Převod dat ze SSB

Tato kapitola popisuje převod dat z aplikace SSB pomocí aplikace Správce Export. Pokud vedeme data ve STARLITwebu, pokračujeme kapitolou Převod dat ze STARLITwebu.

Máme-li Správce Export nainstalovaný, spustíme jej. Opět upozorňujeme, že aplikaci je nutné mít nainstalovanou na počítači/serveru, odkud je možné číst data SSB.

Pokud máme spuštěnou aplikaci, uvidíme následující přihlašovací obrazovku, kam zadáme ID parametru webu našeho Správce a Přihlašovací heslo. Parametr si aplikace zapamatuje pro další spuštění.

Poznámka: Do Správce Export se přihlašujeme parametrem a heslem administrátora webového portálu (uživatele admin). Změnou hesla administrátora ve webovém portálu se změní i heslo do Správce Export. Všechny přístupové údaje najdeme v e-mailu, který jsme po aktivaci obdrželi, a v Nastavení webového portálu na záložce Ke stažení.

Pokud se přihlášení nezdaří, zobrazí se následující obrazovka. Nejčastějšími příčinami jsou nesprávně zadané přihlašovací údaje nebo výpadek internetového připojení.

Připojení k síti může být blokováno nastavením vnitřní firemní sítě, které omezuje přístup aplikace k internetu. Aplikace komunikuje se Správcem výhradně přes zabezpečené připojení HTTPS (port 443). V takovém případě je nutné kontaktovat správce IT („vašeho firemního ajťáka“), který provede potřebná nastavení (např. výjimky ve firewallu, antiviru nebo proxy).

Upozornění: Po 5 neúspěšných pokusech o přihlášení z jednoho počítače (adresy) se přihlášení na 30 minut zablokuje. Zablokování platí i pro přihlášení do webového portálu z téže adresy.

Příklad chyby při pokusu o přihlášení:

Po úspěšném přihlášení se nám zobrazí obrazovka se seznamem založených agend ve Správci… pokud provádíme převod poprvé, tak seznam bude prázdný.

Pro přidání první agendy klikneme na tlačítko PŘIDAT. Zobrazí se nám okno, kam zadáme název pro novou agendu, ale nejdříve si řekneme pár poznatků k agendám ve Správci:

• Agendy fungují na podobném principu jako agendy v SSB. Slouží k rozdělení celků (domů/vchodů) do jednotlivých skupin.
• Agendy slouží výhradně pro rozdělení dat a snadnější orientaci v nich. Například při správě domů ve více lokalitách lze jednotlivé lokality rozdělit do samostatných agend.
• Není nutné používat stejné názvy ani mít stejný počet agend jako v SSB.
• Pokud je v SSB pouze jedna agenda, lze ve Správci vytvořit více agend podle potřeby.
• Název agendy lze kdykoliv v budoucnu změnit tlačítkem PŘEJMENOVAT nebo agendu odstranit tlačítkem SMAZAT. Smazání je nevratné a nelze smazat jedinou agendu ani agendu, která se právě převádí.
• Nastavení již založené agendy otevřeme tlačítkem NASTAVENÍ.

Rozhodli jsme se, že pro první agendu zvolíme název ulice našeho spravovaného domu. Pro ukázku v této metodice vytvoříme pouze jednu agendu s názvem Hafanova.

Hned po přidání agendy se nám otevře nové okno s nastavením agendy. Zde je klíčové nastavit správně Cestu k databázi agendy SSB2000, neboli vybrat adresář s daty SSB na disku.

Klikneme na tlačítko Vybrat a vybereme adresář s daty. Pokud nevíme, kde se adresář s daty nachází, máme 2 následující varianty.

První varianta:

1. Otevřeme aplikaci SSB.
2. Z kolonky Agenda v levém panelu opíšeme cestu k datům.

Druhá varianta:

1. Otevřeme aplikaci SSB.
2. Přihlásíme se (pokud nejsme automaticky přihlašováni).
3. Klikneme na záložku v horním panelu Servis - Nastavení - Agendy.
4. Z tabulky vybereme agendu, kterou budeme chtít převést do Správce.
5. Klikneme na tlačítko Detail.
6. Zkopírujeme cestu z kolonky Adresář s daty.
7. Zkopírovanou cestu vložíme do nastavení agendy ve Správci Export.

