Fronta e-mailů

Většina e-mailů, které se ze Správce odesílají (např. e-maily s přihlašovacími údaji z úlohy Uživatelé – Hromadné založení), se neodesílá přímo a ihned, ale nejprve se vkládá do tzv. fronty e-mailů. Výjimkou jsou e-maily s nejvyšší prioritou (obnova zapomenutého hesla a testovací e-mail), které se odešlou ihned – i ty jsou ale ve frontě vidět.

Frontu e-mailů vidí jen administrátor (záložka Fronta e-mailů v levém panelu). Předseda ani ostatní uživatelé ji nevidí.

Fronta slouží k postupnému odesílání e-mailů – aplikace z ní e-maily odesílá průběžně po dávkách, aby nepřekročila limity e-mailového serveru. Většinou se e-maily odesílají velmi brzo po zařazení do fronty, ale při větším náporu se může stát, že se e-mail odešle až po nějaké době.

Každý e-mail vložený do fronty má svou prioritu odeslání. Na základě této priority jsou e-maily odesílány přednostně. Například e-mail s přihlašovacími údaji bude mít vyšší prioritu než oznamovací e-mail o nové zprávě.

Odeslané e-maily z fronty se po 7 dnech automaticky mažou. Chybné e-maily, které se nepodařilo odeslat, se mažou po 90 dnech.

Příklad e-mailové fronty z předešlé kapitoly Uživatelé - Hromadné založení, kde jsme založili 3 uživatele:

V příkladu vidíme, že jsou aktuálně ve frontě e-mailů tři e-maily, které dosud nebyly odeslány. Jelikož jich není mnoho, můžeme očekávat, že k odeslání dojde velmi brzy.

Další příklad z fronty e-mailů ukazuje situaci, kdy nebylo možné jeden e-mail odeslat, protože e-mailová adresa je chybná:

Pár poznatků k příkladu fronty e-mailů:

1. Vidíme, že ve frontě jsou aktuálně 3 e-maily s přihlašovacími údaji z hromadného založení uživatelů (předmět Hromadné založení).
2. 2 e-maily byly úspěšně odeslány. To si můžeme potvrdit tím, že zkontrolujeme kolonku Datum odeslání, která je vyplněna časem, kdy byl e-mail odeslán.
3. 1 e-mail nebyl odeslán. V kolonce Komu u mokr@test.czz vidíme červený vykřičník. To značí, že při pokusu o odeslání došlo k chybě. V tomhle konkrétním případě jde o překlep v doméně e-mailové adresy (test.czz místo test.cz), a e-mailový server proto adresu odmítl.
4. Zároveň vidíme i čtvrtý e-mail s oznámením o neplatné adrese. Systém sám odešle e-mail administrátorovi (tedy Vám) s informací o chybě (pokud má účet admin vyplněný e-mail).
5. V levém panelu u záložky Fronta e-mailů vidíme v červeném poli číslo jedna. To značí celkový počet e-mailů, které se nepodařilo z fronty odeslat.

Poznámka: Adresy ve zjevně chybném tvaru (např. bez tečky před doménou cz, tedy mokr@testcz) hromadné založení do fronty vůbec nevloží – takové kontakty přeskočí a vypíše je ve výsledku.

Co dělat v takové situaci, kdy se nepodařilo odeslat e-mail, si povíme v podkapitole níže.

Pokud je ve frontě neodeslaný e-mail z důvodu chyby (viz předchozí příklad), máme následující možnosti:

• E-mail můžeme ignorovat, například pokud se jedná o testovací e-mail použitý pro vyzkoušení hromadného založení uživatelů. Červené číslo v levém panelu ho ale bude počítat, dokud se po 90 dnech sám nesmaže. Můžeme ho proto z fronty rovnou odstranit – označíme ho přepínačem na konci řádku a v menu Úlohy zvolíme Odstranit označené e-maily.
• U uživatele opravíme chybnou e-mailovou adresu na správnou.
• Jde-li o pozvánku nebo hlasovací formulář z modulu Hlasování, opravíme e-mail u vlastníka jednotky přímo v hlasování a e-mail pošleme znovu – postup popisuje kapitola Pozvánky – tisk a e-mail.

Jestli jsme zvolili, že opravíme e-mailovou adresu u uživatele, zvolíme následující postup:

1. Zkopírujeme si e-mailovou adresu, u které je červený vykřičník (v příkladu výše je to mokr@test.czz). Chybné e-maily si můžeme zobrazit samostatně přepínačem Zobrazit pouze e-maily s neplatnou e-mailovou adresou nad tabulkou.
2. Klikněte na záložku Uživatelé v levém panelu.
3. Vyfiltrujte uživatele dle zkopírované adresy.
4. Klikněte na detail uživatele (kliknutím na řádek uživatele v tabulce).
5. V kolonce E-mail nahraďte e-mailovou adresu na správnou.
6. Zaškrtněte možnost Změnit e-mailové adresy ve frontě e-mailů.
7. Klikněte na tlačítko Aktualizovat údaje.

