Hlasování slouží k evidenci shromáždění vlastníků jednotek – od přípravy podkladů přes prezenci a sčítání hlasů až po protokol a zápis. Na této stránce popisujeme, jak jednotlivé kroky navazují. Podrobné postupy najdeme na dalších stránkách kapitoly.
S Hlasováním pracují administrátor a předsedové, viz Uživatelé, předsedové a vlastnictví hlasování.
Každé hlasování má dva časy – Začátek a Konec. Zadáváme je už v okně Nové hlasování a později je můžeme změnit na záložce Detail. Podle nich aplikace určuje, co můžeme kdy dělat:
Hlasování tak můžeme založit s předstihem a jako Začátek zadat rovnou termín shromáždění, tedy čas zahájení prezence. Začátek se zároveň tiskne jako datum a čas konání shromáždění, např. na pozvánce.
Upozornění: Začátek nenastavujeme dříve než na zahájení prezence – od Začátku už lze zapisovat hlasy a platí i hlasovací lístky s QR kódem.
TIP: Konec vyplníme vždy, s rezervou na předpokládaný konec shromáždění. Bez Konce zůstane evidence i hlasování přes QR kód otevřené bez omezení.
Po Konci už výbor, jednotky, program, usnesení ani evidenci nezměníme. Potřebujeme-li ještě něco opravit, prodloužíme Konec na záložce Detail tlačítkem Aktualizovat detail.
Upozornění: Prodloužením Konce začnou znovu platit i lístky s QR kódem. Po opravě proto Konec vrátíme zpět.
Jak hlasování založit a vyplnit jeho detail, popisujeme v kapitole Založení hlasování.
Na záložce Jednotky zadáme seznam jednotek (bytů a nebytových prostor) s jejich podíly a ke každé jednotce přiřadíme vlastníky. Jednotky přidáváme ručně tlačítkem Nová jednotka, nebo je načteme importem z nabídky u tohoto tlačítka:
Upozornění: Import vždy nahradí všechny dosavadní jednotky a vlastníky hlasování a smaže evidenci účastníků včetně hlasů odevzdaných přes QR kód. Už vydané lístky s QR kódem přestanou platit. Jednotky proto importujeme před tiskem lístků.
Součet podílů všech jednotek musí dát 1/1, jinak aplikace výsledky usnesení nespočítá. Nad tabulkou jednotek aplikace ukazuje celkový podíl – zeleně, je-li roven 1/1, jinak červeně. Více v kapitole Jednotky a vlastníci.
Poznámka: U SVJ v režimu trial může mít jedno hlasování nejvýše 5 jednotek, viz Licence SVJ a předplatné.
Připravujeme-li další shromáždění téhož SVJ, nemusíme začínat od nuly. V seznamu hlasování zvolíme v nabídce u tlačítka Nové hlasování položku Převzít nové hlasování z předchozího hlasování a vybereme, co se má převzít (detail hlasování, výbor, jednotky, program a usnesení). Ve stejné nabídce je i Importovat hlasování ze souboru (XML) pro hlasování z desktopové aplikace. Viz Převzetí z předchozího hlasování a import z desktopové aplikace.
Upozornění: Převzaté hlasování začíná okamžikem převzetí a nemá vyplněný Konec. Na záložce Detail proto hned nastavíme skutečný Začátek a Konec – jinak by evidence i lístky s QR kódem byly otevřené už od převzetí.
Na shromáždění si vezmeme notebook nebo tablet s připojením k internetu – aplikace běží v internetovém prohlížeči. Mají-li vlastníci hlasovat sami přes QR kód, potřebují i oni mobilní telefon s připojením k internetu.
Hlasování evidujeme po jednotlivých usneseních – ke každému usnesení vedeme vlastní seznam účastníků. Na záložce Evidence vybereme první usnesení a sestavíme k němu seznam účastníků:
V seznamu mohou být uvedeny i osoby, které jsou na shromáždění fyzicky přítomné, ale hlasovací právo nemají (např. další spoluvlastníci či hosté). Jejich hlas se do výsledku nepočítá. Podrobnosti najdeme v kapitole Prezence účastníků.
Upozornění: Zde připomínáme ust. § 1185 odst. 2 občanského zákoníku: „Spoluvlastníci jednotky zmocní společného zástupce, který bude vykonávat jejich práva vůči osobě odpovědné za správu domu. To platí i v případě manželů, kteří mají jednotku ve společném jmění.“
TIP: Je-li na shromáždění přítomna osoba, která zastupuje více jednotek (např. pracovník bytového družstva hlasující za dosud neprivatizované jednotky), přiřadíme jí všechny příslušné jednotky. Při hlasování pak stačí zadat hlas jen jednou, u této osoby.
Účastníci s hlasovacím právem mají u usnesení předvyplněno „Zdržel se“. Ve chvíli, kdy se o návrhu usnesení hlasuje, zapíšeme, jak kdo hlasoval:
Aplikace z podílů jednotek automaticky spočítá výsledek. Zobrazíme ho rozbalením Zobrazit výsledek usnesení – dozvíme se, zda je shromáždění usnášeníschopné a zda bylo usnesení přijato. Viz Hlasování.
