spravce-help:rozeslani_pozvanek_hlasovani

Rozdíly

Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.

Odkaz na výstup diff

Obě strany předchozí revize Předchozí verze
Následující verze		 Předchozí verze
spravce-help:rozeslani_pozvanek_hlasovani [2026/10/16 12:07] – Upozornění a TIP jako barevné boxy svecspravce-help:rozeslani_pozvanek_hlasovani [2026/10/19 10:39] (aktuální) – Tipy a poznámky pod rozesláním sloučeny do podsekce Dobré vědět svec
Řádek 3: Řádek 3:
 Máme zadaný výbor, jednotky s vlastníky i program shromáždění. Je tedy na čase pozvat vlastníky na shromáždění. Pozvánky můžeme: Máme zadaný výbor, jednotky s vlastníky i program shromáždění. Je tedy na čase pozvat vlastníky na shromáždění. Pozvánky můžeme:
   * **vytisknout** na záložce **Sestavy** (sestava **Pozvánka**) a rozdat je do schránek nebo rozeslat poštou,   * **vytisknout** na záložce **Sestavy** (sestava **Pozvánka**) a rozdat je do schránek nebo rozeslat poštou,
-  * **rozeslat e-mailem** přímo z aplikace – každý vybraný vlastník dostane e-mail s pozvánkou v příloze ve formátu PDF.+  * **rozeslat e-mailem** přímo z aplikace – každý vybraný vlastník dostane e-mail s pozvánkou v příloze ve formátu PDF, případně i s vybranými přílohami hlasování.
  
 Oba způsoby můžeme kombinovat, například vlastníkům s e-mailem pošleme pozvánku e-mailem a ostatním ji vytiskneme. Oba způsoby můžeme kombinovat, například vlastníkům s e-mailem pošleme pozvánku e-mailem a ostatním ji vytiskneme.
Řádek 31: Řádek 31:
 </WRAP> </WRAP>
  
-**Poznámka:** Přílohy hlasování (např. návrh rozpočtu nebo nabídky dodavatelů) se do pozvánky nevypisují a k e-mailu s pozvánkou se nepřikládají. Kde vlastníci podklady najdou, napíšeme do textu pozvánky nebo e-mailu (viz [[prilohy_hlasovani|Přílohy]]).+**Poznámka:** Přílohy hlasování (např. návrh rozpočtu nebo nabídky dodavatelů) se do pozvánky nevypisují. K e-mailu s pozvánkou je můžeme přiložit (viz [[#zalozka_prilohy|Záložka Přílohy]]). U tištěných pozvánek napíšeme do textu pozvánky, kde vlastníci podklady najdou (viz [[prilohy_hlasovani|Přílohy]]).
  
 ---- ----
Řádek 76: Řádek 76:
   - V detailu hlasování klikneme na záložku **Program**.   - V detailu hlasování klikneme na záložku **Program**.
   - Klikneme na šipku vedle tlačítka **Nový bod** a zvolíme **Odeslat pozvánky e-mailem**.   - Klikneme na šipku vedle tlačítka **Nový bod** a zvolíme **Odeslat pozvánky e-mailem**.
-  - Otevře se okno **Odeslat e-mail** se záložkami **Obsah** a **E-maily vlastníků**.+  - Otevře se okno **Odeslat e-mail** se záložkami **Obsah**, **Přílohy** a **E-maily vlastníků**.
  
 Nabídka u tlačítka **Nový bod** na záložce **Program**: Nabídka u tlačítka **Nový bod** na záložce **Program**:
Řádek 101: Řádek 101:
  
