Import ze souboru CSV nebo TXT
Tato úloha načte do hlasování jednotky a jejich vlastníky z textového souboru ve formátu CSV nebo TXT. Hodí se, když máme seznam jednotek a vlastníků v jiném programu nebo v tabulce, například v Excelu. Formát je pro oba typy souborů stejný.
Jednotky můžeme do hlasování dostat i jinak – importem ze Správce, importem z katastru nemovitostí nebo ručním zadáním (viz Jednotky a vlastníci).
Import může provést administrátor nebo předseda, kterému hlasování patří (viz Uživatelé, předsedové a vlastnictví hlasování), a to kdykoli od založení hlasování až do jeho Konce. Po Konci se nabídka importů nezobrazí.
Postup importu
- V detailu hlasování klikneme na záložku Jednotky.
- Klikneme na šipku vedle tlačítka Nová jednotka a v nabídce zvolíme Import ze souboru CSV nebo TXT.
- V okně Import jednotek z CSV souboru vybereme soubor s příponou
.csvnebo.txt. Soubor musí být menší než 5 MB a jeho název může mít nejvýše 100 znaků. - Soubor se načte hned po výběru. Je-li v pořádku, zobrazí se informace „Načteno … jednotek s celkem … vlastníky.“ a pod ní náhled se sloupci Číslo jednotky, Podíl na SVJ, Počet vlastníků a Vlastníci (u každého vlastníka jméno, spoluvlastnický podíl a e-mail). Obsahuje-li soubor chybu, nenačte se nic (viz Chyby při načtení).
- Náhled zkontrolujeme, zejména počet jednotek a e-maily vlastníků. Pokud v něm něco nesedí, soubor opravíme, uložíme a vybereme ho znovu. Kdyby se náhled nezměnil, okno zavřeme a import otevřeme znovu z nabídky u tlačítka Nová jednotka.
- Klikneme na Importovat jednotky a potvrdíme upozornění. Po dokončení se zobrazí hlášení „Importováno … jednotek.“ a okno se zavře.
- Na záložce Jednotky zkontrolujeme součet podílů jednotek. Je-li roven 1, zobrazí se zeleně „Celkový podíl: 1/1“, jinak se skutečný součet zobrazí červeně.
Upozornění: Import nahradí všechny dosavadní jednotky a vlastníky hlasování. Zároveň smaže evidenci účastníků (prezenci i zapsané hlasy) včetně hlasů odevzdaných přes lístky s QR kódem a vydané lístky s QR kódem přestanou platit. Ztratí se i údaje, které jsme u jednotek a vlastníků doplnili nebo opravili ručně (např. e-maily), takže je doplňujeme rovnou do souboru. Výbor, program, návrhy usnesení ani přílohy import nemění. Jednotky proto importujeme na začátku přípravy – před tiskem podkladů (zejména lístků s QR kódem) a před Začátkem hlasování.
Poznámka: V režimu trial můžeme do jednoho hlasování importovat nejvýše 5 jednotek, s aktivním předplatným tolik, kolik dovoluje zvolený tarif (viz Ceník Hlasování). Protože import jednotky nahrazuje, rozhoduje jen počet jednotek v souboru – importovat lze i tehdy, když hlasování limit už vyčerpalo. Po vypršení předplatného se tlačítko Nová jednotka ani nabídka importů nezobrazí (viz Licence SVJ a předplatné).
