Fronta e-mailů

Většina e-mailů, které se ze Správce odesílají (např. e-maily s přihlašovacími údaji z úlohy Uživatelé – Hromadné založení), se neodesílá přímo a ihned, ale nejprve se vkládá do tzv. fronty e-mailů. Výjimkou jsou e-maily s nejvyšší prioritou (obnova zapomenutého hesla a testovací e-mail), které se odešlou ihned – i ty jsou ale ve frontě vidět.

Frontu e-mailů vidí jen administrátor (záložka Fronta e-mailů v levém panelu). Předseda ani ostatní uživatelé ji nevidí.

Fronta slouží k postupnému odesílání e-mailů – aplikace z ní e-maily odesílá průběžně po dávkách, aby nepřekročila limity e-mailového serveru. Většinou se e-maily odesílají velmi brzo po zařazení do fronty, ale při větším náporu se může stát, že se e-mail odešle až po nějaké době.

Každý e-mail vložený do fronty má svou prioritu odeslání. Na základě této priority jsou e-maily odesílány přednostně. Například e-mail s přihlašovacími údaji bude mít vyšší prioritu než oznamovací e-mail o nové zprávě.

Odeslané e-maily z fronty se po 7 dnech automaticky mažou. Chybné e-maily, které se nepodařilo odeslat, se mažou po 90 dnech.

Příklad e-mailové fronty z předešlé kapitoly Uživatelé - Hromadné založení, kde jsme založili 3 uživatele:

V příkladu vidíme, že jsou aktuálně ve frontě e-mailů tři e-maily, které dosud nebyly odeslány. Jelikož jich není mnoho, můžeme očekávat, že k odeslání dojde velmi brzy.

Další příklad z fronty e-mailů ukazuje situaci, kdy nebylo možné jeden e-mail odeslat, protože e-mailová adresa je chybná:

Pár poznatků k příkladu fronty e-mailů:

1. Vidíme, že ve frontě jsou aktuálně 3 e-maily s přihlašovacími údaji z hromadného založení uživatelů (předmět Hromadné založení).
2. 2 e-maily byly úspěšně odeslány. To si můžeme potvrdit tím, že zkontrolujeme kolonku Datum odeslání, která je vyplněna časem, kdy byl e-mail odeslán.
3. 1 e-mail nebyl odeslán. V kolonce Komu u mokr@test.czz vidíme červený vykřičník. To značí, že při pokusu o odeslání došlo k chybě. V tomhle konkrétním případě jde o překlep v doméně e-mailové adresy (test.czz místo test.cz), a e-mailový server proto adresu odmítl.
4. Zároveň vidíme i čtvrtý e-mail s oznámením o neplatné adrese. Systém sám odešle e-mail administrátorovi (tedy Vám) s informací o chybě (pokud má účet admin vyplněný e-mail).
5. V levém panelu u záložky Fronta e-mailů vidíme v červeném poli číslo jedna. To značí celkový počet e-mailů, které se nepodařilo z fronty odeslat.

Poznámka: Adresy ve zjevně chybném tvaru (např. bez tečky před doménou cz, tedy mokr@testcz) hromadné založení do fronty vůbec nevloží – takové kontakty přeskočí a vypíše je ve výsledku.

Co dělat v takové situaci, kdy se nepodařilo odeslat e-mail, si povíme v podkapitole níže.

Pokud je ve frontě neodeslaný e-mail z důvodu chyby (viz předchozí příklad), máme následující možnosti:

• E-mail můžeme ignorovat, například pokud se jedná o testovací e-mail použitý pro vyzkoušení hromadného založení uživatelů. Červené číslo v levém panelu ho ale bude počítat, dokud se po 90 dnech sám nesmaže. Můžeme ho proto z fronty rovnou odstranit – označíme ho přepínačem na konci řádku a v menu Úlohy zvolíme Odstranit označené e-maily.
• U uživatele opravíme chybnou e-mailovou adresu na správnou.
• Jde-li o pozvánku nebo hlasovací formulář z modulu Hlasování, opravíme e-mail u vlastníka jednotky přímo v hlasování a e-mail pošleme znovu – postup popisuje kapitola Pozvánky – tisk a e-mail.

Jestli jsme zvolili, že opravíme e-mailovou adresu u uživatele, zvolíme následující postup:

1. Zkopírujeme si e-mailovou adresu, u které je červený vykřičník (v příkladu výše je to mokr@test.czz). Chybné e-maily si můžeme zobrazit samostatně přepínačem Zobrazit pouze e-maily s neplatnou e-mailovou adresou nad tabulkou.
2. Klikněte na záložku Uživatelé v levém panelu.
3. Vyfiltrujte uživatele dle zkopírované adresy.
4. Klikněte na detail uživatele (kliknutím na řádek uživatele v tabulce).
5. V kolonce E-mail nahraďte e-mailovou adresu na správnou.
6. Zaškrtněte možnost Změnit e-mailové adresy ve frontě e-mailů.
7. Klikněte na tlačítko Aktualizovat údaje.

