====== Pozvánky – tisk a e-mail ======

Máme zadaný výbor, jednotky s vlastníky i program shromáždění. Je tedy na čase pozvat vlastníky na shromáždění. Pozvánky můžeme:
  * **vytisknout** na záložce **Sestavy** (sestava **Pozvánka**) a rozdat je do schránek nebo rozeslat poštou,
  * **rozeslat e-mailem** přímo z aplikace – každý vybraný vlastník dostane e-mail s pozvánkou v příloze ve formátu PDF, případně i s vybranými přílohami hlasování.

Oba způsoby můžeme kombinovat, například vlastníkům s e-mailem pošleme pozvánku e-mailem a ostatním ji vytiskneme.

Pozvánky připravuje **administrátor** nebo **předseda, kterému hlasování patří** (viz [[uzivatele_a_role_hlasovani|Uživatelé, předsedové a vlastnictví hlasování]]), a to u druhu hlasování **Shromáždění SVJ**. Vytisknout je můžeme kdykoli, e-mailem je rozešleme **od založení hlasování až do jeho Konce** – na **Začátek** čekat nemusíme. Nemá-li hlasování **Konec** vyplněný, můžeme je e-mailem rozeslat kdykoli.

Než pozvánky rozešleme, zkontrolujeme na záložce **Detail** pole **Začátek** a **Místo konání**. Do pozvánky se tisknou jako datum, čas a místo konání shromáždění (viz [[prvni_hlasovani_hlasovani|Založení hlasování]]). Hotový by měl být i program – pozdější změny programu, data nebo místa se do už rozeslaných pozvánek nepromítnou.

**Poznámka:** Jak a s jakým předstihem musí pozvánka vlastníkům přijít, určují zákon a stanovy SVJ. Aplikace lhůtu ani způsob doručení nekontroluje.

----

===== Co pozvánka obsahuje =====

Tištěná i e-mailová pozvánka obsahuje:
  * nadpis „Pozvánka na shromáždění vlastníků jednotek bytového domu“ (velkými písmeny),
  * název SVJ, ke kterému hlasování patří – do pozvánky ho nezadáváme,
  * text hlavičky,
  * řádky „Místo konání: …“ a „Datum konání: … v … hod.“ z polí **Místo konání** a **Začátek**,
  * program shromáždění – čísla a názvy bodů, případně i jejich popisy,
  * text zápatí.

Tištěná pozvánka může navíc nést jméno a adresu vlastníka pro okénkovou obálku (viz níže).

<WRAP round tip>
**TIP:** Nadpis pozvánky je pevný. Svoláváme-li náhradní shromáždění, uvedeme to v textu hlavičky.
</WRAP>

**Poznámka:** Přílohy hlasování (např. návrh rozpočtu nebo nabídky dodavatelů) se do pozvánky nevypisují. K e-mailu s pozvánkou je můžeme přiložit (viz [[#zalozka_prilohy|Záložka Přílohy]]). U tištěných pozvánek napíšeme do textu pozvánky, kde vlastníci podklady najdou (viz [[prilohy_hlasovani|Přílohy]]).

----

===== Tištěná pozvánka =====

  - V detailu hlasování klikneme na záložku **Sestavy**.
  - V rozbalovacím seznamu **%%-- Vyberte sestavu --%%** vybereme **Pozvánka**.
  - Rozbalíme **Zobrazit nastavení sestavy** a nastavíme volby (viz níže).
  - Klikneme na **Zobrazit sestavu**.

Rozbalené nastavení sestavy **Pozvánka** vypadá takto:

{{:spravce-help:hlasovani:hlasovani43.png?nolink&1000|}}

V nastavení můžeme upravit:
  * **Tisknout obsah bodů programu** – kromě čísel a názvů bodů programu se vytisknou i jejich popisy. Bez této volby se tisknou jen názvy.
  * **Tisknout adresy vlastníků pro formát okénkové obálky** – každý vlastník dostane vlastní pozvánku na samostatné stránce se svým jménem a bydlištěm, umístěnými pro okénkovou obálku. Vlastník se stejným jménem a bydlištěm u více jednotek dostane jen jednu pozvánku.
  * **Tisknout pouze pro každého spoluvlastníka s odlišnou adresou v dané jednotce** – platí jen spolu s předchozí volbou. Spoluvlastníci jedné jednotky se stejným bydlištěm (např. manželé) dostanou jednu společnou pozvánku na jméno jednoho z nich, spoluvlastník s jiným bydlištěm dostane vlastní.
  * **Text pozvánky - hlavička** a **Text pozvánky - zápatí** – předvyplněné texty, které můžeme přepsat. Výchozí texty jsou jen návrh, upravíme je podle zvyklostí našeho SVJ.