Formát souboru
Každá jednotka je na samostatném řádku a každý další spoluvlastník téže jednotky na samostatném řádku pod ní. Údaje oddělujeme středníkem (ne čárkou ani tabulátorem) v tomto pořadí:
Číslo jednotky;Podíl jednotky;Způsob využití;Druh vlastnictví;Jméno vlastníka, adresa vlastníka;Spoluvlastnický podíl;E-mail vlastníka
| Sloupec | Údaj | Pravidla |
|---|---|---|
| 1 (A) | Číslo jednotky | Povinné, např. 2237/2. V souboru se nesmí opakovat. |
| 2 (B) | Podíl jednotky | Povinný, ve tvaru čitatel/jmenovatel z celých čísel, např. 110/450. |
| 3 (C) | Způsob využití | Např. byt, garáž, nebytový prostor. V seznamu jednotek se zobrazí ve sloupci Typ. |
| 4 (D) | Druh vlastnictví | Obvykle prázdný. Hodnota SJM (společné jmění manželů) rozdělí jméno na dva manžele, viz příklad č. 3. Jiný obsah, např. podlaží ze starších souborů, aplikace nepřebírá. |
| 5 (E) | Jméno vlastníka, adresa vlastníka | Jméno je povinné. Od adresy ho odděluje první čárka, jméno proto čárku obsahovat nesmí (ABC s.r.o., ne ABC, s.r.o.). |
| 6 (F) | Spoluvlastnický podíl | Ve tvaru čitatel/jmenovatel, u jediného vlastníka 1/1. Prázdné pole se bere jako 1/1. |
| 7 (G) | E-mail vlastníka | Nepovinný, jedna adresa. Musí být posledním údajem na řádku – je-li za ním ještě další údaj, aplikace e-mail nenačte. |
Dále platí:
- Každý řádek musí mít alespoň 6 sloupců (5 středníků), i když jsou některé prázdné. E-mail (7. sloupec) můžeme vynechat.
- Řádek dalšího spoluvlastníka začíná čtyřmi středníky (
;;;;) – sloupce 1–4 zůstanou prázdné a jméno s adresou je v 5. sloupci. Spoluvlastník patří k nejbližší jednotce nad ním. I na tomto řádku můžeme jako poslední údaj uvést e-mail. - Žádný údaj nesmí obsahovat středník.
- Na prvním řádku mohou být názvy sloupců. Aplikace ho přeskočí, pokud má alespoň 6 sloupců oddělených středníkem a ve 2. sloupci není žádná číslice (např. „Podíl jednotky“). Názvy sloupců musí být na úplně prvním řádku souboru (ani před nimi nesmí být prázdný řádek), jinde je aplikace považuje za údaje jednotky a soubor odmítne. Ze stejného důvodu nesmí mít první jednotka v souboru bez názvů sloupců prázdný podíl – aplikace by její řádek přeskočila.
- Prázdné řádky aplikace přeskočí. Řádek ze samých středníků (
;;;;;;) ale prázdný není – aplikace ho čte jako spoluvlastníka bez jména a celý soubor odmítne. - Soubor může být uložen v kódování UTF-8 i Windows-1250, aplikace ho rozpozná sama.
- Příliš dlouhé údaje aplikace zkrátí: číslo jednotky na 50 znaků, způsob využití a jméno na 100 znaků, adresu na 500 znaků a e-mail na 255 znaků.
Příklad č. 1 – jednotka s jedním vlastníkem
2237/2;110/450;byt;;Novotný Petr Ing., Bendlova 2237, 470 01 Česká Lípa;1/1;novotny@domena.cz
Příklad č. 2 – jednotka se čtyřmi spoluvlastníky
2237/4;120/450;byt;;Vopršálková Magdaléna MUDr., U nemocnice 1901/25, 170 00 Praha 7;1/5 ;;;;Kruntorád Antonín, Leopoldova 11, 110 00 Praha 1;1/5 ;;;;Kruntorád Pavel, Kpt. Nálevky 65/2, 293 01 Mladá Boleslav;2/5 ;;;;Mokrá Helena, Bendlova 2237, 470 01 Česká Lípa;1/5
Řádky spoluvlastníků začínají čtyřmi středníky. Nikdo z vlastníků tu nemá e-mail, řádky proto končí spoluvlastnickým podílem.
Poznámka: Soubory připravené podle dřívější verze tohoto návodu, ve kterých řádky spoluvlastníků začínají jen třemi středníky, aplikace odmítne s hlášením „Řádek …: očekáváno nejméně 6 sloupců oddělených „;“, nalezeno 5.“ (má-li takový řádek na konci e-mail, s hlášením „neplatný spoluvlastnický podíl“). Stačí na začátek těchto řádků doplnit jeden středník.
Příklad č. 3 – manželé ve společném jmění (SJM)
2237/6;140/450;byt;SJM;Novák Jan a Nováková Jana, Bendlova 2237, 470 01 Česká Lípa;1/1;novak@domena.cz
S hodnotou SJM ve 4. sloupci (na velikosti písmen nezáleží) rozdělí aplikace jméno v 5. sloupci podle spojky „ a “ na dva vlastníky – Jana Nováka a Janu Novákovou. Každý z nich dostane polovinu uvedeného podílu (zde 1/2) a oba stejnou adresu i e-mail. Jména můžeme zapsat i s předponou SJM psanou velkými písmeny (SJM Novák Jan a Nováková Jana), předponu aplikace vynechá.
