Per rollam online (připravujeme)

Při hlasování per rollam online (rozhodování mimo zasedání shromáždění) rozešleme vlastníkům návrh rozhodnutí e-mailem. Vlastníci se k němu vyjádří online a své vyjádření podepíší přes Bank iD. Kdo se online vyjádřit nemůže, vrátí papírový hlasovací formulář. Podepsaná vyjádření se do evidence zapíšou sama, papírové formuláře zapíšeme my. Výsledek se počítá z hlasů všech vlastníků jednotek.

Kapitola je určena administrátorovi a předsedovi, který hlasování vlastní (viz Uživatelé, předsedové a vlastnictví hlasování). Co uvidí a udělají vlastníci, popisuje kapitola Per rollam online – vyjádření vlastníka.

1. Založíme hlasování s druhem Per rollam, vybereme právní důvod a nastavíme Začátek a Konec (lhůtu k vyjádření).
2. Zadáme jednotky a vlastníky s e-maily a usnesení a nahrajeme podklady (přílohy).
3. Na záložce Rozeslání určíme zástupce jednotek ve spoluvlastnictví a jednotek právnických osob a vše zkontrolujeme.
4. Klikneme na Rozeslat návrh.
5. Během lhůty sledujeme podpisy a vrácené papírové formuláře zapisujeme do evidence.
6. Po uplynutí lhůty vytiskneme Protokol nebo Zápis a výsledek oznámíme vlastníkům.

Oproti shromáždění se per rollam liší takto:

• V detailu hlasování přibude záložka Rozeslání. Pozvánky na shromáždění se neposílají – na záložce Program chybí úloha Odeslat pozvánky e-mailem.
• Úlohu Odeslat hlasovací formuláře e-mailem na záložce Usnesení nepoužíváme. Formuláře pro jednotky, které hlasují papírem, rozešle s návrhem tlačítko Rozeslat návrh.
• U usnesení lze zvolit jen kvóra „…ze všech“ (kromě „40 % ze všech“) a Pouze na vědomí; per rollam nelze kombinovat s Náhradním hlasováním.
• Na záložce Sestavy se nenabízí Pozvánka, Prezenční listina ani Hlasovací lístky s QR kódem. Protokol a Zápis se tisknou ve variantě pro rozhodování mimo zasedání.

Poznámka: Zákon vyžaduje vyjádření s uvedením data, podepsané vlastní rukou na listině s plným zněním návrhu rozhodnutí (§ 1212 NOZ). Online vyjádření je PDF s plným zněním usnesení a datem, které vlastník podepisuje zaručeným (ne kvalifikovaným) elektronickým podpisem přes Bank iD. Zda takový podpis splňuje požadavek „vlastní rukou“, soudy pro rozhodování mimo zasedání ve společenství vlastníků dosud jednoznačně nevyřešily. Zda je tento způsob pro naše SVJ vhodný, posoudíme podle jeho stanov. Vlastník, který se online vyjádřit nechce nebo nemůže, se vždy může vyjádřit papírovým formulářem s vlastnoručním podpisem.

Poznámka: Aplikace počítá hlasy podle podílů vlastníků jednotek ve společenství vlastníků. Spravuje-li SVJ bytové družstvo, připraví per rollam pro toto SVJ stejně. Rozhodování členů samotného bytového družstva mimo členskou schůzi (§ 652–655 zákona o obchodních korporacích; v družstvu má každý člen jeden hlas) aplikace nepodporuje.

• Aktivní předplatné SVJ. V režimu trial ani po vypršení předplatného nelze hlasování s druhem Per rollam založit, změnit na tento druh ani rozeslat návrh („Per rollam je dostupné jen s aktivním předplatným SVJ.“). SVJ bez IČO předplatné mít nemůže. Viz Licence SVJ a předplatné. Už rozeslané hlasování doběhne i po vypršení předplatného.
• E-maily vlastníků na záložce Jednotky. Vlastníkovi bez e-mailu doručíme návrh a formulář na papíře.
• Kontakt na správce domu. Je v patičce e-mailu s návrhem – vlastníci podle něj vracejí papírové formuláře a obracejí se s dotazy. Vyplní ho administrátor v levém panelu pod Kontakt na správce (viz Kontakt na správce).
• Bank iD u vlastníků. Online se může vyjádřit jen vlastník s bankovní identitou (Bank iD). Předem si ji propojovat nemusí – účet se s Bank iD propojí při prvním podpisu. Kdo Bank iD nemá nebo mu podpis nefunguje, vyjádří se papírovým formulářem. Přihlášení přes Bank iD popisuje kapitola Bank iD.

