Import ze Správce

Používáme-li kromě Hlasování i Správce, nemusíme jednotky a vlastníky do hlasování přepisovat ručně. Převezmeme je z dat domů, která do Správce převádíme ze SSB nebo ze STARLITwebu (viz Převod dat ze SSB a Převod dat ze STARLITwebu). Jedním importem můžeme převzít i více domů najednou.

Import najdeme v detailu hlasování na záložce Jednotky: klikneme na šipku vedle tlačítka Nová jednotka a vybereme Import ze Správce. Volba se zobrazuje jen v doméně, kde používáme i Správce. V Hlasování Online ji nenajdeme – jednotky tam zadáme ručně nebo jiným importem (viz Jednotky a vlastníci).

Importovat může administrátor a předseda, který hlasování vlastní (viz Uživatelé, předsedové a vlastnictví hlasování), a to od založení hlasování až do jeho Konce. Po vypršení licence SVJ se tlačítko Nová jednotka ani nabídka importů nezobrazí (viz Licence SVJ a předplatné).

Z vybraných domů se převezmou byty, které mají ve Správci alespoň jednoho současného vlastníka. U každé jednotky se vyplní:

• Číslo – číslo bytu ze Správce (ve Správci sloupec Č. objektu), např. 12. Číslo popisné se k němu nepřidává.
• Typ využití – typ bytu ze Správce.
• Podíl jednotky na SVJ – vlastnický podíl bytu (ve Správci údaj Vlast. podíl u bytu). V náhledu ho vidíme ve sloupci Podíl na SVJ.

Převezmou se jen současní vlastníci. Hlasují vlastníci jednotek, proto se nájemci ani hospodáři nepřebírají. Nepřebírají se ani odhlášení (bývalí) vlastníci. U každého vlastníka se vyplní:

• Jméno – jméno osoby ze Správce,
• E-mail – E-mail 1, a není-li vyplněný, E-mail 2,
• Mobil – Mobilní telefon,
• Bydliště – Trvalá adresa (ne doručovací adresa),
• Podíl – vždy 1/1.

Pár poznatků k převzatým údajům:

• Byt, který nemá ve Správci žádného současného vlastníka, se nepřevezme. Chybějící jednotku doplníme po importu ručně tlačítkem Nová jednotka.
• Spolubydlící, které Správce eviduje u osoby na záložce Spolubydlící, se nepřebírají. Je-li spoluvlastník (např. manžel nebo manželka) veden ve Správci jen jako spolubydlící, doplníme ho po importu ručně v okně jednotky na záložce Vlastníci.
• Vlastní-li někdo více jednotek, založí se u každé jednotky jako samostatný vlastník. V evidenci účastníků je pak u každé jednotky na zvláštním řádku a lístek s QR kódem dostane pro každou jednotku zvlášť (viz Prezence účastníků a Hlasování vlastníků přes QR kód).
• Bydliště aplikace tiskne v adrese pro okénkovou obálku. Posíláme-li vlastníkovi poštu na doručovací adresu, opravíme mu po importu Bydliště ručně.
• Vlastníkům bez e-mailu nepůjde poslat pozvánku ani hlasovací formulář e-mailem. E-mail jim po importu doplníme v okně jednotky na záložce Vlastníci.

Poznámka: Podíl vlastníka na jednotce je jen informativní – hlasy aplikace počítá podle podílu jednotky na SVJ. Podíl vlastníka se ale tiskne například v sestavě Seznam jednotek. U jednotek ve spoluvlastnictví ho proto po importu opravíme (např. na 1/2 a 1/2) v okně jednotky na záložce Vlastníci (viz Jednotky a vlastníci).

