Fronta e-mailů

Veškeré e-maily, které se ze Správce odesílají (např. e-maily s přihlašovacími údaji z úlohy Uživatelé – Hromadné založení), se neodesílají přímo a ihned, ale nejprve se vkládají do tzv. fronty e-mailů.

Fronta slouží k postupnému odesílání e-mailů během hodinových intervalů - každou hodinu se odešle určitá dávka e-mailů. Většinou se e-maily odesílají velmi brzo po zařazení do fronty, ale při větším náporu se může stát, že se e-mail odešle až po nějaké době (v extrémních případech to bývá maximálně pár hodin).

Každý e-mail vložený do fronty má svou prioritu odeslání. Na základě této priority jsou e-maily odesílány přednostně. Například e-mail s přihlašovacími údaji bude mít vyšší prioritu než oznamovací e-mail o nové zprávě.

Odeslané e-maily z fronty se po 7 dnech automaticky mažou. Chybné e-maily, které se nepodařilo odeslat, se mažou po 90 dnech.

Příklad e-mailové fronty z předešlé kapitoly Uživatelé - Hromadné založení, kde jsme založili 3 uživatele:

V příkladu vidíme, že jsou aktuálně ve frontě e-mailů tři e-maily, které dosud nebyly odeslány. Jelikož jich není mnoho, můžeme očekávat, že k odeslání dojde velmi brzy.

Další příklad z fronty e-mailů ukazuje situaci, kdy nebylo možné jeden e-mail odeslat, protože e-mailová adresa je chybná:

Pár poznatků k příkladu fronty e-mailů:

1. Vidíme, že ve frontě jsou aktuálně 3 e-maily s pozvánkou na shromáždění.
2. 2 e-maily byly úspěšné odeslány. To si můžeme potvrdit tím, že zkontrolujeme kolonku Datum odeslání, která je vyplněna časem, kdy byl e-mail odeslán.
3. 1 e-mail nebyl odeslán. V kolonce Komu u mokr@testcz vidíme červený vykřičník. To značí, že při pokusu o odeslání došlo chybě. V tomhle konkrétním případě jde o špatně vyplněnou doménu e-mailové adresy „testcz“, kde chybí tečka před cz.
4. Zároveň vidíme i čtvrtý e-mail s oznámením o neplatné adrese. Systém sám odešle e-mail administrátorovi (tedy Vám) s informací o chybě.
5. V levém panelu u záložky Fronta e-mailů vidíme v červeném poli číslo jedna. To značí celkový počet e-mailů, které se nepodařilo z fronty odeslat.

Co dělat v takové situaci, kdy se nepodařilo odeslat e-mail si povíme v podkapitole níže.

Pokud je ve frontě neodeslaný e-mail z důvodu chyby (viz předchozí příklad), máme následující možnosti:

• E-mail můžeme ignorovat, například pokud se jedná o testovací e-mail použitý pro vyzkoušení hromadného založení uživatelů.
• U uživatele opravíme chybnou e-mailovou adresu na správnou.

Jestli jsme zvolili, že opravíme e-mailovou adresu u uživatele zvolíme následující postup:

1. Zkopírujeme si e-mailovou adresu, u které je červený vykřičník (v příkladu výše je to mokr@testcz).
2. Klikněte na záložku Uživatelé v levém panelu.
3. Vyfiltrujte uživatele dle zkopírované adresy.
4. Klikněte na detail uživatele (kliknutím na řádek uživatele v tabulce).
5. V kolonce E-mail nahraďte e-mailovou adresu na správnou.
6. Zaškrtněte možnost Změnit e-mailové adresy ve frontě e-mailů.
7. Klikněte na tlačítko Aktualizovat údaje.

E-mail jsme opravili na správný a došlo k následujícím změnám:

• Ve frontě e-mailů došlo k nahrazení chybných e-mailových adres správnými (například v příkladu výše byl chybný e-mail mokr@testcz nahrazen správným mokr@test.cz).
• U nahrazených e-mailových adres zmizely červené vykřičníky.
• E-mailová fronta se v dalším hodinovém intervalu pokusí odeslat aktualizované e-maily. Pokud opět dojde k chybě, celý proces se zopakuje.

Správnost odeslání e-mailů ověříme tak, že po dalším hodinovém intervalu zkontrolujeme, zda je vyplněno datum odeslání. V opačném případě se e-mail opět označí jako chybný a zobrazí se červený vykřičník.

TIP: Doporučujeme chybný e-mail opravit i u kontaktu v SSB. Kontakty se do Správce přenášejí ze SSB, proto dokud není údaj opraven v SSB, bude ve Správci stále chybný.

Ze systému Správce se automaticky odesílá několik typů e-mailů. Například pokud uživateli odešleme novou zprávu, systém mu zašle oznámení o nové zprávě na e-mail.

Veškeré e-maily se odesílají přes frontu e-mailů, což nám umožňuje mít přehled nad jejich odesíláním.

Zde jsou všechny typy e-mailů, které se automaticky odesílají běžným uživatelům:

• Obnova zapomenutého hesla – odesílá se na základě požadavku uživatele, pokud zapomene své heslo.
• Oznámení o nově nahraných dokumentech osob – odesílá se uživatelům, kteří mají k dané osobě přístup.
• Oznámení o nově přidaném příspěvku na nástěnce domu – odesílá se uživatelům s přístupem k domu, ve kterém byl příspěvek vložen.
• Přihlašovací údaje při hromadném založení uživatelů – odesílají se uživatelům po jejich automatickém vytvoření v rámci hromadného založení.
• Oznámení o nové zprávě od administrátora – odesílá se uživateli při přijetí nové zprávy ve Správci.

Dále se ze systému administrátorovi odesílají následující e-maily:

• Oznámení o neplatné e-mailové adrese uživatele – odesílá se administrátorovi v případě, že e-mailová adresa uživatele není platná a nelze na ni doručit zprávy.