====== Per rollam na papírových formulářích ======

Per rollam neboli rozhodování mimo zasedání shromáždění znamená, že se vlastníci jednotek k návrhu rozhodnutí nevyjadřují na shromáždění, ale písemně ve stanovené lhůtě. V aplikaci ho připravíme jako hlasování s druhem **Shromáždění SVJ**: vlastníkům rozešleme sestavu **Hlasovací formulář**, vlastníci nám formulář vyplněný a podepsaný vrátí a hlasy z vrácených formulářů zapíšeme na záložce **Evidence**. Výsledek pak aplikace spočítá stejně jako u shromáždění.

<WRAP round info>**Připravujeme:** Rozhodování mimo zasedání online – aplikace rozešle vlastníkům návrh e-mailem a vlastníci se k němu vyjádří přímo v aplikaci s podpisem přes Bank iD – je připravené, ale zatím není zapnuté. Po zapnutí přibude druh hlasování **Per rollam** (jen pro SVJ s aktivním předplatným), u kterého aplikace sama hlídá kvóra „…ze všech“ a lhůtu nejméně 15 dní od rozeslání návrhu. Do té doby postupujeme podle této kapitoly. Více v kapitole [[per_rollam_online_hlasovani|Per rollam online (připravujeme)]].</WRAP>

===== Postup v kostce =====

  - Ověříme, že pro rozhodování mimo zasedání máme podmínky (viz [[#kdy_lze_rozhodovat_mimo_zasedani|Kdy lze rozhodovat mimo zasedání]]).
  - Založíme hlasování s druhem **Shromáždění SVJ**. **Začátek** nastavíme na den rozeslání formulářů, **Konec** na lhůtu pro jejich vrácení.
  - Zadáme jednotky s vlastníky, program a návrhy usnesení s kvóry „…ze všech“.
  - Na záložce **Sestavy** připravíme **Hlasovací formulář** a formuláře rozešleme spolu s podklady – vytištěné, jako PDF nebo e-mailem z aplikace.
  - Od **Začátku** převezmeme do evidence všechny jednotky a průběžně zapisujeme hlasy z vrácených formulářů.
  - Po uplynutí lhůty připravíme zápis a výsledek oznámíme vlastníkům.

===== Kdy lze rozhodovat mimo zasedání =====

<WRAP round important>
**Upozornění:** U hlasování s druhem **Shromáždění SVJ** aplikace zákonné podmínky rozhodování mimo zasedání nekontroluje. Ověříme je proto sami:
  * Rozhodovat mimo zasedání lze jen tehdy, připouštějí-li to stanovy, nebo po shromáždění, které nebylo způsobilé usnášet se (§ 1211 odst. 1 NOZ). Návrh podává osoba oprávněná svolat shromáždění.
  * Návrh musí obsahovat návrh rozhodnutí, podklady potřebné pro jeho přijetí (nebo údaj, kde jsou uveřejněny) a lhůtu k vyjádření. Neurčí-li stanovy delší lhůtu, je to nejméně 15 dnů od doručení návrhu (§ 1211 odst. 3 NOZ). Délku lhůty aplikace u tohoto postupu nekontroluje.
  * Vlastník se vyjadřuje na listině s plným zněním návrhu rozhodnutí, s uvedením data a s vlastnoručním podpisem (§ 1212 NOZ). Proto vlastníkům posíláme **Hlasovací formulář** – hlasovací lístky ani lístky s QR kódem k tomu neslouží.
  * Většina se počítá z hlasů všech vlastníků jednotek, ne jen z těch, kteří se vyjádřili (§ 1214 NOZ).
  * Rozhodnutí, která vyžadují formu veřejné listiny, mají pro návrh i vyjádření vlastníků zvláštní náležitosti (§ 1211 odst. 2 a § 1212 NOZ). Formulářem z aplikace je nepřipravujeme.
</WRAP>