1. V detailu hlasování přejdeme na záložku Jednotky.
2. Klikneme na šipku vedle tlačítka Nová jednotka a vybereme Import ze Správce.
3. Otevře se okno Import jednotek ze Správce se seznamem domů. Seznam má sloupce Klíč, Ulice, Č. p., Č. orient., Obec, Část a PSČ. Můžeme ho řadit kliknutím na záhlaví sloupce a filtrovat zadáním textu do pole pod záhlavím.
4. Přepínačem v posledním sloupci vybereme všechny domy, které patří k SVJ. Všechny zobrazené domy označíme najednou v menu Vybrat volbou Označit zobrazené domy. Výběr zrušíme volbou Odznačit zobrazené domy.
5. Klikneme na Importovat. Aplikace načte jednotky a vlastníky vybraných domů, do hlasování ale zatím nic neuloží. U větší agendy může načítání chvíli trvat.

Okno Import jednotek ze Správce se seznamem domů a dvěma vybranými domy:

V seznamu jsou jen domy agendy, ve které právě pracujeme, a jen ty, ke kterým máme přístup. Předseda vidí jen domy, ke kterým mu administrátor povolil přístup na záložce Domy v uživatelských přístupech (viz Role předsedy). Nemá-li předseda přístup k žádnému domu, je seznam prázdný. Import pak provede administrátor, nebo předsedovi nastaví přístup k domům SVJ.

Po načtení aplikace ohlásí např. „Úspěšně načteno 24 jednotek.“ V okně se místo seznamu domů zobrazí souhrn, např. „Načteno 24 jednotek s celkem 31 vlastníky.“, a náhled jednotek se sloupci Číslo jednotky, Podíl na SVJ, Počet vlastníků a Vlastníci (u každého vlastníka jméno, podíl a e-mail).

1. Zkontrolujeme náhled. Počet jednotek by měl odpovídat vybraným domům a vlastníci by měli mít e-maily.
2. Klikneme na Importovat jednotky.
3. Aplikace se zeptá: „Import nahradí všechny jednotky a vlastníky tohoto hlasování a smaže evidenci účastníků včetně hlasů odevzdaných přes QR lístky. Vydané QR lístky přestanou platit. Chcete pokračovat?“ Dotaz potvrdíme.
4. Aplikace převzetí potvrdí hláškou, např. „Importováno 24 jednotek.“, a okno se zavře.
5. Na záložce Jednotky zkontrolujeme, že nad tabulkou je zelený údaj „Celkový podíl: 1/1“.

Je-li celkový podíl červeně a jiný než 1/1, nejčastěji:

• jsme nevybrali všechny domy SVJ,
• některý byt nemá ve Správci současného vlastníka, a proto se nepřevzal,
• podíly bytů ve Správci nejsou úplné,
• import převzal i byty jiného domu agendy s podobnou adresou – např. k vybranému domu č. p. 12 i byty domu č. p. 112 ve stejné ulici. Nadbytečné jednotky označíme přepínačem a smažeme v menu Úlohy volbou Odstranit označené jednotky.

Chybějící jednotky doplníme ručně tlačítkem Nová jednotka a chybný podíl opravíme v okně jednotky (viz Jednotky a vlastníci).

Opakovaný import přepíše i ruční úpravy vlastníků z doby po předchozím importu, například doplněné e-maily nebo opravené podíly. Vlastníky proto upravujeme až po posledním importu.

Poznámka: Data aplikace zkontroluje dřív, než cokoli nahradí. Najde-li chybu, import odmítne a dosavadní jednotky zůstanou beze změny.

Patří-li k SVJ více domů, vybereme v seznamu všechny najednou. Každý další import by totiž jednotky z předchozího importu nahradil. Celkový podíl 1/1 vyjde jen tehdy, převezmeme-li všechny domy SVJ.

Čísla jednotek musí být v jednom hlasování jedinečná. Opakují-li se čísla bytů v jednotlivých domech (např. v každém domě je byt 1), aplikace import odmítne hláškou „Import obsahuje duplicitní čísla jednotek: …“. Pak máme dvě možnosti:

• Ze Správce importujeme jen jeden dům. Jednotky ostatních domů doplníme ručně tlačítkem Nová jednotka a rozlišíme je číslem popisným, např. 2238/1.
• Jednotky všech domů připravíme v jednom souboru s čísly ve tvaru číslo popisné/číslo jednotky (např. 2237/1 a 2238/1) a načteme je importem ze souboru CSV nebo TXT.