Import ze Správce

Používáme-li kromě Hlasování i Správce, nemusíme jednotky a vlastníky do hlasování přepisovat ručně. Převezmeme je z dat domů, která do Správce převádíme ze SSB nebo ze STARLITwebu (viz Převod dat ze SSB a Převod dat ze STARLITwebu). Jedním importem můžeme převzít i více domů najednou.

Import najdeme v detailu hlasování na záložce Jednotky: klikneme na šipku vedle tlačítka Nová jednotka a vybereme Import ze Správce. Volba se zobrazuje jen v doméně, kde používáme i Správce. V Hlasování Online ji nenajdeme – jednotky tam zadáme ručně nebo jiným importem (viz Jednotky a vlastníci).

Importovat může administrátor a předseda, který hlasování vlastní (viz Uživatelé, předsedové a vlastnictví hlasování), a to od založení hlasování až do jeho Konce. Po vypršení licence SVJ se tlačítko Nová jednotka ani nabídka importů nezobrazí (viz Licence SVJ a předplatné).

Upozornění: Bez zakoupené licence SVJ (v režimu trial) může mít jedno hlasování nejvýše 5 jednotek, s aktivním předplatným tolik, kolik dovoluje tarif (viz Licence SVJ a předplatné a Ceník Hlasování). Náhled zobrazí všechny načtené jednotky, limit aplikace kontroluje až při kliknutí na Importovat jednotky. Větší import odmítne a dosavadní jednotky hlasování ponechá beze změny.

TIP: Vlastníci se převezmou podle stavu dat ve Správci v okamžiku importu. Pozdější změny ve Správci (např. nový vlastník bytu) se do hlasování samy nepromítnou. Před importem proto ověříme, že data domů ve Správci obsahují aktuální vlastníky. Pokud ne, převedeme je do Správce znovu.

Z vybraných domů se převezmou byty, které mají ve Správci alespoň jednoho současného vlastníka. U každé jednotky se vyplní:

• Číslo – číslo bytu ze Správce (ve Správci sloupec Č. objektu), např. 12. Číslo popisné se k němu nepřidává.
• Typ využití – typ bytu ze Správce.
• Podíl jednotky na SVJ – vlastnický podíl bytu (ve Správci údaj Vlast. podíl u bytu). V náhledu ho vidíme ve sloupci Podíl na SVJ.

Převezmou se jen současní vlastníci. Hlasují vlastníci jednotek, proto se nájemci ani hospodáři nepřebírají. Nepřebírají se ani odhlášení (bývalí) vlastníci. U každého vlastníka se vyplní:

• Jméno – jméno osoby ze Správce,
• E-mail – E-mail 1, a není-li vyplněný, E-mail 2,
• Mobil – Mobilní telefon,
• Bydliště – Trvalá adresa (ne doručovací adresa),
• Podíl – vždy 1/1.

Pár poznatků k převzatým údajům:

• Byt, který nemá ve Správci žádného současného vlastníka, se nepřevezme. Chybějící jednotku doplníme po importu ručně tlačítkem Nová jednotka.
• Spolubydlící, které Správce eviduje u osoby na záložce Spolubydlící, se nepřebírají. Je-li spoluvlastník (např. manžel nebo manželka) veden ve Správci jen jako spolubydlící, doplníme ho po importu ručně v okně jednotky na záložce Vlastníci.
• Vlastní-li někdo více jednotek, založí se u každé jednotky jako samostatný vlastník. V evidenci účastníků je pak u každé jednotky na zvláštním řádku a lístek s QR kódem dostane pro každou jednotku zvlášť (viz Prezence účastníků a Hlasování vlastníků přes QR kód).
• Bydliště aplikace tiskne v adrese pro okénkovou obálku. Posíláme-li vlastníkovi poštu na doručovací adresu, opravíme mu po importu Bydliště ručně.
• Vlastníkům bez e-mailu nepůjde poslat pozvánku ani hlasovací formulář e-mailem. E-mail jim po importu doplníme v okně jednotky na záložce Vlastníci.

Poznámka: Podíl vlastníka na jednotce je jen informativní – hlasy aplikace počítá podle podílu jednotky na SVJ. Podíl vlastníka se ale tiskne například v sestavě Seznam jednotek. U jednotek ve spoluvlastnictví ho proto po importu opravíme (např. na 1/2 a 1/2) v okně jednotky na záložce Vlastníci (viz Jednotky a vlastníci).