----

===== Založení a příprava hlasování =====

Hlasování založíme a připravíme stejně jako shromáždění (viz [[prvni_hlasovani_hlasovani|Založení hlasování]]), případně ho převezmeme z předchozího hlasování volbou **Převzít nové hlasování z předchozího hlasování** (viz [[prevzeti_a_import_hlasovani|Převzetí z předchozího hlasování a import z desktopové aplikace]]). Přitom dodržíme:
  * **Druh hlasování** ponecháme **Shromáždění SVJ**. Přepínač **Náhradní hlasování** necháme vypnutý – týká se náhradního shromáždění.
  * **Začátek** a **Konec** nastavíme podle části [[#zacatek_a_konec|Začátek a Konec]] níže. **Místo konání** můžeme nechat prázdné.
  * Na záložce **Jednotky** zadáme jednotky s vlastníky (viz [[zadani_jednotek_hlasovani|Jednotky a vlastníci]]). Vlastníkům vyplníme bydliště, které se tiskne do adresy na formuláři, a e-mail, chceme-li formuláře rozeslat e-mailem. Celkový podíl jednotek musí být „Celkový podíl: 1/1“, jinak aplikace výsledky nespočítá.
  * Na záložkách **Program** a **Usnesení** zadáme body programu a návrhy usnesení (viz [[zadani_bodu_programu_hlasovani|Program]] a [[zadani_navrhovanych_usneseni_hlasovani|Návrhy usnesení]]). Do pole **Text usnesení** napíšeme plné znění navrhovaného rozhodnutí – formulář ho tiskne a vlastník se vyjadřuje právě k němu.
  * U každého usnesení, o kterém se hlasuje, zvolíme v poli **Kvórum** některé z kvór „…ze všech“: **>50 % ze všech**, **Tři pětiny ze všech**, **Dvě třetiny ze všech**, **75 % ze všech**, **80 % ze všech** nebo **100 % ze všech**. Potřebnou většinu určují zákon a stanovy. Kvórum **40 % ze všech** patří k náhradnímu shromáždění a kvóra „…z přítomných“ při rozhodování mimo zasedání nepoužíváme. Aplikace volbu kvóra u tohoto postupu nekontroluje.
  * Body, o kterých se nehlasuje (např. informace výboru), označíme kvórem **Pouze na vědomí**. Na formulář se vytisknou bez políček PRO a PROTI.
  * Podklady k návrhu (např. nabídky dodavatelů nebo rozpočet) můžeme nahrát na záložku **Přílohy** (viz [[prilohy_hlasovani|Přílohy]]). K e-mailu s formulářem je přiložíme na záložce **Přílohy** v okně pro rozeslání (viz [[#odeslani_formularu_e-mailem|Odeslání formulářů e-mailem]]). K tištěným formulářům je přidáme sami, nebo vlastníkům sdělíme, kde jsou uveřejněny. Ve Správci je můžeme uživatelům domu zpřístupnit na kartě domu (v Hlasování Online tato možnost není).

Pozvánky na shromáždění (sestavu **Pozvánka** ani úlohu **Odeslat pozvánky e-mailem** na záložce **Program**) nepoužíváme – místo nich vlastníkům rozešleme hlasovací formuláře.

==== Začátek a Konec ====

  * **Konec** je lhůta, do které musí být vyplněný formulář doručen zpět. Hlasovací formulář ho tiskne jako termín pro vrácení (datum a čas). Lhůtu zvolíme tak, aby od doručení formuláře vlastníkovi uplynulo nejméně 15 dnů, případně delší lhůta podle stanov. U formulářů doručovaných poštou počítáme s rezervou na doručení. **Konec** vždy vyplníme – bez něj by formulář jako termín uvedl **Začátek**.
  * **Začátek** nastavíme na den a čas, kdy formuláře rozešleme. Necháme-li pole prázdné, aplikace do něj doplní okamžik uložení.
  * Jednotky, program, návrhy usnesení i úlohu **Odeslat hlasovací formuláře e-mailem** máme k dispozici od založení hlasování až do **Konce**.
  * Zapisovat do evidence můžeme jen mezi **Začátkem** a **Koncem**. Před **Začátkem** na to záložka **Evidence** upozorní, např. „Účastníky a hlasy lze zapisovat od začátku hlasování 2. 11. 2026 9:00.“ Po **Konci** je evidence jen pro čtení (viz [[#formulare_dorucene_na_konci_lhuty|Formuláře doručené na konci lhůty]]).

