nesmaže. Administrátor ho může odstranit hned: označí ho přepínačem na konci řádku, v menu **Úlohy** zvolí **Odstranit označené e-maily** a dotaz potvrdí. Pro nové odeslání to ale nutné není.
  
 +<WRAP round tip>
 **TIP:** Importovali-li jsme vlastníky ze Správce, opravíme e-mail i tam, odkud se údaje do Správce převádějí (viz TIP v kapitole [[fronta_emailu|Fronta e-mailů]]). Jinak se chybná adresa při dalším importu vrátí. **TIP:** Importovali-li jsme vlastníky ze Správce, opravíme e-mail i tam, odkud se údaje do Správce převádějí (viz TIP v kapitole [[fronta_emailu|Fronta e-mailů]]). Jinak se chybná adresa při dalším importu vrátí.
 +</WRAP>
  
 <WRAP group> <WRAP group>
  • spravce-help/rozeslani_pozvanek_hlasovani.1792066740.txt.gz
  • Poslední úprava: 2026/10/15 12:19
  • autor: svec