1. V seznamu hlasování klikneme na Nové hlasování. U už založeného hlasování můžeme druh změnit na záložce Detail, změnou druhu se ale smaže evidence.
2. V poli Druh hlasování vybereme Per rollam. Zobrazí se pole Právní důvod rozhodování mimo zasedání.
3. Vybereme důvod:
   • Stanovy připouštějí rozhodování mimo zasedání, nebo
   • Shromáždění nebylo způsobilé usnášet se – pak vyplníme i Datum shromáždění (nejpozději dnešní).
4. Do pole Popis hlasování napíšeme zdůvodnění návrhu (nejvýše 750 znaků). V rozesílaném návrhu se vytiskne jako „Zdůvodnění“.
5. Nastavíme Začátek a Konec (viz níže) a hlasování uložíme tlačítkem Uložit, u založeného hlasování tlačítkem Aktualizovat detail.

Právní důvod můžeme vybrat i později, bez něj ale návrh nepůjde rozeslat. Rozeslaný návrh důvod uvádí, proto se po rozeslání už změnit nedá.

Záložka Detail hlasování per rollam s vybraným právním důvodem a datem shromáždění:

U per rollam je Konec lhůta, do které musí vlastníci své vyjádření doručit.

• Návrh lze rozeslat až od Začátku. Začátek proto nastavíme nejpozději na den a hodinu, kdy chceme návrh rozeslat. Vlastníci se vyjadřují od rozeslání.
• V okamžiku rozeslání musí být Konec nejméně 15 dní dopředu, jinak aplikace návrh nerozešle. Lhůta ale běží až od doručení návrhu, e-maily odcházejí z fronty postupně a papírové doručení trvá déle. Přidáme si proto několik dní rezervy. Určují-li stanovy delší lhůtu, řídíme se jí.
• Do rozeslání může Konec zůstat prázdný a můžeme ho libovolně měnit.
• Jednotky, program, usnesení a zástupce můžeme připravovat hned po založení hlasování – až do Konce a do rozeslání návrhu.
• Po rozeslání už Začátek změnit ani Konec zkrátit nelze („Po rozeslání návrhu nelze měnit začátek hlasování ani zkracovat lhůtu.“). Prodloužení Konce popisujeme níže.

Jednotky s vlastníky, program a usnesení zadáme stejně jako u shromáždění (viz Jednotky a vlastníci a Návrhy usnesení). U per rollam navíc platí:

• Celkový podíl jednotek musí být 1/1, jinak návrh nepůjde rozeslat („Před rozesláním musí mít hlasování jednotky s celkovým podílem 1/1.“).
• Ke každému vlastníkovi doplníme e-mail. Vlastníci se stejnou adresou (např. manželé) dostanou jeden společný e-mail. Po rozeslání už e-mail doplnit nejde.
• Právnickou osobu aplikace pozná podle právní formy v názvu (např. „s.r.o.“, „a.s.“, „družstvo“, „obec“). Název vlastníka proto zadáme celý. U právnické osoby vyplníme e-mail statutárního orgánu nebo zmocněnce, který se za ni bude vyjadřovat.
• Při importu ze Správce se vlastníci, kteří už mají ve Správci uživatelský účet s přístupem ke své osobě, propojí s hlasováním sami. Na záložce Rozeslání u nich uvidíme ve sloupci Účet hodnotu „Ano“.
• Pole Kvórum nabízí jen >50 % ze všech, Tři pětiny ze všech, Dvě třetiny ze všech, 75 % ze všech, 80 % ze všech, 100 % ze všech a Pouze na vědomí. Jiné kvórum aplikace neuloží („Per rollam vyžaduje u všech usnesení kvórum ze všech (ne z přítomných ani 40 %).“).
• Návrh obsahuje jen usnesení – s plným zněním a potřebnou většinou, bez bodů programu. Plné znění rozhodnutí proto napíšeme do pole Text usnesení.
• Usnesení Pouze na vědomí v návrhu ani v online vyjádření nejsou, papírový hlasovací formulář je ale vytiskne. Do návrhu per rollam je proto nezařazujeme.

