Shromáždění Per Rollam (hlasování mimo shromáždění SVJ)

Při hlasování mimo shromáždění můžeme pokračovat jako při klasickém shromáždění, kdy si vyplníme (nebo načteme již předchozí hlasování) jednotky s vlastníky, program a usnesení. Je ale důležité, aby u všech usnesení byla zvolena kvóra „…ze všech“ (přepokládáme, že hlasování se budou účastnit všichni vlastníci SVJ).

Rozdíl přijde v momentě, kdy bychom za okolností klasického shromáždění rozesílali vlastníkům pozvánky. V případě Per Rollam místo pozvánek budeme vlastníkům posílat hlasovací formuláře (odvíjí se samozřejmě od stanov jednotlivých SVJ, jakou formou mají probíhat hlasování mimo shromáždění SVJ). Formuláře vlastníci vyplní a vrátí nám zpět (ať už formou e-mailu nebo hozením do schránky). V Hlasování si v sestavách můžeme tyto formuláře vytisknout Sestavy - Hlasovací formulář.

Při kliknutí na sestavu Hlasovací formulář se nám zobrazí následující okno:

• Pokud zaškrtneme volbu Vytisknout jeden hlasovací formulář pro každou jednotku, pokud spoluvlastníci mají stejné bydliště a klikneme na Zobrazit sestavu: Pro každou jednotku, kde je více vlastníků se stejnou adresou bydliště se vytiskne pouze jeden formulář.
  • Například: Pokud vlastníci jednotky č. 1 (pan Vomáčka a paní Vomáčková) mají vyplněné stejné bydliště na záložce Jednotky (Bendlova 2237, 470 01 Česká Lípa), tak se zobrazí formulář pouze pro prvního vlastníka v seznamu, tudíž pro pana Vomáčku. My pak manželům Vomáčkovým můžeme předat pouze jeden formulář namísto dvou. Vlastníci si pak vyberou jednoho zástupce z jednotky na hlasování, kterého uvedou zaškrtnutím jména na konci hlasovacího formuláře (viz obrázek níže).

Hlasovací formulář je strukturován tak, aby mohl být složen do okénkové obálky. V hlavičce je adresa vlastníka, kterému je formulář určen. Následuje datum uzávěrky, který jsme si vyplnili na úvodní obrazovce. Pod datem uzávěrky je program shromáždění spolu s usneseními s volbou PRO/PROTI, které vlastník zaškrtá. Můžeme vidět, že každé usnesení má 2 čárového kódy (jeden pro PRO a druhý pro PROTI), což nás vrací k předchozí kapitole, kde práce s čárovými kódy (vybereme pouze záložku Hlasovací formulář) byla popsána a pokud čtečku čárových kódu máme, ušetříme si tak čas klikáním na jednotlivé účastníky.

Následuje vybrání způsobu, jak vlastníkům jednotek předat hlasovací formuláře „do jejich rukou“. Můžeme zvolit z následujících možností:

1. Úloha Odeslat hlasovací formuláře e-mailem - jestli jsme si u vlastníků vyplnili i jejich e-mailovou adresu, můžeme na záložce Usnesení využít úlohu pro odeslání formulářů přes e-mail. Úlohu otevřeme kliknutím na ikonu šipky vedle tlačítka Nové usnesení - Odeslání hlasovacích formulářů e-mailem. Úloha funguje stejně jako při odesílání pozvánek, akorát místo pozvánek se odešlou dané formuláře. O tomto způsobu se můžeme více dozvědět v kapitole Rozeslání pozvánek.
2. Export formulářů do PDF: přes ikonu diskety → PDF (jednotlivě) můžeme stáhnout jednotlivé formuláře do souborů PDF. Následně můžeme jednotlivé soubory odeslat jako přílohu v e-mailech, které si vlastníci vytisknou, vyplní a vrátím zpět (ať už digitální formou, kdy formuláře nafotí a pošlou, nebo formou fyzickou, kdy nám vytištěné formuláře předají).
3. Tisk formulářů: pokud nechceme využít odeslání formou e-mailu, můžeme formuláře jednoduše vytisknout a fyzicky odeslat jakýmkoliv jiným způsobem (doporučeně poštou, předání do schránek, atd.).

Hlasovací formuláře jsme úspěšně předali, počkali jsme do data uzávěrky a nyní můžeme vrácené formuláře „účastníků“ zpracovat (pokud se z některých jednotek nevrátil žádný formulář, jednotku z hlasování vyškrtneme – Zdržel se).

Ještě před samotným zadáváním hlasů v aplikaci, musíme vyplnit přítomnost osob u všech usnesení (přepokládáme, že účast a počet osob je u všech usnesení stejná). Pro tuto situaci je vhodné využit úlohu na záložce Evidence - Přidat účastníka - Úlohy - Označit zobrazené jednotky a následně Převzít označené jednotky do evidence.

U dalších usnesení pro zaevidování účasti zvolíme Přidat účastníka - Úlohy - Převzít účast z předchozího usnesení.

Po zaevidování účasti je na čase hlasovat…

Jak už bylo zmíněno, můžeme využít úlohu pro načítání čárových kódů, pokud ovšem máme čtečku. V takovém případě nám stačí zapnout úlohu Načtení čárových kódů - Hlasovací formuláře a naskenovat kód po kódu z hlasovacích formulářů (ten daný čarový kód, u kterého vlastník zaškrtl PRO/PROTI) a klikneme na tlačítko Zpracovat.

V opačném případě, kdy nemáme čtečku čárových kódu, můžeme použít jakoukoliv jinou možnost hlasování popsanou v přechozích kapitolách v nápovědě k aplikaci.

Zbytek funkcionality Hlasování zůstává stejný, po odhlasování můžeme si vytvořit zápis, vytisknout si potřebné protokoly ze sestav a tak dále.