1. V detailu hlasování přejdeme na záložku Jednotky.
2. Klikneme na šipku vedle tlačítka Nová jednotka a vybereme Import ze Správce.
3. Otevře se okno Import jednotek ze Správce se seznamem domů. Seznam má sloupce Klíč, Ulice, Č. p., Č. orient., Obec, Část a PSČ. Můžeme ho řadit kliknutím na záhlaví sloupce a filtrovat zadáním textu do pole pod záhlavím.
4. Přepínačem v posledním sloupci vybereme všechny domy, které patří k SVJ. Všechny zobrazené domy označíme najednou v menu Vybrat volbou Označit zobrazené domy. Výběr zrušíme volbou Odznačit zobrazené domy.
5. Klikneme na Importovat. Aplikace načte jednotky a vlastníky vybraných domů, do hlasování ale zatím nic neuloží. U větší agendy může načítání chvíli trvat.

Okno Import jednotek ze Správce se seznamem domů a dvěma vybranými domy:

V seznamu jsou jen domy agendy, ve které právě pracujeme, a jen ty, ke kterým máme přístup. Předseda vidí jen domy, ke kterým mu administrátor povolil přístup na záložce Domy v uživatelských přístupech (viz Role předsedy). Nemá-li předseda přístup k žádnému domu, je seznam prázdný. Import pak provede administrátor, nebo předsedovi nastaví přístup k domům SVJ.

Po načtení aplikace ohlásí např. „Úspěšně načteno 24 jednotek.“ V okně se místo seznamu domů zobrazí souhrn, např. „Načteno 24 jednotek s celkem 31 vlastníky.“, a náhled jednotek se sloupci Číslo jednotky, Podíl na SVJ, Počet vlastníků a Vlastníci (u každého vlastníka jméno, podíl a e-mail).

1. Zkontrolujeme náhled. Počet jednotek by měl odpovídat vybraným domům a vlastníci by měli mít e-maily.
2. Klikneme na Importovat jednotky.
3. Aplikace se zeptá: „Import nahradí všechny jednotky a vlastníky tohoto hlasování a smaže evidenci účastníků včetně hlasů odevzdaných přes QR lístky. Vydané QR lístky přestanou platit. Chcete pokračovat?“ Dotaz potvrdíme.
4. Aplikace převzetí potvrdí hláškou, např. „Importováno 24 jednotek.“, a okno se zavře.
5. Na záložce Jednotky zkontrolujeme, že nad tabulkou je zelený údaj „Celkový podíl: 1/1“.

Je-li celkový podíl červeně a jiný než 1/1, nejčastěji:

• jsme nevybrali všechny domy SVJ,
• některý byt nemá ve Správci současného vlastníka, a proto se nepřevzal,
• podíly bytů ve Správci nejsou úplné,
• import převzal i byty jiného domu agendy s podobnou adresou – např. k vybranému domu č. p. 12 i byty domu č. p. 112 ve stejné ulici. Nadbytečné jednotky označíme přepínačem a smažeme v menu Úlohy volbou Odstranit označené jednotky.

Chybějící jednotky doplníme ručně tlačítkem Nová jednotka a chybný podíl opravíme v okně jednotky (viz Jednotky a vlastníci).

TIP: Chceme-li výběr domů změnit, okno zavřeme tlačítkem Zavřít a znovu vybereme Import ze Správce. Načtený náhled se tím zahodí a v hlasování se nic nezmění.

Upozornění: Import nahradí všechny dosavadní jednotky a vlastníky hlasování a smaže evidenci účastníků (prezenci i zapsané hlasy) včetně hlasů odevzdaných přes QR kód. Vydané lístky s QR kódem přestanou platit. Výbor, program, návrhy usnesení ani přílohy se nemění. Jednotky proto importujeme na začátku přípravy – dřív, než vytiskneme lístky s QR kódem a než nastane Začátek hlasování.

Opakovaný import přepíše i ruční úpravy vlastníků z doby po předchozím importu, například doplněné e-maily nebo opravené podíly. Vlastníky proto upravujeme až po posledním importu.

Poznámka: Data aplikace zkontroluje dřív, než cokoli nahradí. Najde-li chybu, import odmítne a dosavadní jednotky zůstanou beze změny.

Patří-li k SVJ více domů, vybereme v seznamu všechny najednou. Každý další import by totiž jednotky z předchozího importu nahradil. Celkový podíl 1/1 vyjde jen tehdy, převezmeme-li všechny domy SVJ.

Čísla jednotek musí být v jednom hlasování jedinečná. Opakují-li se čísla bytů v jednotlivých domech (např. v každém domě je byt 1), aplikace import odmítne hláškou „Import obsahuje duplicitní čísla jednotek: …“. Pak máme dvě možnosti:

• Ze Správce importujeme jen jeden dům. Jednotky ostatních domů doplníme ručně tlačítkem Nová jednotka a rozlišíme je číslem popisným, např. 2238/1.
• Jednotky všech domů připravíme v jednom souboru s čísly ve tvaru číslo popisné/číslo jednotky (např. 2237/1 a 2238/1) a načteme je importem ze souboru CSV nebo TXT.