Podklady k návrhu nahrajeme na záložce Přílohy (viz Přílohy). Přílohy nahrané do rozeslání jsou podklady návrhu:

• jejich seznam je v rozesílaném návrhu,
• vlastníci si je stáhnou přes odkaz z e-mailu, a to i po skončení lhůty,
• po rozeslání je nelze smazat („Podklady rozeslaného návrhu per rollam nelze smazat (…).“).

Přílohy nahrané po rozeslání (např. podepsaný zápis) součástí návrhu nejsou a vlastníci je přes odkaz z e-mailu neuvidí.

Záložka Přílohy hlasování per rollam s poznámkou o podkladech:

Záložka Rozeslání se zobrazí jen u hlasování s druhem Per rollam. Nahoře je stav návrhu a tlačítko Rozeslat návrh, pod nimi souhrnný řádek, například „Jednotek 24 · online 18, z toho podepsáno 0 · papírem 6 · bez e-mailu 2“.

V tabulce je řádek pro každého vlastníka každé jednotky. Sloupce:

• Jednotka, Vlastník, E-mail.
• Hlasování – jak se za jednotku hlasuje: „Online“ (jediný vlastník), „Online – zástupce“ (určený zástupce), „Hlasuje zástupce“ (za jednotku se vyjadřuje jiný vlastník) nebo „Papírem“.
• Zástupce – „Ano“ u určeného zástupce, „Ne“ u ostatních vlastníků jednotky, která zástupce potřebuje, a „—“ u jednotky s jediným vlastníkem – fyzickou osobou (jednotka jediné právnické osoby zástupce potřebuje, má proto „Ne“). Ve sloupci jsou i odkazy Určit zástupcem a Zrušit.
• Účet – „Ano“, má-li vlastník propojený uživatelský účet (z importu ze Správce nebo po přijetí pozvánky).
• Zařazeno k odeslání – kdy byl e-mail s návrhem zařazen do fronty e-mailů. Z fronty odchází postupně podle limitů e-mailového serveru.
• Podepsáno – datum a čas podpisu, jméno podepisujícího z Bank iD a odkaz PDF na podepsané vyjádření.

Tabulku můžeme řadit kliknutím na záhlaví sloupce a filtrovat zadáním textu do pole pod záhlavím.

Záložka Rozeslání před rozesláním návrhu:

Za každou jednotku se online vyjadřuje jen jedna osoba:

• Má-li jednotka jediného vlastníka – fyzickou osobu, vyjadřuje se on sám.
• Za jednotku ve spoluvlastnictví (včetně společného jmění manželů) nebo jednotku právnické osoby se online vyjadřuje jen zástupce, kterého určíme. Bez určeného zástupce jednotka hlasuje papírovým formulářem.

Ostatní vlastníci jednotky dostanou návrh také, online si ho ale mohou jen přečíst.

1. Na záložce Rozeslání najdeme řádky jednotky, nejrychleji filtrem ve sloupci Jednotka.
2. U vlastníka, který se bude za jednotku vyjadřovat, klikneme ve sloupci Zástupce na Určit zástupcem. Jeho řádek ukáže „Ano“ a ve sloupci Hlasování „Online – zástupce“.
3. Zástupce změníme kliknutím na Určit zástupcem u jiného vlastníka. Odkazem Zrušit určení zrušíme a jednotka pak hlasuje papírem.

Zástupcem může být jen vlastník jednotky, který má e-mail nebo propojený účet („Vlastník … nemá platný e-mail ani propojený účet. Doplňte mu e-mail na záložce Jednotky.“). Zástupce můžeme určit nebo změnit hned po založení hlasování až do rozeslání návrhu (rozeslat lze nejpozději do Konce).