Patří-li manželům jen část jednotky, uvedeme u nich jejich společný podíl a další spoluvlastníky na dalších řádcích:
2237/7;80/450;byt;SJM;Dvořák Karel a Dvořáková Eva, Lipová 5, 470 01 Česká Lípa;1/2 ;;;;Dvořák Martin, Lipová 5, 470 01 Česká Lípa;1/2
Manželé tu dostanou podíl 1/4 každý, Martin Dvořák 1/2.
Upozornění: Hodnotu SJM aplikace čte jen na prvním řádku jednotky. Na řádcích dalších spoluvlastníků 4. sloupec nečte a manžele by založila jako jednoho vlastníka se jménem „Dvořák Karel a Dvořáková Eva“. Manžele proto uvádíme vždy na prvním řádku jednotky.
TIP: Má-li každý z manželů jiný e-mail, zapíšeme je místo SJM jako dva spoluvlastníky, každého s polovinou podílu a vlastním e-mailem.
Poznámka: Vlastní-li jeden člověk více jednotek, uvedeme ho u každé jednotky zvlášť. V hlasování bude u každé jednotky veden jako samostatný vlastník a například lístek s QR kódem dostane pro každou jednotku zvlášť (viz Hlasování vlastníků přes QR kód).
Celý ukázkový soubor
Soubor s názvy sloupců a s příklady č. 1–3. Aplikace z něj načte 4 jednotky s 10 vlastníky a podíly jednotek dají dohromady 1/1.
Číslo jednotky;Podíl jednotky;Způsob využití;Druh vlastnictví;Jméno vlastníka, adresa vlastníka;Spoluvlastnický podíl;E-mail vlastníka 2237/2;110/450;byt;;Novotný Petr Ing., Bendlova 2237, 470 01 Česká Lípa;1/1;novotny@domena.cz 2237/4;120/450;byt;;Vopršálková Magdaléna MUDr., U nemocnice 1901/25, 170 00 Praha 7;1/5 ;;;;Kruntorád Antonín, Leopoldova 11, 110 00 Praha 1;1/5 ;;;;Kruntorád Pavel, Kpt. Nálevky 65/2, 293 01 Mladá Boleslav;2/5 ;;;;Mokrá Helena, Bendlova 2237, 470 01 Česká Lípa;1/5 2237/6;140/450;byt;SJM;Novák Jan a Nováková Jana, Bendlova 2237, 470 01 Česká Lípa;1/1;novak@domena.cz 2237/7;80/450;byt;SJM;Dvořák Karel a Dvořáková Eva, Lipová 5, 470 01 Česká Lípa;1/2 ;;;;Dvořák Martin, Lipová 5, 470 01 Česká Lípa;1/2
Chyby při načtení
Aplikace nejdřív zkontroluje celý soubor. Najde-li v něm chybu, nenačte nic a zobrazí hlášení Chyba při importu se seznamem chybných řádků, například „Nepodařilo se načíst soubor: Řádek 3: očekáváno nejméně 6 sloupců oddělených „;“, nalezeno 5.“ Najednou vypíše nejvýše 8 chyb. Je-li jich víc, hlášení končí textem „… a dalších … chyb.“ a po opravě se mohou objevit další.
Řádky se počítají od začátku souboru včetně řádku s názvy sloupců i prázdných řádků, takže odpovídají číslům řádků v Excelu. Soubor opravíme, uložíme a vybereme ho znovu.
