Registrace Hlasování Online

Hlasování Online je samostatná služba pro přípravu a vyhodnocení hlasování SVJ, kterou lze používat i bez aplikace Správce. V této kapitole si ukážeme, jak se do služby zaregistrujeme, jak se poprvé přihlásíme a co v aplikaci najdeme.

Poznámka: Používáme-li již aplikaci Správce, neregistrujeme se. Hlasování najdeme v levém panelu Správce a licence pro jednotlivá SVJ zakoupíme na záložce Licence SVJ, viz kapitola Licence SVJ a předplatné.

1. Na webu spravujdum.cz vyplníme formulář Máte zájem? Ozvěte se nám a zaškrtneme produkt Hlasování SVJ.
2. Zpravidla během několika minut nám přijde e-mail Hlasování Online — dokončete registraci s tlačítkem Dokončit registraci.
3. V registračním formuláři zkontrolujeme a doplníme údaje, zvolíme adresu aplikace, zaškrtneme souhlas s obchodními podmínkami a klikneme na Zaregistrovat.
4. Po zřízení přístupu nám přijde uvítací e-mail Hlasování Online — váš trial přístup byl zřízen.
5. Odkazem z uvítacího e-mailu si nastavíme heslo administrátora a můžeme začít pracovat.

Tlačítkem Dokončit registraci v e-mailu otevřeme stránku Registrace — Hlasování Online. Formulář se otevře jen z tohoto odkazu. Část polí je předvyplněná údaji, které jsme zadali na webu. Podle IČO pak aplikace doplní z registru ARES název a adresu do polí, která jsou ještě prázdná. Předvyplněné údaje proto vždy zkontrolujeme.

Vyplněný formulář může vypadat takto:

Formulář má čtyři části a všechna pole jsou povinná:

• Firma – IČO (8 číslic) a Společnost.
• Adresa – Ulice, Č. popisné, PSČ (5 číslic) a Obec.
• Webová adresa – Subdoména, pod kterou budeme do aplikace přistupovat. Zvolíme-li například mojesvj, bude adresa aplikace mojesvj.spravce.cz. Subdoména smí obsahovat jen malá písmena bez diakritiky, číslice a pomlčky, musí mít 3–20 znaků, začínat písmenem a nesmí končit pomlčkou. Volíme ji uváženě – je součástí adresy, přes kterou se budeme přihlašovat, a sami ji později nezměníme.
• Kontakt – E-mail pro zaslání lic. klíčů včetně faktury a Telefonní číslo. Na tento e-mail přijde uvítací e-mail s přístupem do aplikace.

Nakonec zaškrtneme souhlas se všeobecnými obchodními podmínkami aplikace Správce včetně jejich příloh (podmínky služby Hlasování Online, podmínky zpracování osobních údajů); zároveň tím bereme na vědomí zásady ochrany osobních údajů. Podmínky si otevřeme odkazem přímo ve formuláři. Bez souhlasu registraci odeslat nelze.

Klikneme na Zaregistrovat a zobrazí se stránka Registrace dokončena. Zřízení přístupu trvá obvykle několik minut. Pokud uvítací e-mail nedorazí do 24 hodin (a není ani ve složce nevyžádané pošty), napíšeme na hotline@starlit.cz.

Poznámka: Registrační odkaz z e-mailu platí 30 dní a lze jím dokončit jen jednu registraci. Při dalším otevření se zobrazí hláška „Tato registrace již byla dokončena…“, po vypršení „Platnost registračního odkazu vypršela…“. V obou případech napíšeme na hotline@starlit.cz.

Obsahuje-li formulář chybu, zobrazí se nad ním červená hláška. Nejčastější jsou:

• „Subdoména … je již obsazena.“ nebo „Subdoména … už čeká na zřízení.“ – zvolenou subdoménu už někdo používá nebo si ji právě registruje. Zvolíme jinou.
• „Tato subdoména je rezervovaná.“ – některé názvy (například www, admin, demo nebo hlasovani) jsou vyhrazené. Zvolíme jinou.
• „Subdoména musí mít 3 až 20 znaků…“ – subdoména nesplňuje pravidla uvedená výše.
• „IČO musí být přesně 8 číslic.“, „PSČ musí být 5 číslic.“, „E-mailová adresa není platná.“ nebo „Vyplňte platné telefonní číslo.“ – opravíme příslušné pole.

Jakmile je přístup zřízen, přijde nám e-mail Hlasování Online — váš trial přístup byl zřízen. Najdeme v něm:

• adresu aplikace, například https://www.spravce.cz/?id=mojesvj (zkráceně mojesvj.spravce.cz),
• přihlašovací jméno admin,
• tlačítko Nastavit heslo administrátora s jednorázovým odkazem pro volbu hesla (do kdy odkaz platí, je uvedeno v e-mailu),
• odkaz na tuto nápovědu.