<WRAP round important>
**Upozornění:** Lhůtu v poli **Konec** po rozeslání formulářů neměníme. Na rozeslaných formulářích zůstane původní termín, kdežto znovu vytištěné nebo odeslané formuláře by uvedly termín nový. Výjimkou je jen dočasné posunutí **Konce** kvůli dopsání evidence, popsané v části [[#formulare_dorucene_na_konci_lhuty|Formuláře doručené na konci lhůty]].
</WRAP>

----

===== Hlasovací formulář =====

Formuláře připravíme na záložce **Sestavy**:
  - V rozbalovacím seznamu **%%-- Vyberte sestavu --%%** vybereme **Hlasovací formulář**. Pod seznamem aplikace ukazuje, s jakým názvem SVJ se sestavy tisknou („Sestavy se tisknou s názvem SVJ: …“).
  - Rozbalíme **Zobrazit nastavení sestavy** a zvolíme nastavení (viz níže).
  - Klikneme na **Zobrazit sestavu**. Formuláře se zobrazí pod nastavením, každý začíná na nové stránce.

Záložka **Sestavy** s rozbaleným nastavením sestavy **Hlasovací formulář**:

{{:spravce-help:hlasovani:hlasovani20.png?nolink&1000|}}

  * **Řazení** – formuláře seřadíme **Podle jména** vlastníka, nebo **Podle jednotky**.
  * **Tisknout čárové kódy** – u každého usnesení se k políčkům PRO a PROTI vytisknou čárové kódy, které pak můžeme načíst čtečkou (viz [[#zapis_hlasu|Zápis hlasů]]). Bez této volby formulář čárové kódy nemá.
  * **Vytisknout jeden hlasovací formulář pro každou jednotku, pokud spoluvlastníci mají stejné bydliště** – spoluvlastníci jedné jednotky se stejným bydlištěm dostanou jeden společný formulář. Například manželé Vomáčkovi, vlastníci jednotky č. 1, mají na záložce **Jednotky** vyplněné stejné bydliště (Bendlova 2237, 470 01 Česká Lípa). Vytiskne se jen formulář pro prvního z nich v seznamu, pana Vomáčku, a manželům předáme jeden formulář místo dvou. Bez této volby dostane vlastní formulář každý spoluvlastník.
  * **Seskupit čísla jednotek podle jmen vlastníků** – vlastník více jednotek (se stejným jménem i bydlištěm) dostane jeden formulář, na kterém jsou uvedena čísla všech jeho jednotek. Bez této volby dostane formulář za každou jednotku zvlášť.

<WRAP round important>
**Upozornění:** Na formuláři pro více jednotek (volba **Seskupit čísla jednotek podle jmen vlastníků**) nesou čárové kódy jen první z uvedených jednotek. Hlasy u ostatních jednotek z takového formuláře proto po načtení kódů zkontrolujeme a případně zadáme ručně.
</WRAP>

==== Co formulář obsahuje ====

Formulář je připravený pro okénkovou obálku a obsahuje:
  * nadpis „HLASOVACÍ FORMULÁŘ PRO HLASOVÁNÍ MIMO SHROMÁŽDĚNÍ SVJ“ a název SVJ,
  * jméno a bydliště vlastníka v místě pro okénko obálky,
  * termín, do kterého musí být formulář doručen zpět do společenství – **Konec** hlasování; formulář zároveň upozorňuje, že nestačí odevzdat ho na poště,
  * číslo jednotky (u seskupeného formuláře čísla všech jednotek vlastníka),
  * návrhy usnesení seskupené podle bodů programu (číslo, název a text bodu) – u každého usnesení jeho plné znění, potřebné kvórum a políčka PRO a PROTI, případně s čárovými kódy,
  * u jednotky s více vlastníky výzvu „Zaškrtněte jednoho společného zástupce jednotky:“ se jmény všech spoluvlastníků,
  * řádek pro místo a datum („V …, dne …“) a pro podpis.