Bez volby **Tisknout adresy vlastníků pro formát okénkové obálky** se vytiskne **jedna společná pozvánka** bez jména a adresy, kterou vytiskneme v potřebném počtu kopií.

Zobrazenou sestavu uložíme do PDF nebo vytiskneme podle části [[sestavy_hlasovani#ulozeni_a_tisk_sestavy|Uložení a tisk sestavy]].

<WRAP round tip>
**TIP:** Adresa pro okénkovou obálku se bere z pole **Bydliště** u vlastníka (viz [[zadani_jednotek_hlasovani|Jednotky a vlastníci]]). Části adresy oddělujeme čárkou a mezerou, např. ''Bendlova 2237, 470 01 Česká Lípa'' – na pozvánce se pak každá část vytiskne na samostatný řádek.
</WRAP>

**Poznámka:** Volby a upravené texty se neukládají. Při příštím otevření hlasování mají opět výchozí hodnoty. Texty na záložce **Sestavy** a texty v okně pro rozeslání e-mailem jsou na sobě nezávislé.

----

===== Rozeslání pozvánek e-mailem =====

E-mailem pošleme pozvánku jen vlastníkům, kteří mají vyplněný e-mail. Vyplníme ho v okně jednotky (na záložce **Jednotky** klikneme na řádek jednotky) na záložce **Vlastníci** ve sloupci **E-mail** a klikneme na **Uložit** (viz [[zadani_jednotek_hlasovani|Jednotky a vlastníci]]).

Vlastník s vyplněným e-mailem v okně jednotky:

{{:spravce-help:hlasovani:hlasovani26.png?nolink&1000|}}

==== Otevření úlohy ====

  - V detailu hlasování klikneme na záložku **Program**.
  - Klikneme na šipku vedle tlačítka **Nový bod** a zvolíme **Odeslat pozvánky e-mailem**.
  - Otevře se okno **Odeslat e-mail** se záložkami **Obsah**, **Přílohy** a **E-maily vlastníků**.

Nabídka u tlačítka **Nový bod** na záložce **Program**:

{{:spravce-help:hlasovani:hlasovani42.png?nolink&1000|}}

Šipku vidí administrátor a předseda, kterému hlasování patří, od založení hlasování až do jeho **Konce**. Po **Konci** hlasování šipka zmizí a pozvánky už e-mailem nerozešleme.

==== Záložka Obsah ====

Okno se otevře na záložce **Obsah**. V ní už máme předvyplněný:
  * **Obsah e-mailu** – text samotného e-mailu,
  * **Text v hlavičce pozvánky** a **Text v zápatí pozvánky** – texty, které se vytisknou do pozvánky v příloze.

Kterýkoli z textů můžeme podle potřeby přepsat:

{{:spravce-help:hlasovani:hlasovani27.png?nolink&1000|}}

Pár poznatků:
  * Předmět e-mailu je vždy **Pozvánka na shromáždění** a změnit ho nelze. Pozvánka je v příloze jako soubor ''pozvanka.pdf''.
  * Název SVJ, místo, datum a čas konání i program doplní aplikace do pozvánky sama. Program se v e-mailové pozvánce vypíše vždy i s popisy bodů.
  * Jméno a adresa vlastníka se do e-mailové pozvánky netisknou, všichni vybraní vlastníci tedy dostanou stejnou pozvánku.
  * Upravené texty si aplikace nepamatuje. Při příštím otevření hlasování jsou v polích opět výchozí texty.

<WRAP round tip>
**TIP:** E-mail obsahuje jen text z pole **Obsah e-mailu**. Připíšeme do něj proto, kdo pozvánku posílá, a nepřikládáme-li podklady k projednávaným bodům přímo k e-mailu, také kde je vlastníci najdou (viz [[prilohy_hlasovani|Přílohy]]).
</WRAP>

==== Záložka Přílohy ====

Na záložce **Přílohy** vybereme přílohy hlasování, které se přiloží ke každému e-mailu s pozvánkou – například návrh rozpočtu nebo nabídky dodavatelů. Nabízí se všechny přílohy nahrané na záložce **Přílohy** v detailu hlasování (viz [[prilohy_hlasovani|Přílohy]]), seřazené podle názvu a s velikostí v MB.