| Hlášení | Obvyklá příčina |
|---|---|
| očekáváno nejméně 6 sloupců oddělených „;“, nalezeno … | Na řádku chybí středníky, nejčastěji řádek spoluvlastníka začíná jen třemi středníky místo čtyř. „nalezeno 1“ znamená, že soubor používá jiný oddělovač, např. čárku nebo tabulátor. |
| neplatný podíl jednotky „…“ | Podíl jednotky chybí, má jmenovatel 0 nebo není ve tvaru čitatel/jmenovatel z celých čísel – Excel ho například převedl na datum. |
| neplatný spoluvlastnický podíl „…“ | Údaj v 6. sloupci není ve tvaru čitatel/jmenovatel z celých čísel. Častá příčina: na řádku chybí středník a v 6. sloupci je už e-mail. Na 1. řádku to znamená i to, že aplikace nepoznala názvy sloupců (viz Příprava souboru v Excelu), případně že názvy sloupců nejsou na úplně prvním řádku. |
| spoluvlastník bez předchozí jednotky | První řádek s údaji (pod názvy sloupců) má prázdný 1. sloupec – soubor musí začínat řádkem jednotky. |
| spoluvlastník nemá jméno jednotka … nemá jméno vlastníka | 5. sloupec je prázdný nebo začíná čárkou, případně je v souboru řádek ze samých středníků (prázdný řádek z Excelu). |
| SJM vyžaduje dvě jména oddělená „ a “ | U jednotky s SJM chybí druhé jméno nebo spojka „ a “. |
| V souboru nejsou žádné jednotky. | Soubor obsahuje jen prázdné řádky nebo jen řádek s názvy sloupců. Úplně prázdný soubor aplikace vůbec nenahraje. |
Některé kontroly proběhnou až po kliknutí na Importovat jednotky. Ani v jejich případě se v hlasování nic nezmění. Nejčastěji jde o tato hlášení:
- „Trial verze: maximum 5 jednotek na hlasování …“ (s předplatným obdobné hlášení tarifu) – soubor obsahuje víc jednotek, než dovoluje licence SVJ.
- „Import obsahuje duplicitní čísla jednotek: …“ – číslo jednotky se v souboru opakuje.
- „Jednotka … má neplatný podíl …“ nebo „Vlastník jednotky … má neplatný podíl …“ – podíl je záporný nebo spoluvlastnický podíl má jmenovatel 0 (např.
1/0).
Příprava souboru v Excelu
Data je nejpohodlnější zapsat do Excelu nebo jiného tabulkového editoru a uložit je jako CSV:
- Sloupcům A, B a F nastavíme ještě před zápisem dat formát buněk „Text“.
- Do prvního řádku můžeme zapsat názvy sloupců – ve sloupci B bez číslic (např. „Podíl jednotky“).
- Každý údaj zapíšeme do vlastního sloupce A–G v pořadí podle tabulky výše. U dalších spoluvlastníků necháme sloupce A–D prázdné a jméno s adresou zapíšeme do sloupce E.
- Sloupec F vyplníme na každém řádku, u jediného vlastníka hodnotou
1/1. Prázdné buňky na konci řádku totiž Excel do CSV nemusí zapsat a řádku by pak chyběly sloupce. - Vpravo od sloupce G nic nezapisujeme, ani poznámky. E-mail aplikace hledá jen v posledním sloupci řádku, s dalším sloupcem by žádný e-mail nenačetla.
- Mezi jednotkami nenecháváme prázdné řádky a řádky pod daty, které už nepotřebujeme, odstraníme celé. Excel by je mohl uložit jako řádky ze samých středníků.
- Soubor uložíme jako typ CSV. Excel s českým nastavením Windows odděluje údaje středníkem sám. Soubor oddělený tabulátory nebo CSV oddělené čárkami (např. z anglického Excelu) aplikace odmítne – i soubor
.txtmusí mít údaje oddělené středníkem. - Uložený soubor můžeme otevřít v Poznámkovém bloku a zkontrolovat, že údaje odděluje středník, řádky spoluvlastníků začínají čtyřmi středníky a na konci nejsou řádky ze samých středníků.
TIP: Formát „Text“ ve sloupcích A, B a F zabrání tomu, aby Excel převedl podíly typu 1/5 nebo čísla jednotek na datum nebo z čísel jednotek odstranil úvodní nuly. Podíl převedený na datum by import odmítl.
Upozornění: Vložíme-li data do tabulky Excelu s automatickými názvy sloupců „Sloupec1“, „Sloupec2“… (v anglické verzi „Column1“, „Column2“…), přepíšeme názvy vlastními bez číslic. Takový první řádek by aplikace nepoznala jako názvy sloupců a celý soubor by odmítla.
Poznámka: V buňkách nepoužíváme středník, rovné uvozovky (") ani zalomení řádku. Excel by takový údaj uložil v uvozovkách a import by ho načetl chybně.
Příklad zapsání jednotek v Excelu (stejná data jako v ukázkovém souboru výše):