 <WRAP round tip> <WRAP round tip>
-**TIP:** E-mail obsahuje jen text z pole **Obsah e-mailu**. Připíšeme do něj proto, kdo pozvánku posílá a kde vlastníci najdou podklady k projednávaným bodům (viz [[prilohy_hlasovani|Přílohy]]).+**TIP:** E-mail obsahuje jen text z pole **Obsah e-mailu**. Připíšeme do něj proto, kdo pozvánku posílá, a nepřikládáme-li podklady k projednávaným bodům přímo k e-mailu, také kde je vlastníci najdou (viz [[prilohy_hlasovani|Přílohy]]). 
 +</WRAP> 
 + 
 +==== Záložka Přílohy ==== 
 + 
 +Na záložce **Přílohy** vybereme přílohy hlasování, které se přiloží ke každému e-mailu s pozvánkou – například návrh rozpočtu nebo nabídky dodavatelů. Nabízí se všechny přílohy nahrané na záložce **Přílohy** v detailu hlasování (viz [[prilohy_hlasovani|Přílohy]]), seřazené podle názvu a s velikostí v MB. 
 + 
 +  * Ve výchozím stavu není vybraná žádná příloha. Přílohy, které chceme poslat, zapneme přepínačem u jejich názvu. 
 +  * Všichni vybraní vlastníci dostanou stejné přílohy. V e-mailu jsou pod svým názvem hned za souborem ''pozvanka.pdf''. 
 +  * Vybrané přílohy mohou mít dohromady nejvýše **15 MB**. Při větším výběru aplikace zobrazí hlášení „Vybrané přílohy mají dohromady víc než 15 MB, víc e-mail neunese. Zmenšete prosím výběr.“ a žádný e-mail neodešle. 
 +  * Další přílohu nahrajeme na záložce **Přílohy** v detailu hlasování, v okně se pak nabídne také. 
 + 
 +Záložka **Přílohy** se dvěma vybranými přílohami: 
 + 
 +{{:spravce-help:hlasovani:hlasovani73.png?nolink&1000|}} 
 + 
 +<WRAP round important> 
 +**Upozornění:** Vybrané přílohy dostane každý označený vlastník. Přílohy s osobními údaji (například prezenční listinu nebo zápis se jmény vlastníků) proto k pozvánce nepřikládáme. 
 +</WRAP> 
 + 
 +<WRAP round tip> 
 +**TIP:** Čím menší přílohy, tím rychleji e-maily odejdou a tím spíš je přijmou i schránky s omezenou velikostí zpráv. Velké dokumenty (např. naskenované nebo s fotografiemi) proto před nahráním zmenšíme, ideálně do formátu PDF.
 </WRAP> </WRAP>
  
Řádek 132: Řádek 153:
 Hlášení dále uvede: Hlášení dále uvede:
   * kolik označených vlastníků nemá vyplněný e-mail – ti byli vynecháni,   * kolik označených vlastníků nemá vyplněný e-mail – ti byli vynecháni,
-  * jména vlastníků, pro které se e-mail nepodařilo připravit („Nepodařilo se připravit e-mail pro: …“). Těm pozvánku pošleme znovu stejným postupem.+  * jména vlastníků, pro které se e-mail nepodařilo připravit („Nepodařilo se připravit e-mail pro: …“). Těm pozvánku pošleme znovu stejným postupem, 
 +  * zda jsme k e-mailům přiložili vybrané přílohy a kolik („Ke každému e-mailu jsou přiloženy i vybrané přílohy (2).“).
  
 Nemáme-li označeného žádného vlastníka, zobrazí se hláška „Nejsou vybráni žádní vlastníci k odeslání pozvánek.“ a okno zůstane otevřené. Nemáme-li označeného žádného vlastníka, zobrazí se hláška „Nejsou vybráni žádní vlastníci k odeslání pozvánek.“ a okno zůstane otevřené.
  
-<WRAP round tip> +Okno zůstane otevřené a žádný e-mail neodejde ani tehdy, když vybrané přílohy nejde přiložit – například mají dohromady víc než 15 MB nebo byla některá z nich mezitím smazána. Hlášení uvede důvod, seznam příloh se obnoví a po úpravě výběru klikneme na **Zpracovat** znovu.
-**TIP:** Odpovědi vlastníků na e-mail s pozvánkou přijdou na e-mail uvedený v [[kontakt_na_spravce|Kontaktu na správce]]. Před rozesláním ho proto vyplníme – jinak odpovědi přijdou na adresu odesílatele a nemusí se k nám dostat. +
-</WRAP>+
  
-**Poznámka:** Ve Správci může administrátor v **Nastavení** na záložce **SMTP** zapnout **Odesílat e-maily včetně skryté kopie**. Kopie každé pozvánky pak přijde i na adresu **E-mail odesílatele (skrytá kopie)**. Je-li v levém panelu pod výběrem agendy štítek **Testovací režim**, pozvánky vlastníkům neodejdou a doručí se jen na tuto adresu.+==== Dobré vědět ====
  