Mají-li stejný e-mail různí vlastníci – spoluvlastníci téže jednotky (např. manželé se společnou schránkou) i vlastníci různých jednotek –, dostanou jedinou pozvánku. Kdo ji přijme, vyjádří se za všechny jejich jednotky, které hlasují online. U takových vlastníků se proto zobrazí štítek sdílený e-mail a po podpisu zkontrolujeme jméno ve sloupci Podepsáno.

Poznámka: Doklad o zastoupení – dohodu spoluvlastníků o společném zástupci, plnou moc nebo oprávnění jednat za právnickou osobu – si uschováme sami, aplikace ho neukládá. Plná moc pro vyjádření per rollam musí být písemná (§ 441 odst. 2 NOZ).

Aplikace návrh nerozešle, dokud neplatí vše z tohoto seznamu. Před Začátkem je tlačítko Rozeslat návrh neaktivní a nad tabulkou je uvedeno, od kdy lze návrh rozeslat; v ostatních případech aplikace v hlášce uvede, co máme opravit:

• SVJ má aktivní předplatné.
• Nastal Začátek a Konec je nejméně 15 dní dopředu.
• Na záložce Detail je vybraný Právní důvod rozhodování mimo zasedání.
• Hlasování má aspoň jedno usnesení, o kterém se hlasuje (ne jen Pouze na vědomí).
• Celkový podíl jednotek je 1/1.
• Každý určený zástupce má platný e-mail nebo propojený účet.
• Na záložce Evidence nejsou zapsané jednotky, které se vyjadřují online (ani jejich vlastníci) – za takové jednotky by se online vyjádřit nešlo a nedostaly by ani papírový formulář. Před rozesláním je z evidence odebereme.
• V agendě není zapnutý testovací režim e-mailů – e-maily s osobními odkazy by jinak odešly jen na e-mail agendy. Tlačítko Rozeslat návrh je pak neaktivní a nad tabulkou je uvedeno „V agendě je zapnutý testovací režim e-mailů. …“. Testovací režim vypne administrátor v Nastavení na záložce SMTP.

Aplikace naopak nekontroluje, a proto to ověříme sami:

• e-maily vlastníků – po rozeslání je už doplnit ani opravit nepůjde,
• podklady na záložce Přílohy – po rozeslání je nepůjde doplnit,
• vyplněný Kontakt na správce,
• název hlasování, znění usnesení a zdůvodnění v poli Popis hlasování.

1. Na záložce Rozeslání klikneme na Rozeslat návrh.
2. Potvrdíme dotaz. Aplikace v něm připomene, že po rozeslání už nepůjde měnit název a popis hlasování, jednotky, vlastníky, program, usnesení ani právní důvod a že přílohy nahrané do rozeslání nepůjde smazat.
3. Zobrazí se hlášení, kolik e-mailů bylo zařazeno k odeslání a kolik z nich má v příloze hlasovací formulář, např. „Návrh byl rozeslán. K odeslání zařazeno 20 z 20 e-mailů, z toho 5 s hlasovacím formulářem v příloze.“

Při rozeslání:

• Aplikace vytvoří návrh rozhodnutí v PDF a uloží ho beze změny – přesně v podobě, v jaké ho dostali vlastníci.
• Každý vlastník s e-mailem dostane e-mail „Návrh rozhodnutí per rollam“ s návrhem v příloze. Vlastníci jednotek, které se vyjadřují online, v něm mají tlačítko Zobrazit návrh. Přes něj se přihlásí nebo si založí účet a vyjádří se.
• Vlastníci jednotek, které hlasují papírem, dostanou v příloze i předvyplněný hlasovací formulář (formuláře pro více jednotek v jednom souboru) a odkaz, na kterém si stáhnou návrh a podklady.
• Hlasování se uzamkne: název, popis, jednotky, vlastníky, program, usnesení, zástupce, druh ani právní důvod už nezměníme.

Rozeslání je jednorázové – návrh nelze rozeslat znovu ani zvlášť vybraným vlastníkům („Návrh už byl rozeslán.“).