Hlasovací formulář s čárovými kódy pro jednotku se dvěma spoluvlastníky:

{{:spravce-help:hlasovani:hlasovani21.png?nolink&600|}}

Formulář nabízí jen PRO a PROTI. Nezaškrtne-li vlastník u usnesení ani jedno, ponecháme jednotce v evidenci **Zdržel se** – pro návrh se nezapočítá.

Spoluvlastníci jednotky (i manželé, kteří mají jednotku ve společném jmění) se vyjadřují prostřednictvím společného zástupce (§ 1185 odst. 2 NOZ). Spoluvlastníci na formuláři zaškrtnou jméno svého zástupce a za jednotku se vrací jeden podepsaný formulář.

----

===== Rozeslání formulářů =====

Formuláře vlastníkům předáme jedním z těchto způsobů:
  * **Tisk** – zobrazené formuláře vytiskneme (nebo uložíme do jednoho souboru PDF přes **ikonu diskety**) a doručíme je vlastníkům osobně, do schránek nebo poštou.
  * **PDF (jednotlivě)** – po kliknutí na **Zobrazit sestavu** zvolíme v nabídce **ikony diskety** položku **PDF (jednotlivě)**. Stáhne se archiv ''HlasovaciFormulare.zip'', ve kterém je každý formulář v samostatném souboru PDF pojmenovaném podle čísla jednotky a jména vlastníka. Archiv odpovídá zvolenému nastavení sestavy. Soubory pak můžeme vlastníkům poslat například vlastním e-mailem.
  * **E-mailem z aplikace** – úlohou **Odeslat hlasovací formuláře e-mailem** (viz níže).

S formulářem vlastníkům předáme i podklady k návrhu, nebo jim sdělíme, kde jsou uveřejněny.

Vlastníci formulář vyplní, doplní místo a datum, vlastnoručně podepíšou a doručí zpět do společenství způsobem, který připouštějí stanovy (osobně, do schránky SVJ, poštou…). Rozhoduje, kdy formulář společenství dostane, ne kdy byl odeslán.

==== Odeslání formulářů e-mailem ====

Máme-li u vlastníků vyplněné e-maily, rozešleme formuláře přímo z aplikace:
  - Na záložce **Usnesení** klikneme na šipku vedle tlačítka **Nové usnesení** a zvolíme **Odeslat hlasovací formuláře e-mailem**. Otevře se okno **Odeslat e-mail**.
  - Na záložce **Obsah** upravíme text v poli **Obsah e-mailu**. Výchozí text zní „V příloze e-mailu je Vám zaslán hlasovací formulář pro hlasování mimo shromáždění SVJ.“ Doplníme, do kdy a kam má vlastník podepsaný formulář doručit, a nepřikládáme-li podklady, také kde je najde.
  - Na záložce **Přílohy** zapneme podklady k návrhu, které se mají přiložit ke každému e-mailu. Ve výchozím stavu není vybraný žádný, dohromady mohou mít nejvýše 15 MB (podrobněji viz [[rozeslani_pozvanek_hlasovani#zalozka_prilohy|Pozvánky – tisk a e-mail]]).
  - Na záložce **E-maily vlastníků** označíme vlastníky přepínačem v posledním sloupci. Všechny zobrazené vlastníky označíme najednou v menu **Úlohy** volbou **Označit zobrazené vlastníky**.
  - Chceme-li formuláře s čárovými kódy, zapneme **Vytisknout včetně čárových kódů**.
  - Klikneme na **Zpracovat**.

Každý označený vlastník dostane e-mail s předmětem „Hlasovací formulář“ a v příloze vlastní formulář ''HlasovaciFormular.pdf'' a vybrané podklady. Jak bude příloha vypadat, ověříme odkazem **Stáhnout přílohu** v řádku vlastníka. E-maily se zařadí do [[fronta_emailu|fronty e-mailů]] a odcházejí postupně; aplikace oznámí „Do fronty k odeslání bylo zařazeno … e-mailů.“

Seznam vlastníků můžeme upravit přepínači:
  * **Skrýt nevyplněné e-mailové adresy** – je zapnutý ve výchozím stavu, vlastníci bez e-mailu se v seznamu nezobrazí. Při odeslání je aplikace vynechá vždy – formulář jim předáme vytištěný.
  * **Skrýt duplicitní e-mailové adresy (v rámci jednotky)** – mají-li spoluvlastníci jedné jednotky stejný e-mail, zobrazí se jen jeden z nich, aby formulář na tutéž adresu nepřišel dvakrát.