Heslo administrátora nastavíme takto:

1. V uvítacím e-mailu klikneme na Nastavit heslo administrátora.
2. Zobrazí se obrazovka Zvolte e-mail a heslo pro účet admin. Vyplníme E-mail administrátora, Heslo administrátora (alespoň 5 znaků) a Potvrzení hesla.
3. Klikneme na Vytvořit administrátora. Aplikace nás rovnou přihlásí a otevře stránku Hlasování.

Dokud heslo tímto odkazem nenastavíme, účet admin neexistuje a na přihlašovací stránce se nepřihlásíme.

Jako E-mail administrátora zadáme adresu, kterou pravidelně čteme. Chodí na ni odkaz pro obnovu hesla, upozornění na e-maily, které se nepodařilo doručit, a upozornění před smazáním hlasování ve zkušebním režimu. Později ji můžeme změnit v Nastavení na záložce E-mail.

Poznámka: Odkaz pro nastavení hesla lze použít jen jednou. Pokud byl už použit nebo vypršel, zobrazí se stránka Založení administrátora s hláškou „Odkaz pro založení administrátora je neplatný, už byl použit nebo vypršel.“ Pokud účet admin ještě nemáme, napíšeme na hotline@starlit.cz a dostaneme nový odkaz.

Příště se přihlašujeme na adrese aplikace jménem admin a zvoleným heslem. Zapomeneme-li heslo, klikneme na přihlašovací stránce na Nepamatujete si heslo?, do pole Uživatelské jméno zadáme admin, klikneme na Odeslat a odkaz pro obnovu hesla nám přijde na e-mail administrátora.

Po přihlášení se otevře stránka Hlasování se zatím prázdným seznamem hlasování:

V levém panelu najdeme:

• nahoře název, který jsme při registraci zadali do pole Společnost,
• Kontakt na správce – naše kontaktní údaje pro vlastníky (viz První kroky),
• Hlasování – seznam hlasování a záložka Licence SVJ se seznamem SVJ a jejich licencí,
• Uživatelé pod nadpisem ADMINISTRÁTOR – zakládání předsedů SVJ a přiřazení SVJ (viz Založení předsedy),
• Fronta e-mailů – e-maily odeslané z aplikace, například pozvánky (viz Fronta e-mailů). Červené číslo u položky ukazuje, kolik e-mailů se nepodařilo odeslat kvůli neplatné adrese příjemce.

Vpravo nahoře pod jménem admin je menu s položkami Nastavení (záložky E-mail, Heslo a Agendy), Historie přihlášení, Nápověda a Odhlásit se.

Hlasování Online obsahuje celé Hlasování – od přípravy přes pozvánky, prezenci a hlasování (včetně hlasování vlastníků přes QR kód) až po zápis a tiskové sestavy. Ostatní části aplikace Správce (osoby, zprávy, požadavky, nástěnka a přístupy uživatelů k domům a bytům) v něm nejsou. Proto chybí i dvě funkce Hlasování, které na Správci závisejí:

• Import ze Správce – jednotky zadáme ručně nebo je importujeme z katastru nemovitostí či ze souboru, viz Jednotky a vlastníci,
• zpřístupnění příloh hlasování vlastníkům ve webovém portálu Správce.

S hlasováním pracujeme pod účtem admin. Chceme-li, aby hlasování svého SVJ připravoval předseda sám, založíme mu účet s rolí předsedy (viz Založení předsedy na doméně jen s Hlasováním).

SVJ připravené při registraci je – stejně jako každé další SVJ, které později přidáme – ve zkušebním režimu (trial), dokud pro ně nezaplatíme roční předplatné. Hlasování v něm můžeme vyzkoušet, jedno hlasování ale může mít nejvýše 5 jednotek. V detailu každého takového hlasování to připomíná žlutý pruh „Využíváte TRIAL verzi…“ s datem plánovaného smazání a tlačítkem Aktivovat předplatné. Licenci pro SVJ zakoupíme tímto tlačítkem nebo na záložce Licence SVJ – postup popisuje kapitola Licence SVJ a předplatné, ceny najdeme v Ceníku Hlasování.

Než založíme první hlasování, doporučujeme:

1. Zkontrolovat SVJ. V levém panelu klikneme na Hlasování a otevřeme záložku Licence SVJ. Najdeme zde SVJ připravené z registrace – s názvem z pole Společnost a se zadaným IČO.
2. Přidat další SVJ. Budeme-li připravovat hlasování pro více SVJ, přidáme je na téže záložce: klikneme na Přidat SVJ, zadáme IČO (název se doplní z registru ARES) a klikneme na Uložit.
3. Vyplnit kontakt. Klikneme na Kontakt na správce, v okně Kontakt na správce domu vyplníme hlavně E-mail a klikneme na Uložit. Na tuto adresu se doručí odpovědi vlastníků na pozvánky a hlasovací formuláře odeslané e-mailem. Více v kapitole Kontakt na správce.
4. Založit první hlasování podle kapitoly Založení hlasování. V okně Nové hlasování přitom v poli SVJ vybereme SVJ, ke kterému hlasování patří.