  * Ve výchozím stavu není vybraná žádná příloha. Přílohy, které chceme poslat, zapneme přepínačem u jejich názvu.
  * Všichni vybraní vlastníci dostanou stejné přílohy. V e-mailu jsou pod svým názvem hned za souborem ''pozvanka.pdf''.
  * Vybrané přílohy mohou mít dohromady nejvýše **15 MB**. Při větším výběru aplikace zobrazí hlášení „Vybrané přílohy mají dohromady víc než 15 MB, víc e-mail neunese. Zmenšete prosím výběr.“ a žádný e-mail neodešle.
  * Další přílohu nahrajeme na záložce **Přílohy** v detailu hlasování, v okně se pak nabídne také.

Záložka **Přílohy** se dvěma vybranými přílohami:

{{:spravce-help:hlasovani:hlasovani73.png?nolink&1000|}}

<WRAP round important>
**Upozornění:** Vybrané přílohy dostane každý označený vlastník. Přílohy s osobními údaji (například prezenční listinu nebo zápis se jmény vlastníků) proto k pozvánce nepřikládáme.
</WRAP>

<WRAP round tip>
**TIP:** Čím menší přílohy, tím rychleji e-maily odejdou a tím spíš je přijmou i schránky s omezenou velikostí zpráv. Velké dokumenty (např. naskenované nebo s fotografiemi) proto před nahráním zmenšíme, ideálně do formátu PDF.
</WRAP>

==== Záložka E-maily vlastníků ====

Na záložce **E-maily vlastníků** vybereme, komu pozvánku pošleme. Může vypadat takto:

{{:spravce-help:hlasovani:hlasovani28.png?nolink&1000|}}

Tabulka má sloupce **Jméno vlastníka**, **Číslo jednotky**, **E-mail vlastníka**, **Příloha** a poslední sloupec s menu **Úlohy**. Vlastník je v ní u každé jednotky, u které je zapsán.

Seznam zúží dva přepínače nad tabulkou:
  * **Skrýt nevyplněné e-mailové adresy** – zapnutý předem. Skryje vlastníky bez e-mailu, kterým aplikace pozvánku stejně nepošle.
  * **Skrýt duplicitní e-mailové adresy (v rámci jednotky)** – mají-li spoluvlastníci jedné jednotky stejný e-mail (např. manželé), zobrazí se jen jednou a na tuto adresu odejde jen jedna pozvánka.

<WRAP round important>
**Upozornění:** Přepínač duplicit porovnává adresy jen v rámci jedné jednotky. Vlastník více jednotek je v seznamu u každé své jednotky zvlášť a za každý označený řádek dostane jeden e-mail. Nechceme-li mu poslat více stejných pozvánek, označíme jen jeden jeho řádek.
</WRAP>

Vlastníky, kterým chceme pozvánku poslat, označíme přepínačem na konci řádku. Všechny zobrazené vlastníky označíme najednou v menu **Úlohy** volbou **Označit zobrazené vlastníky**, výběr zrušíme volbou **Odznačit zobrazené vlastníky**. Přepínače nad tabulkou nastavíme dřív, než začneme vlastníky označovat, a po jejich přepnutí výběr zkontrolujeme.

Pozvánku si můžeme před odesláním prohlédnout kliknutím na **Stáhnout přílohu** v řádku vlastníka. Stáhne se soubor PDF přesně v podobě, v jaké odejde – s názvem SVJ i s texty hlavičky a zápatí ze záložky **Obsah**. Protože je pozvánka pro všechny vlastníky stejná, stačí zkontrolovat jednu.