Poznámka: U uživatele z hromadného založení je přihlašovacím jménem původní e-mailová adresa a právě ta je uvedena i v e-mailu s přihlašovacími údaji, který čeká ve frontě. Pokud kromě e-mailu změníme i Přihlašovací jméno, musíme uživateli nové přihlašovací jméno sdělit sami – podle údajů z e-mailu by se nepřihlásil.

E-mail jsme opravili na správný a došlo k následujícím změnám:

• Ve frontě e-mailů došlo k nahrazení chybných e-mailových adres správnými (například v příkladu výše byl chybný e-mail mokr@test.czz nahrazen správným mokr@test.cz).
• U nahrazených e-mailových adres zmizely červené vykřičníky.
• E-mailová fronta se při dalším odesílání pokusí odeslat aktualizované e-maily. Pokud opět dojde k chybě, celý proces se zopakuje.

Správnost odeslání e-mailů ověříme tak, že po nějaké době zkontrolujeme, zda je vyplněno Datum odeslání. V opačném případě se e-mail opět označí jako chybný a zobrazí se červený vykřičník.

Ze systému Správce se automaticky odesílá několik typů e-mailů. Například pokud uživateli odešleme novou zprávu, systém mu zašle oznámení o nové zprávě na e-mail.

Veškeré e-maily se odesílají přes frontu e-mailů, což nám umožňuje mít přehled nad jejich odesíláním.

Zde jsou všechny typy e-mailů, které se automaticky odesílají běžným uživatelům:

• Obnova zapomenutého hesla – odesílá se na základě požadavku uživatele, pokud zapomene své heslo. Odešle se ihned, bez čekání ve frontě.
• Oznámení o nově nahraných dokumentech osob – odesílá se jednou denně (v noci) jako souhrn uživatelům, kteří mají přístup přímo k dané osobě, a to jen o dokumentech, které ještě nebyly otevřeny.
• Oznámení o nově přidaném příspěvku na nástěnce domu – odesílá se jednou denně (v noci) uživatelům, kteří mají přístup přímo k osobě bydlící v domě, ve kterém byl příspěvek vložen.
• Přihlašovací údaje při hromadném založení uživatelů – odesílají se uživatelům po jejich automatickém vytvoření v rámci hromadného založení.
• Oznámení o nové zprávě od administrátora – odesílá se uživateli při přijetí nové zprávy ve Správci.
• Oznámení o nových požadavcích – odesílá se jednou denně (v noci) jako souhrn uživatelům, kteří mají v uživatelských přístupech na záložce Požadavky u daného druhu požadavku právo Čtení i zápis.
• Oznámení o nových komentářích k požadavku – odesílá se jednou denně (v noci) autorovi požadavku, pokud k jeho požadavku přidal komentář někdo jiný.

Z modulu Hlasování se dále odesílají tyto e-maily:

• Pozvánka na shromáždění (viz Pozvánky – tisk a e-mail) a Hlasovací formulář (viz Per rollam na papírových formulářích) – odesílají se vybraným vlastníkům zapsaným v hlasování, kteří mají vyplněný e-mail, ve chvíli, kdy je z hlasování rozešleme. Mají nejnižší prioritu, takže při větším množství e-mailů ve frontě odejdou až po e-mailech s vyšší prioritou.
• Upozornění na smazání dat trialového hlasování – odesílá se nejméně 14 dní před smazáním dat zkušebního (trialového) hlasování uživateli, kterému hlasování patří (viz Uživatelé, předsedové a vlastnictví hlasování), a to jen pokud má jeho účet vyplněný e-mail.

Dále se ze systému administrátorovi odesílají následující e-maily:

• Oznámení o neplatné e-mailové adrese uživatele – odesílá se administrátorovi v případě, že e-mailová adresa uživatele není platná a nelze na ni doručit zprávy (jen pokud má účet admin vyplněný e-mail).
• Oznámení o nových požadavcích – odesílá se jednou denně (v noci) jako souhrn, pokud je v Nastavení na záložce Požadavky zapnuta volba Odesílat oznámení na nové požadavky adminovi.
• Testovací e-mail – odešle se ihned po kliknutí na tlačítko Poslat testovací E-mail v Nastavení na záložce SMTP, a to na adresu z pole E-mail odesílatele (skrytá kopie).