Data evidovaná programem SSB2000 již ze své evidenční podstaty obsahují mnoho časových údajů. Jedná se o časové údaje označující určitý časový okamžik (datum předpisu) nebo časový úsek (období předpisu).
Nejlépe lze jednotlivé časové údaje a jejich význam vysvětlit na problematice časových údajů předpisu. Každý z předpisů evidovaných program SSB2000 obsahuje pět časových údajů.
Období předpisu - je období, ve kterém vznikla pohledávka spojená s užíváním bytu nebo nebytového prostoru. Předpis červencového nájmu bude mít období předpisu 2002/07.
Účetní období předpisu - udává, v jakém účetním období byl předpis zanesen do účetnictví, tzn. v jakém účetním období byl vyměřený předpis (vzniklá pohledávka) zaúčtován na příslušný účet. Suma předpisů s konkrétním účetním obdobím s programu SSB2000 by měla souhlasit se sumou zaúčtovaných vzniklých pohledávek za toto období v účetnictví.
Režim účetních uzávěrek má dopad i na úlohy, ve kterých jsou platby, předpisy nebo náklady rušeny. Pokud je rušená platba pořízena v již uzavřeném účetním období, není možno ji jednoduše odstranit. Změnila by se tím totiž účetní statistika za již uzavřené účetní období, což je nepřípustné. Program SSB2000 místo odstranění rušené platby automaticky pořídí platbu se stejnými údaji (datum, doklad atd.) a opačnou částkou. Vznikne tak pár „rušená platba“, „rušící platba“. Tyto platby jsou pak o obrazovce Pohyby salda zobrazeny kurzívou a při zobrazení detailu je detail platby červeně přeškrtnut. Pokud je rušená platba pořízena v neuzavřeném účetním období, je platba odstraněna. Obdobným způsobem jsou v programu SSB2000 rušeny předpisy a náklady. Při rušení předpisů je však situace složitější. Účetnímu způsobu rušení totiž podléhá i přiřazení plateb a předpisu. Při rušení předpisů nebo plateb je nutno rušit nejen samotný předpis nebo platbu, ale i jejich případné přiřazení platbám nebo předpisům.
Datum předpisu - datum splatnosti předpisu. Není-li předpis do tohoto data uhrazen, jedná se o prodlení ve splatnosti předpisu a subjekt může být za toto prodlení sankcionován.
Od dne a do dne Údaje vymezují časové rozmezí, za které vznikla pohledávka (předpis). Tyto údaje jsou důležité při vyúčtování pro informaci, kdy (jak dlouho) byla subjektu poskytována služba.
Významy jednotlivých datumových údajů předpisů pomůže dokreslit následující příklad.
Příklad: Metodika časových údajů - datumové údaje předpisů
Správce provedl účetní uzávěrku účetního období 2002/03, aktuálním účetním obdobím je tedy 2002/04. Po této uzávěrce je mu oznámena informace, že nájemce Jan Novák se nastěhoval ke dni 18.3.2002 do volného bytu. Správce proto provede nastavení související s nastěhováním nového nájemce a vyměří mu předpis za měsíc březen. Účetní období předpisu je 2002/04 a účtárna jej v tomto období zaúčtuje. Období předpisu je 2002/03, protože předpis je pohledávkou za nájem nebo službu spojenou s užíváním bytu v měsíci březnu. Datum předpisu je 31.03.2002, protože předpis je splatný k tomuto dni. Údaje od dne a do dne předpisu jsou 18.3.2002 a 31.03.2002, protože předpis je pohledávkou za nájem nebo službu spojenou s užíváním bytu za toto datumové rozmezí - při vyúčtování záloh na služby bude tedy za měsíc březen rozpočítána poměrná část nákladu připadající na byt za 14 dní.
Podobné časové údaje, jako u předpisů, je možno nalézt i u plateb. Jsou to:
Účetní období Určuje, ve kterém účetním období byla platba zaúčtována na příslušný účet plateb došlých. Suma plateb za určité účetní období v programu SSB2000 by měla souhlasit se sumou plateb došlých za toto období v účetnictví.
Datum platby Udává datum složení částky daným subjektem. Tento údaj je důležitý pro případnou penalizaci a s tím spojeným vyčíslením počtu dní, po které subjekt dlužil.
Datum pořízení Tento údaj je pouze pomocný a nemá žádný vliv na žádný z výpočtů prováděných v programu SSB2000. Obsluze programu může sloužit jako vodítko při zkoumání typu „Kdy a jak se tato platba do programu dostala?“.
Poslední oblastí, ve které se vyskytuje více časových údajů, jsou náklady. Každá z položek nákladů může obsahovat následující časové údaje.
Účetní období Určuje, ve kterém účetním období byla položka nákladu zaúčtována. Suma částek položek nákladů za určité účetní období v programu SSB2000 by měla souhlasit se sumou částek za toto období v účetnictví.
Období nákladu od - do Období, za které vznikl náklad ve výši specifikované v položce nákladu. Některé z položek faktur mají období pouze jedno (obdobím je měsíc), jiné obsahují údaje dva - rozmezí měsíců.