Průběh shromáždění – prezence účastníků

Vlastníci přicházejí. Při příchodu by se měli podepsat do připravené prezenční listiny, v případě většího počtu účastníků je vhodné prezenční listiny rozdělit na několik archů (program je sám rozdělí dle čísel popisných). Při příchodu účastníků je třeba zajistit následující:

• za každou jednotku může přijít několik vlastníků (pokud jich má jednotka několik). Zde připomínáme ustanovení NOZ odst. 2 - Spoluvlastníci jednotky zmocní společného zástupce, který bude vykonávat jejich práva vůči osobě odpovědné za správu domu. To platí i v případě manželů, kteří mají jednotku ve společném jmění.

• To znamená, že přijdou-li na shromáždění pan a paní Vomáčkovi (manželé, kteří mají jednotku v SJM nebo v podílovém spoluvlastnictví), je třeba zjistit, kdo z nich byl jimi zmocněn k vykonávání práv (ke hlasování). Organizátor shromáždění po tomto zjištění označí v prezenční listině, kdo bude hlasovat (případně zda byla předložena plná moc) a předá hlasovateli hlasovací lístek.

• Nezapomeňte, že na shromáždění může vlastník vyslat osobu, kterou v seznamu vlastníků jednotek vůbec nemáte (například zástupce bytového družstva či zástupce majitele několika bytů, nebo vlastník pověří svého souseda). V tom případě ji do prezenční listiny doplňte. Pokud osoba zastupuje několik jednotek, předejte jí hlasovací lístky k těmto jednotkám.

Jsme nyní v situaci, kdy máme podepsanou prezenční listinu, převzaty plné moci k zastupování, rozdány hlasovací lístky. Je třeba pořídit účastníky do evidence aplikace Hlasování.

Nejprve trochu teorie: pokud v průběhu shromáždění někdo odejde či přijde, měli byste to zaznamenat do prezenční listiny a znovu vyhodnotit, zda je shromáždění stále usnášeníschopné. Aplikace Hlasování proto pro každé usnesení sestavuje samostatnou prezenci, v níž můžete přesně zaznamenat, kdo a za jakou jednotku hlasuje. Stává se totiž, že i v průběhu shromáždění (protože trvá třeba několik hodin) někdo z vlastníků pověří například svého souseda nebo manželku nebo psa, aby hlasoval u zbývajících hlasování místo něho, a odejde.

Vše se odehrává na záložce Evidence, na níž se budete v průběhu shromáždění dívat nejčastěji.

Začínáme s prvním návrhem usnesení, tím je zpravidla návrh „Shromáždění schvaluje navržený program shromáždění“. Rozbalte proto nabídku usnesení a vyberte příslušný bod.

Protože pořizujeme seznam účastníků k projednávanému návrhu usnesení poprvé, máme několik možností, jak seznam účastníků pořídit. Buď je přidáváme postupně, tak, jak přicházejí od prezence (podepsali účast, předali plné moci, obdrželi hlasovací lístky), anebo je přidáme hromadně.

Rozklikneme záložku Přidat účastníka:

U jednotlivých jednotek s vlastníky označíme, koho chceme přidat. Označení probíhá zaškrtnutím příslušných polí v řádcích tabulky. Můžeme i hromadně označit všechny jednotky kliknutím na Úlohy - Označit zobrazené jednotky.

Následně klikneme na Úlohy - Převzít označené jednotky do evidence. Pokud jednotka má více vlastníků, tak se do evidence převezmou všichni vlastníci. Ovšem první vlastník z jednotky bude jednotku zastupovat a mít tak právo hlasovat.

Pokud klikneme na řádek s jednotkou, zobrazí se nejprve dialogové okno, kde označíte, kdo z vlastníků přišel a kdo z nich je pověřen zastupováním.

Do seznamu účastníků můžete připsat i libovolný počet hostů či dalších osob. V případě, že vlastníka zastupuje jiná osoba (nikdo ze spoluvlastníků ani jiných vlastníků v našem SVJ), dopíšete jej také do seznamu a přiřadíte mu ty jednotky, jejichž zastupováním je pověřen. Přidání dalších osob provedeme přes kliknutí na ikonu šipky vedle tlačítka Další - Přidat účastníka ručně.

Výsledná obrazovka může vypadat například takto:

V seznamu Účastníci vidíte, že vlastník Vomáčka Karel je na shromáždění i s paní Vomáčkovou, hlasuje pan Vomáčka a zároveň zastupuje ing. Novotného z bytu 2237/2. Byt 2237/3 zastupuje Jelen Arno. Nebyt 2237/5 zastupuje ing. Rázný, který přišel s plnou mocí. Za byt 2237/4 nepřišel nikdo.

Uveďme si ještě pár poznatků:

• Když kliknete na řádek účastníka, zobrazí se Vám detail, kde vidíte jednotky, které účastník na shromáždění zastupuje.
• Na detailu můžete přidávat a odebírat zastupované jednotky účastníkovi.
• Pro odstranění zastupované jednotky klikneme na záložku Zobrazit zastupované jednotky účastníka. Označíme jednotky, které chceme odebrat a klikneme na Úlohy - Odebrat označené jednotky účastníkovi.
• Pro přidání zastupované jednotky klikneme na záložku Zobrazit dostupné jednotky pro přiřazení. Označíme jednotky, které chceme přidat a klikneme na Úlohy - Přiřadit označené jednotky účastníkovi.
• Příklad detailu účastníka, kde vidíme účastníka Vomáčka Karel, který zastupuje dvě jednotky 2237/1 a 2237/2:

Máme připraven seznam účastníků k hlasování o prvním navrženém usnesení.

Útěchou nám budiž, že až budeme připravovat seznam účastníků k druhému a dalším usnesením, klikneme na šipku vedle tlačítka Další - Převzít účast z předchozího usnesení (a samozřejmě zaktualizujeme dle aktuálního stavu přítomných).