==== Odeslání ====

  - Po výběru vlastníků klikneme dole v okně na **Zpracovat**. Na tlačítku se zobrazí „Zpracovávám...“.
  - Počkáme, až aplikace připraví pozvánku pro každého označeného vlastníka a zařadí e-maily do fronty. Čas zpracování závisí na počtu vybraných vlastníků.
  - Okno se zavře a hlášení **Odeslání pozvánek** oznámí, kolik e-mailů bylo zařazeno do fronty, např. „Do fronty k odeslání bylo zařazeno 24 e-mailů.“

Hlášení dále uvede:
  * kolik označených vlastníků nemá vyplněný e-mail – ti byli vynecháni,
  * jména vlastníků, pro které se e-mail nepodařilo připravit („Nepodařilo se připravit e-mail pro: …“). Těm pozvánku pošleme znovu stejným postupem,
  * zda jsme k e-mailům přiložili vybrané přílohy a kolik („Ke každému e-mailu jsou přiloženy i vybrané přílohy (2).“).

Nemáme-li označeného žádného vlastníka, zobrazí se hláška „Nejsou vybráni žádní vlastníci k odeslání pozvánek.“ a okno zůstane otevřené.

Okno zůstane otevřené a žádný e-mail neodejde ani tehdy, když vybrané přílohy nejde přiložit – například mají dohromady víc než 15 MB nebo byla některá z nich mezitím smazána. Hlášení uvede důvod, seznam příloh se obnoví a po úpravě výběru klikneme na **Zpracovat** znovu.

==== Dobré vědět ====

  * **Odpovědi vlastníků** přijdou na e-mail uvedený v [[kontakt_na_spravce|Kontaktu na správce]]. Před rozesláním ho proto vyplníme, jinak odpovědi přijdou na adresu odesílatele a nemusí se k nám dostat.
  * **Skrytá kopie a testovací režim** – ve Správci může administrátor v **Nastavení** na záložce **SMTP** zapnout **Odesílat e-maily včetně skryté kopie**. Kopie každé pozvánky (včetně vybraných příloh) pak přijde i na adresu **E-mail odesílatele (skrytá kopie)**. Je-li v levém panelu pod výběrem agendy štítek **Testovací režim**, pozvánky vlastníkům neodejdou a doručí se jen na tuto adresu.
  * **Doložení rozeslání** – v hlasování se o rozeslání pozvánek žádný záznam neukládá a odeslané e-maily se z fronty po 7 dnech mažou. Potřebujeme-li později doložit, co, komu a kdy jsme poslali, uložíme si pozvánku přes **Stáhnout přílohu** a ve Správci využijeme skrytou kopii.
  * **Hlasovací formuláře** rozešleme e-mailem stejně – úlohou **Odeslat hlasovací formuláře e-mailem** v nabídce u tlačítka **Nové usnesení** na záložce **Usnesení** (viz [[shromazdeni_per_rollam_hlasovani|Per rollam na papírových formulářích]]).

<WRAP round important>
**Upozornění:** Hlasovací lístky s QR kódem k pozvánce nepřikládáme a e-mailem je neposíláme. Lístek funguje odkudkoli a kdykoli mezi **Začátkem** a **Koncem** hlasování a kdo přes něj hlasuje, započte se mezi přítomné. Lístky proto předáváme až při prezenci (viz [[prubeh_shromazdeni_qr_listky_hlasovani|Hlasování vlastníků přes QR kód]]).
</WRAP>

<WRAP round info>**Připravujeme:** U hlasování druhu **Per rollam** se pozvánky na shromáždění nerozesílají – sestava **Pozvánka** ani volba **Odeslat pozvánky e-mailem** se nenabízí. Návrh rozhodnutí se vlastníkům rozešle e-mailem na záložce **Rozeslání**, viz [[per_rollam_online_hlasovani|Per rollam online (připravujeme)]].</WRAP>

----

===== Fronta e-mailů =====

Pozvánky se neodesílají okamžitě. Hlasování využívá stejnou tzv. **frontu e-mailů** jako **Správce**: e-maily se do ní zařadí a odesílají se z ní postupně v dávkách. Pozvánky mají nejnižší prioritu, takže při větším množství e-mailů počkají, až odejdou e-maily s vyšší prioritou (např. přihlašovací údaje pro uživatele). Kdy přesně e-mail odejde, závisí na množství e-mailů ve frontě a na limitech poštovního serveru.

Frontu zobrazí administrátor kliknutím na **Fronta e-mailů** v levém panelu. Jsou v ní všechny e-maily odeslané z aplikace, pozvánky poznáme podle předmětu **Pozvánka na shromáždění**. Podrobný popis fronty najdeme v kapitole [[fronta_emailu|Fronta e-mailů]].