E-mail, který dostane vlastník jednotky hlasující online:

Poznámka: E-mail s návrhem se neposílá do skryté kopie, ani když je v nastavení zapnuto Odesílat e-maily včetně skryté kopie – odkaz v něm slouží k propojení účtu vlastníka s hlasováním. Odpovědi vlastníků přijdou na e-mail z Kontaktu na správce. Ve frontě e-mailů najdeme tyto e-maily jako „Návrh rozhodnutí per rollam“. Předseda frontu e-mailů nevidí, o stav odeslání proto požádá administrátora.

Návrh „Návrh rozhodnutí mimo zasedání shromáždění (per rollam)“ obsahuje:

• název SVJ s IČO a název hlasování,
• údaj, že návrh podává statutární orgán společenství, a datum rozeslání,
• důvod rozhodování mimo zasedání,
• „Zdůvodnění“ – text z pole Popis hlasování,
• „Návrhy usnesení“ – plné znění každého usnesení s potřebnou většinou,
• „Podklady“ – seznam příloh nahraných do rozeslání,
• „Lhůta a způsob vyjádření“ – datum a čas, do kdy musí být vyjádření společenství doručeno, a možnost vyjádřit se online s podpisem přes Bank iD, nebo na papírovém formuláři s vlastnoručním podpisem.

První strana návrhu:

Rozeslaný návrh si kdykoli stáhneme na záložce Rozeslání odkazem Stáhnout rozeslaný návrh (PDF).

Po rozeslání ukazuje záložka Rozeslání žluté upozornění „Jednotky bez doručení e-mailem (…): …“ se seznamem jednotek, ke kterým se e-mail s návrhem nepodařilo zařadit do fronty – vlastník nemá e-mail, nebo se e-mail nepodařilo zařadit k odeslání. Těmto vlastníkům doručíme návrh jinak:

1. Odkazem Stáhnout rozeslaný návrh (PDF) stáhneme návrh a vytiskneme ho.
2. Na záložce Sestavy vytiskneme jejich Hlasovací formulář. U per rollam je na něm jako termín vrácení lhůta z rozeslaného návrhu (viz Přehled sestav).
3. Návrh s formulářem doručíme vlastníkovi, např. doporučeně poštou nebo do schránky.

Poznámka: V seznamu je i jednotka, za kterou se online vyjadřuje vlastník s propojeným účtem, ale bez e-mailu. Rozeslaný návrh sice najde po přihlášení v nabídce Moje hlasování, e-mail ale nedostane – o rozeslání ho proto informujeme jinak.

Vlastníci se vyjadřují od rozeslání až do lhůty uvedené v návrhu. Ve sloupci Podepsáno vidíme u každé jednotky datum a čas podpisu a jméno podepisujícího z Bank iD. Odkazem PDF stáhneme podepsané vyjádření. Souhrnný řádek ukazuje, kolik jednotek už podepsalo.

Záložka Rozeslání po rozeslání návrhu s prvními podpisy:

Neodpovídá-li jméno z Bank iD vlastníkovi, který za jednotku hlasuje online (vyjádření podepsal např. manžel ze společné e-mailové schránky), zobrazí se u podpisu štítek jiné jméno. Diakritiku, pořadí jmen a tituly aplikace nerozlišuje a u právnických osob jméno nekontroluje. Hlas se započítá i se štítkem a podepsané vyjádření nelze v aplikaci zrušit – ověříme proto, kdo vyjádření podepsal.

Poznámka: Podepsané vyjádření obsahuje údaje z certifikátu Bank iD podepisujícího včetně data narození. Společenství ho uchovává po celou dobu své existence (§ 158a NOZ) a podle judikatury Nejvyššího soudu do něj mohou vlastníci jednotek nahlížet. Stažená PDF proto ukládáme tam, kam nemá přístup nikdo nepovolaný. Hromadné stažení všech vyjádření aplikace zatím nenabízí, každé stáhneme odkazem PDF.