Vlastníci mohou hlasovat i sami, svým mobilním telefonem. Při prezenci dostanou lístek ze sestavy Hlasovací lístky s QR kódem, naskenují ho, u jednotlivých usnesení zvolí Pro, Proti nebo Zdržel se a stisknou Odeslat hlasování (usnesení s kvórem Pouze na vědomí se jim nenabízejí). Hlas se hned zapíše do evidence (sloupec Zdroj hlasu) a na obrazovce se objeví po obnovení stránky. Odeslaný hlas už nezmění vlastník ani my v evidenci. Zrušit ho lze jen odstraněním účastníka u daného usnesení, a vlastník pak může hlasovat znovu. Přes QR kód lze hlasovat jen mezi Začátkem a Koncem hlasování.
Každý lístek patří jednomu vlastníkovi u jedné jednotky a hlas z něj se započte za tuto jednotku – vlastník dvou jednotek tak dostane dva lístky. (U hlasování importovaného z desktopové aplikace, kde je vlastník více jednotek veden jako jedna osoba, se hlas z kteréhokoli jeho lístku započte za všechny jeho jednotky.)
Upozornění: Lístek funguje odkudkoli a kdo přes něj hlasuje, započte se mezi přítomné. Lístky proto předáváme až při prezenci a neposíláme je předem. Spoluvlastníkům jednotky předáme jen lístek jejich společného zástupce – hlasuje-li přes svůj lístek jiný spoluvlastník, jednotka se v evidenci přesune k němu.
Celý postup popisujeme v kapitole Hlasování vlastníků přes QR kód.
K dalšímu usnesení přejdeme tlačítkem Další. Seznam účastníků k němu nemusíme sestavovat znovu – v nabídce u tlačítka Další zvolíme Převzít účast z předchozího usnesení. Převzetí nahradí dosavadní seznam účastníků tohoto usnesení (vlastníci, kteří u něj už hlasovali přes QR kód, zůstanou) a převzatí účastníci mají předvyplněno „Zdržel se“. Příchody a odchody pak upravíme přímo v seznamu.
U každého usnesení tak máme vždy aktuální seznam přítomných, i když se složení účastníků během shromáždění mění. Viz Další usnesení, změny účasti a nezpůsobilost.
Na záložce Sestavy si kdykoli – i po Konci hlasování – vytiskneme potřebné sestavy, např. Protokol, Seznam hlasování a u shromáždění Zápis. Sestavy se tisknou s názvem SVJ, ke kterému hlasování patří, Zápis i s jeho IČ. Viz Zápis a tisky a Přehled sestav.
Upozornění: U SVJ v režimu trial se data hlasování smažou 6 měsíců po jeho Konci (bez vyplněného Konce 6 měsíců od založení). Datum smazání ukazuje upozornění v detailu hlasování a autor hlasování dostane předem e-mail. Potřebné sestavy si proto včas uložíme, např. do PDF. Viz Licence SVJ a předplatné.
Při založení hlasování zvolíme v poli Druh hlasování možnost Schůze výboru. Hlasování pak nemá záložku Jednotky – účastníky vybíráme ze členů výboru zadaných na záložce Výbor a každý člen má jeden hlas (člen s rolí Ověřovatel nehlasuje). Výsledek ukazuje, zda je výbor usnášeníschopný a zda bylo usnesení přijato. Ze sestav jsou k dispozici Program, Seznam usnesení, Seznam hlasování a Protokol, zápis se netiskne. Viz Schůze výboru.
Rozhodování mimo zasedání (per rollam) připravíme jako hlasování druhu Shromáždění SVJ: zadáme jednotky, program a návrhy usnesení a vlastníkům místo pozvánek rozešleme Hlasovací formulář – vytištěný na záložce Sestavy, nebo e-mailem volbou Odeslat hlasovací formuláře e-mailem v nabídce u tlačítka Nové usnesení na záložce Usnesení. Jako lhůtu pro vrácení formulář uvádí Konec hlasování (není-li vyplněn, Začátek). Jednotky z vrácených formulářů nejprve převezmeme do evidence každého usnesení a hlasy pak zapíšeme ručně nebo načtením čárových kódů z formulářů (záložka Hlasovací formuláře v okně Načtení čárových kódů). Viz Per rollam na papírových formulářích.
Upozornění: Rozhodovat mimo zasedání lze jen tehdy, připouštějí-li to stanovy, nebo po shromáždění, které nebylo způsobilé usnášet se (§ 1211 odst. 1 NOZ). Další náležitosti návrhu a vyjádření vlastníků popisujeme v kapitole Per rollam na papírových formulářích.
Připravujeme: Per rollam online – rozeslání návrhu rozhodnutí vlastníkům e-mailem a jejich vyjádření přímo v aplikaci. Více v kapitole Per rollam online (připravujeme).