Poznámka: U uživatele z hromadného založení je přihlašovacím jménem původní e-mailová adresa a právě ta je uvedena i v e-mailu s přihlašovacími údaji, který čeká ve frontě. Pokud kromě e-mailu změníme i Přihlašovací jméno, musíme uživateli nové přihlašovací jméno sdělit sami – podle údajů z e-mailu by se nepřihlásil.

E-mail jsme opravili na správný a došlo k následujícím změnám:

• Ve frontě e-mailů došlo k nahrazení chybných e-mailových adres správnými (například v příkladu výše byl chybný e-mail mokr@test.czz nahrazen správným mokr@test.cz).
• U nahrazených e-mailových adres zmizely červené vykřičníky.
• E-mailová fronta se při dalším odesílání pokusí odeslat aktualizované e-maily. Pokud opět dojde k chybě, celý proces se zopakuje.

Správnost odeslání e-mailů ověříme tak, že po nějaké době zkontrolujeme, zda je vyplněno Datum odeslání. V opačném případě se e-mail opět označí jako chybný a zobrazí se červený vykřičník.

TIP: Doporučujeme chybný e-mail opravit i u kontaktu v SSB nebo ve STARLITwebu (podle toho, odkud data převádíte; ve STARLITwebu jde o pole E-mail 1 a E-mail 2 na záložce Spojení). Kontakty se do Správce přenášejí ze SSB nebo ze STARLITwebu, proto dokud není údaj opraven tam, bude ve Správci stále chybný.

Ze systému Správce se automaticky odesílá několik typů e-mailů. Například pokud uživateli odešleme novou zprávu, systém mu zašle oznámení o nové zprávě na e-mail.

Veškeré e-maily se odesílají přes frontu e-mailů, což nám umožňuje mít přehled nad jejich odesíláním.

Zde jsou všechny typy e-mailů, které se automaticky odesílají běžným uživatelům:

• Obnova zapomenutého hesla – odesílá se na základě požadavku uživatele, pokud zapomene své heslo. Odešle se ihned, bez čekání ve frontě.
• Oznámení o nově nahraných dokumentech osob – odesílá se jednou denně (v noci) jako souhrn uživatelům, kteří mají přístup přímo k dané osobě, a to jen o dokumentech, které ještě nebyly otevřeny.
• Oznámení o nově přidaném příspěvku na nástěnce domu – odesílá se jednou denně (v noci) uživatelům, kteří mají přístup přímo k osobě bydlící v domě, ve kterém byl příspěvek vložen.
• Přihlašovací údaje při hromadném založení uživatelů – odesílají se uživatelům po jejich automatickém vytvoření v rámci hromadného založení.
• Oznámení o nové zprávě od administrátora – odesílá se uživateli při přijetí nové zprávy ve Správci.
• Oznámení o nových požadavcích – odesílá se jednou denně (v noci) jako souhrn uživatelům, kteří mají v uživatelských přístupech na záložce Požadavky u daného druhu požadavku právo Čtení i zápis.
• Oznámení o nových komentářích k požadavku – odesílá se jednou denně (v noci) autorovi požadavku, pokud k jeho požadavku přidal komentář někdo jiný.

Z modulu Hlasování se dále odesílají tyto e-maily:

• Pozvánka na shromáždění (viz Pozvánky – tisk a e-mail) a Hlasovací formulář (viz Per rollam na papírových formulářích) – odesílají se vybraným vlastníkům zapsaným v hlasování, kteří mají vyplněný e-mail, ve chvíli, kdy je z hlasování rozešleme. Mají nejnižší prioritu, takže při větším množství e-mailů ve frontě odejdou až po e-mailech s vyšší prioritou.
• Upozornění na smazání dat trialového hlasování – odesílá se nejméně 14 dní před smazáním dat zkušebního (trialového) hlasování uživateli, kterému hlasování patří (viz Uživatelé, předsedové a vlastnictví hlasování), a to jen pokud má jeho účet vyplněný e-mail.

Dále se ze systému administrátorovi odesílají následující e-maily:

• Oznámení o neplatné e-mailové adrese uživatele – odesílá se administrátorovi v případě, že e-mailová adresa uživatele není platná a nelze na ni doručit zprávy (jen pokud má účet admin vyplněný e-mail).
• Oznámení o nových požadavcích – odesílá se jednou denně (v noci) jako souhrn, pokud je v Nastavení na záložce Požadavky zapnuta volba Odesílat oznámení na nové požadavky adminovi.
• Testovací e-mail – odešle se ihned po kliknutí na tlačítko Poslat testovací E-mail v Nastavení na záložce SMTP, a to na adresu z pole E-mail odesílatele (skrytá kopie).