**Poznámka:** E-mailem dostane každý označený vlastník vlastní formulář – volby **Vytisknout jeden hlasovací formulář pro každou jednotku, pokud spoluvlastníci mají stejné bydliště** a **Seskupit čísla jednotek podle jmen vlastníků** ze záložky **Sestavy** se tu neuplatní. Podklady se k e-mailu přiloží jen ty, které vybereme na záložce **Přílohy** v okně **Odeslat e-mail**, a všem vlastníkům stejné.

**Poznámka:** Úloha je k dispozici od založení hlasování až do **Konce**. Frontu e-mailů a případné neplatné adresy vidí jen administrátor – předseda o stav odeslání požádá administrátora.

----

===== Zpracování vrácených formulářů =====

==== Převzetí jednotek do evidence ====

Jakmile nastane **Začátek**, převezmeme do evidence **všechny jednotky** – i ty, ze kterých se formulář zatím nevrátil. Každá převzatá jednotka dostane u usnesení volbu **Zdržel se** a ta jí zůstane, pokud se z ní formulář nevrátí. Při kvóru „…ze všech“ se do výsledku počítá podíl hlasů PRO ze všech jednotek, jednotka bez vráceného formuláře tedy pro návrh nehlasuje. Kdybychom do evidence zapsali jen jednotky s vráceným formulářem a jejich podíly by nepřesáhly polovinu, aplikace by uvedla „Shromáždění není usnášeníschopné“ a žádné usnesení by nebylo přijato.

  - Na záložce **Evidence** vybereme v seznamu usnesení první usnesení.
  - Rozbalíme **Přidat účastníka**, v záhlaví tabulky jednotek otevřeme menu **Úlohy** a zvolíme **Označit zobrazené jednotky**.
  - V témže menu klikneme na **Převzít označené jednotky do evidence**.
  - Tlačítkem **Další** přejdeme na další usnesení, klikneme na šipku vedle tlačítka **Další**, zvolíme **Převzít účast z předchozího usnesení** a dotaz potvrdíme. Tento krok zopakujeme u všech dalších usnesení.

Za jednotku s více vlastníky se do evidence převezme jeden z nich. Hlas patří jednotce, na výsledku to tedy nic nemění. Práci s účastníky podrobněji popisuje kapitola [[prubeh_shromazdeni_prezence_ucastniku_hlasovani|Prezence účastníků]].

==== Zápis hlasů ====

Vrácené formuláře můžeme zapisovat průběžně, jak přicházejí. Máme-li formuláře s čárovými kódy a čtečku:
  - Na záložce **Evidence** klikneme na šipku vedle tlačítka **Další** a zvolíme **Načtení čárových kódů**.
  - V okně **Načtení čárových kódů** přepneme na záložku **Hlasovací formuláře**.
  - Do pole **Čárové kódy** naskenujeme u každého usnesení ten kód, u kterého vlastník zaškrtl PRO nebo PROTI – kód po kódu pod sebe.
  - Klikneme na **Zpracovat**.

Kód z formuláře nese číslo jednotky, usnesení i volbu, takže se hlas zapíše ke správnému usnesení bez ohledu na to, které usnesení je právě vybrané. Jednotky ale musí být v evidenci u všech usnesení (viz [[#prevzeti_jednotek_do_evidence|Převzetí jednotek do evidence]]). Kódy, které nešlo zpracovat (např. jednotka u usnesení není v evidenci), najdeme na záložce **Chyby při zpracování**. Práci se čtečkou popisuje i kapitola [[prubeh_shromazdeni_hlasovani_hlasovani|Hlasování]].