-<WRAP round tip> +  * **Odpovědi vlastníků** přijdou na e-mail uvedený v [[kontakt_na_spravce|Kontaktu na správce]]. Před rozesláním ho proto vyplníme, jinak odpovědi přijdou na adresu odesílatele a nemusí se k nám dostat. 
-**TIP:** V hlasování se o rozeslání pozvánek žádný záznam neukládá a odeslané e-maily se z fronty po 7 dnech mažou. Potřebujeme-li později doložit, co, komu a kdy jsme poslali, uložíme si rozeslanou pozvánku přes **Stáhnout přílohu** a ve Správci využijeme skrytou kopii (viz výše). +  * **Skrytá kopie a testovací režim** – ve Správci může administrátor v **Nastavení** na záložce **SMTP** zapnout **Odesílat e-maily včetně skryté kopie**. Kopie každé pozvánky (včetně vybraných příloh) pak přijde i na adresu **E-mail odesílatele (skrytá kopie)**. Je-li v levém panelu pod výběrem agendy štítek **Testovací režim**, pozvánky vlastníkům neodejdou a doručí se jen na tuto adresu. 
-</WRAP>+  * **Doložení rozeslání** – v hlasování se o rozeslání pozvánek žádný záznam neukládá a odeslané e-maily se z fronty po 7 dnech mažou. Potřebujeme-li později doložit, co, komu a kdy jsme poslali, uložíme si pozvánku přes **Stáhnout přílohu** a ve Správci využijeme skrytou kopii. 
 +  * **Hlasovací formuláře** rozešleme e-mailem stejně – úlohou **Odeslat hlasovací formuláře e-mailem** v nabídce u tlačítka **Nové usnesení** na záložce **Usnesení** (viz [[shromazdeni_per_rollam_hlasovani|Per rollam na papírových formulářích]]).
  
 <WRAP round important> <WRAP round important>
 **Upozornění:** Hlasovací lístky s QR kódem k pozvánce nepřikládáme a e-mailem je neposíláme. Lístek funguje odkudkoli a kdykoli mezi **Začátkem** a **Koncem** hlasování a kdo přes něj hlasuje, započte se mezi přítomné. Lístky proto předáváme až při prezenci (viz [[prubeh_shromazdeni_qr_listky_hlasovani|Hlasování vlastníků přes QR kód]]). **Upozornění:** Hlasovací lístky s QR kódem k pozvánce nepřikládáme a e-mailem je neposíláme. Lístek funguje odkudkoli a kdykoli mezi **Začátkem** a **Koncem** hlasování a kdo přes něj hlasuje, započte se mezi přítomné. Lístky proto předáváme až při prezenci (viz [[prubeh_shromazdeni_qr_listky_hlasovani|Hlasování vlastníků přes QR kód]]).
-</WRAP> 
- 
-<WRAP round tip> 
-**TIP:** Stejně jako pozvánky rozešleme e-mailem i hlasovací formuláře – úlohou **Odeslat hlasovací formuláře e-mailem** v nabídce u tlačítka **Nové usnesení** na záložce **Usnesení**. Postup popisuje kapitola [[shromazdeni_per_rollam_hlasovani|Per rollam na papírových formulářích]]. 
 </WRAP> </WRAP>
  
Řádek 178: Řádek 195:
  
 Odeslané e-maily se z fronty mažou automaticky po 7 dnech, chybné e-maily po 90 dnech. Chybné e-maily si zobrazíme samostatně přepínačem **Zobrazit pouze e-maily s neplatnou e-mailovou adresou** nad tabulkou. Odeslané e-maily se z fronty mažou automaticky po 7 dnech, chybné e-maily po 90 dnech. Chybné e-maily si zobrazíme samostatně přepínačem **Zobrazit pouze e-maily s neplatnou e-mailovou adresou** nad tabulkou.
 +
 +E-mail, který poštovní server odmítne jako příliš velký, se ve frontě také označí jako neodeslaný. Takovým vlastníkům pošleme pozvánku znovu s menšími přílohami, případně bez nich.
  
 **Poznámka:** Vyplněné **Datum odeslání** znamená, že aplikace e-mail odeslala. Zda ho vlastník opravdu dostal (např. jestli neskončil v nevyžádané poště), z fronty nepoznáme. **Poznámka:** Vyplněné **Datum odeslání** znamená, že aplikace e-mail odeslala. Zda ho vlastník opravdu dostal (např. jestli neskončil v nevyžádané poště), z fronty nepoznáme.
  • spravce-help/rozeslani_pozvanek_hlasovani.1792152454.txt.gz
  • Poslední úprava: 2026/10/16 12:07
  • autor: svec