Vrácené papírové formuláře zapisujeme na záložce Evidence stejně jako u per rollam na papírových formulářích (viz Per rollam na papírových formulářích a Hlasování). Navíc platí:

• Zapisujeme jen jednotky, za které se někdo vyjádřil. Jednotky bez vyjádření do evidence nepřidáváme – počítají se jako „bez vyjádření“ a pro návrh nehlasují.
• Hromadné převzetí (Úlohy – Převzít označené jednotky do evidence) do konce lhůty z návrhu přeskočí jednotky, za které se může vlastník nebo zástupce vyjádřit online přes Bank iD, a aplikace to v hlášce uvede. Došlý papírový formulář za takovou jednotku zapíšeme v okně Přidání účastníka – klikneme na řádek jednotky v sekci Přidat účastníka.
• U dalších usnesení použijeme úlohu Převzít účast z předchozího usnesení. Vyjádření podepsaná přes Bank iD při tom zůstanou zachována.
• Formuláře, které aplikace přiložila k e-mailům, čárové kódy nemají – hlasy z nich zapíšeme ručně.
• Papírový formulář nabízí jen PRO a PROTI.
• Jakmile jednotku zapíšeme do evidence, vlastník za ni už online nepodepíše. Hlas podepsaný přes Bank iD naopak v evidenci změnit ani přepsat nelze.
• Do evidence můžeme zapisovat jen mezi Začátkem a Koncem.

Online podpis i propojení účtu přes odkaz z e-mailu končí lhůtou z rozeslaného návrhu; návrh a podklady si vlastníci přes odkaz stáhnou i potom. Potřebujeme-li po jejím uplynutí zapsat formuláře, které společenství dostalo včas, prodloužíme na záložce Detail Konec. Pod polem Konec se pak zobrazí „Lhůta v rozeslaném návrhu: … Prodloužení Konce slouží jen k zapsání papírových vyjádření doručených do této lhůty, online podpis jí končí.“

Hlasy podepsaných vyjádření se zapíšou do evidence automaticky u všech usnesení z návrhu. Ve sloupci Zdroj hlasu je u nich „Bank iD“ s datem a časem podpisu.

U výsledku usnesení se místo usnášeníschopnosti zobrazí „Rozhodování mimo zasedání – většina ze všech hlasů“. Usnesení je přijato, dosáhne-li podíl hlasů PRO kvóra zvoleného u usnesení, počítáno z podílů všech jednotek. „Zdrželo se“ počítá jen jednotky, které tuto volbu výslovně zvolily. Jednotky bez vyjádření zůstávají mezi nezastoupenými.

Výsledek usnesení na záložce Evidence a řádek vlastníka, který se vyjádřil přes Bank iD:

Na záložce Sestavy vytiskneme Protokol a Zápis ve variantě pro per rollam:

• nadpis „Protokol o rozhodování mimo zasedání shromáždění (per rollam)“, resp. „Zápis o rozhodování mimo zasedání shromáždění (per rollam)“,
• název hlasování, kdy byl návrh rozeslán, lhůta pro vyjádření a důvod rozhodování mimo zasedání,
• stav výsledku – před uplynutím lhůty „Průběžný stav …“, při zápisu papírových formulářů po lhůtě „Stav … zapisují se listinná vyjádření doručená včas“ a po Konci „Konečný výsledek po uplynutí lhůty …“,
• jen usnesení z rozeslaného návrhu, každé s potřebnou většinou,
• v Zápisu místo zastoupených a nezastoupených jednotek „Jednotky s doručeným vyjádřením“ a „Bez vyjádření (nehlasovaly pro)“, v Protokolu „Vyjádřilo se“ a „Nevyjádřilo se“ a místo kvóra „Potřebná většina“.

Zápis nemá pole Čas ukončení. Ostatní nastavení sestav popisují kapitoly Přehled sestav a Zápis a tisky.

Záhlaví zápisu hlasování per rollam:

Poznámka: Výsledek oznamuje vlastníkům společenství samo – aplikace oznámení nerozesílá. Oznámení musí být písemné, bez zbytečného odkladu a u přijatého rozhodnutí s jeho plným zněním (§ 1213 NOZ). Jako podklad poslouží Zápis nebo Protokol vytištěný po Konci.