Bez čtečky zapíšeme hlasy ručně, nejrychleji přes **Rychlé hlasování**:
  - V seznamu usnesení nahoře na záložce **Evidence** vybereme usnesení.
  - Klikneme na šipku vedle tlačítka **Další** a zvolíme **Rychlé hlasování**.
  - V poli **Hlasování** zvolíme **Pro** nebo **Proti**, do pole **Číslo jednotky** zadáme číslo jednotky z formuláře a klikneme na **Zpracovat**.

Rychlé hlasování zapíše hlas jen k vybranému usnesení. Další způsoby zápisu hlasů popisuje kapitola [[prubeh_shromazdeni_hlasovani_hlasovani|Hlasování]]. Průběžný výsledek usnesení uvidíme po rozbalení **Zobrazit výsledek usnesení**.

==== Formuláře doručené na konci lhůty ====

Po **Konci** je záložka **Evidence** jen pro čtení – účastníky ani hlasy už nezměníme. Formuláře doručené v poslední den lhůty proto zapíšeme ještě před **Koncem**, nebo postupujeme takto:
  - Na záložce **Detail** posuneme **Konec** na pozdější čas a klikneme na **Aktualizovat detail**.
  - Zapíšeme hlasy z formulářů, které byly doručeny do lhůty uvedené na formuláři.
  - Na záložce **Detail** vrátíme **Konec** na původní termín a klikneme na **Aktualizovat detail**.

Formuláře doručené až po lhůtě do evidence nezapisujeme.

----

===== Zápis a oznámení výsledku =====

Po uplynutí lhůty zkontrolujeme výsledky na záložce **Evidence** a na záložce **Sestavy** připravíme zápis (viz [[prubeh_shromazdeni_zapis_hlasovani|Zápis a tisky]]). Kdo jak hlasoval, doloží sestavy **Seznam hlasování** a **Protokol** – v nastavení sestavy můžeme v poli **Řazení účastníků** zvolit **Podle hlasování**.

<WRAP round important>
**Upozornění:** Hlasování je založené jako **Shromáždění SVJ**, a proto se **Zápis** i **Protokol** tisknou ve variantě pro shromáždění:
  * **Zápis** má nadpis „Zápis ze shromáždění“, uvádí „Datum konání“ a „Čas konání“ podle **Začátku**, „Místo konání“ a údaj „Shromáždění je usnášeníschopné“.
  * U usnesení zápis uvádí „Zastoupené jednotky“ – počítají se do nich všechny převzaté jednotky, i ty, ze kterých se formulář nevrátil. Údaj „Zdrželo se“ zahrnuje i jednotky bez vráceného formuláře.
  * **Protokol** má nadpis „Protokol o hlasování“ a jednotky uvádí jako „Zastoupeno“ a „Nezastoupeno“.
</WRAP>

Pole **Čas ukončení** proto necháme prázdné, zápis uložíme přes **ikonu diskety** ve formátu **Word** a upravíme ho na zápis o rozhodování mimo zasedání – například doplníme lhůtu pro vyjádření, počet vrácených formulářů a vysvětlení, že „Zdrželo se“ zahrnuje i vlastníky, kteří se nevyjádřili.

**Poznámka:** Výsledek oznámíme vlastníkům písemně bez zbytečného odkladu, u přijatého rozhodnutí i s jeho plným zněním (§ 1213 NOZ). Aplikace oznámení nerozesílá – jako podklad poslouží upravený zápis. Vrácené formuláře a ostatní dokumenty k rozhodování mimo zasedání uchovává SVJ po celou dobu své existence (§ 158a NOZ). V režimu trial se data hlasování 6 měsíců po **Konci** smažou (viz [[licence_svj_hlasovani|Licence SVJ a předplatné]]), sestavy, které chceme uchovat, si proto včas uložíme.

<WRAP group>
<WRAP third column>[[sestavy_hlasovani|Předchozí]]</WRAP>
<WRAP third column centeralign>[[obsah|Obsah]]</WRAP>
<WRAP third column rightalign>[[per_rollam_online_hlasovani|Následující]]</WRAP>
</WRAP>