**Poznámka:** Předseda frontu e-mailů nevidí – o stav odeslání a neplatné adresy požádá administrátora.

Příklad fronty e-mailů po rozeslání pozvánek:

{{:spravce-help:hlasovani:hlasovani29.png?nolink&1000|}}

Pár poznatků k příkladu fronty e-mailů:
  * Ve frontě jsou 3 e-maily s předmětem **Pozvánka na shromáždění**, které jsme zařadili z Hlasování.
  * 2 e-maily byly úspěšně odeslány. Poznáme to podle kolonky **Datum odeslání**, která je vyplněna časem, kdy byl e-mail odeslán.
  * 1 e-mail nebyl odeslán. V kolonce **Komu** u //mokr@testcz// vidíme červený vykřičník. To značí, že při pokusu o odeslání došlo k chybě a adresa byla odmítnuta jako neplatná – v doméně chybí tečka před //cz//.
  * Zároveň vidíme i čtvrtý e-mail s předmětem **Oznámení o neplatné e-mailové adrese**. Ten aplikace sama pošle administrátorovi na e-mail účtu **admin** (je-li vyplněný), a to i tehdy, když pozvánky rozesílal předseda.
  * V levém panelu u **Fronta e-mailů** vidíme v červeném poli číslo 1. To je počet e-mailů, které se nepodařilo odeslat.

Odeslané e-maily se z fronty mažou automaticky po 7 dnech, chybné e-maily po 90 dnech. Chybné e-maily si zobrazíme samostatně přepínačem **Zobrazit pouze e-maily s neplatnou e-mailovou adresou** nad tabulkou.

E-mail, který poštovní server odmítne jako příliš velký, se ve frontě také označí jako neodeslaný. Takovým vlastníkům pošleme pozvánku znovu s menšími přílohami, případně bez nich.

**Poznámka:** Vyplněné **Datum odeslání** znamená, že aplikace e-mail odeslala. Zda ho vlastník opravdu dostal (např. jestli neskončil v nevyžádané poště), z fronty nepoznáme.

===== Oprava neplatné e-mailové adresy =====

E-mail, který se kvůli neplatné adrese nepodařilo odeslat, už aplikace znovu odeslat nezkusí. Adresu proto opravíme a pozvánku pošleme znovu:
  - Administrátor si ve **Frontě e-mailů** zapne přepínač **Zobrazit pouze e-maily s neplatnou e-mailovou adresou** a poznamená si adresu s červeným vykřičníkem.
  - V detailu hlasování na záložce **Jednotky** klikneme na řádek jednotky dotyčného vlastníka. Otevře se okno **Úprava jednotky**.
  - Na záložce **Vlastníci** vlastníkovi opravíme **E-mail** a klikneme na **Uložit**.
  - Na záložce **Program** znovu otevřeme šipkou vedle tlačítka **Nový bod** úlohu **Odeslat pozvánky e-mailem**.
  - Na záložce **Obsah** zkontrolujeme texty. Upravovali-li jsme je při prvním rozeslání, po novém otevření hlasování je tu opět výchozí znění.
  - Na záložce **E-maily vlastníků** označíme jen dotyčného vlastníka a klikneme na **Zpracovat**.
  - Po nějaké době administrátor ve **Frontě e-mailů** zkontroluje, zda má nový e-mail vyplněné **Datum odeslání**.

Adresu opravíme a pozvánku znovu pošleme nejpozději do **Konce** hlasování.

Původní chybný e-mail zůstane ve frontě a červené číslo v levém panelu ho počítá, dokud se po 90 dnech sám nesmaže. Administrátor ho může odstranit hned: označí ho přepínačem na konci řádku, v menu **Úlohy** zvolí **Odstranit označené e-maily** a dotaz potvrdí. Pro nové odeslání to ale nutné není.

<WRAP round tip>
**TIP:** Importovali-li jsme vlastníky ze Správce, opravíme e-mail i tam, odkud se údaje do Správce převádějí (viz TIP v kapitole [[fronta_emailu|Fronta e-mailů]]). Jinak se chybná adresa při dalším importu vrátí.
</WRAP>

<WRAP group>
<WRAP third column>[[prilohy_hlasovani|Předchozí]]</WRAP>
<WRAP third column centeralign>[[obsah|Obsah]]</WRAP>
<WRAP third column rightalign>[[prubeh_shromazdeni_tisky_predem_hlasovani|Následující]]</WRAP>
</WRAP>