Správnost zadané cesty ověříme tak, že se nám na záložce Celky automaticky obnoví seznam celků pod cestou s daty. Seznam zůstane prázdný v případě, že jsme zadali nesprávnou cestu k datům nebo aplikace nemá oprávnění ke čtení adresáře. V takovém případě je nutné obrátit se na IT správce vašeho systému, který zajistí potřebné nastavení.

Seznam celků může vypadat následovně:

Ze seznamu vybereme celky, které chceme v rámci agendy do Správce převést. Vybrání celků provedeme tak, že zaškrtneme políčka u řádku s klíči celků. Případně klikneme na tlačítko Označit vše, pokud chceme převést všechny celky.

V téhle chvíli by bylo nastavení agendy pro převod dostačující a mohli bychom převést data do Správce, my se ovšem podíváme na další možnosti nastavení…

Klikneme na záložku Dokumenty.

Správce Export také umožňuje převod dokumentů ze SSB. Dokumenty jsou zde chápány jako uložené dokumenty u jednotlivých subjektů, objektů a celků v SSB.

Ve výchozím nastavení se nepřevádějí žádné dokumenty. I když jsou políčka Nepřevádět dokumenty domu, bytu a osoby odškrtnutá, na záložce Skupiny nejsou vybrány žádné skupiny pro převod.

Pokud nyní není požadováno převádět žádné dokumenty, lze toto nastavení ponechat beze změny a pokračovat dále. V opačném případě vybereme ze seznamu příslušné skupiny dokumentů, které mají být převedeny.

Seznam vybraných skupin dokumentů může vypadat následovně:

Vidíme, že v seznamu jsme vybrali 4 skupiny pro převod:

• Pasport celku
• Pasport objektů
• Výpočtový list 2023
• <Bez názvu> - to jsou všechny ostatní dokumenty, které nemají přiřazenou žádnou skupinu.

Upozornění: Pokud nám v SSB přibude nová skupina dokumentů, kterou budeme chtít převést do Správce, je nutné tuto skupinu vždy označit i v nastavení Správce Export.

Na záložce Popisy můžeme filtrovat dokumenty podle jejich popisů (Popis dokumentu domu / bytu / osoby) a podle data vytvoření souboru (Od dne). Jednotlivé popisy musí být odděleny na samostatných řádcích.

Dokumenty se do Správce pouze přidávají - dokument, který už ve Správci je, se při dalším převodu znovu nenahrává.

Dokumenty máme nastavené a můžeme se přesunout na další záložku Opravy.

Jak už název napovídá, jedná se o opravy objektů a celků. Ze seznamu si vybereme příslušné opravy, které chceme převádět.

Přesuneme se na poslední záložku Ostatní.

Na záložce Ostatní si už pouze vybereme, co nechceme převádět do Správce: Nepřevádět salda, Nepřevádět fondy, Nepřevádět služby, Nepřevádět plochy a Nepřevádět inventář. Pro fondy oprav lze ještě nastavit, ke které složce se při vyčíslení připočte počáteční stav (0 = žádná složka).

Nastavení není problém kdykoliv změnit. Například pokud se nyní rozhodneme, že nechceme převádět saldo. V budoucnu jej však můžeme kdykoliv upravit a převést tak i data, která jsme původně do předešlého převodu nezahrnuli. Data ve Správci se pouze aktualizují dle aktuálních dat SSB.

Každá změna nastavení se ihned uloží do Správce k agendě, okno nastavení tedy můžeme po nastavení jednoduše zavřít. Nastavení je uložené ve Správci, a proto je společné pro všechny počítače, ze kterých agendu převádíme.

Upozornění: Data ve Správci přetrvávají, i přesto, že v budoucnu zaškrtneme Nepřevádět. Například pokud jsme již v minulosti převedli saldo a nyní si nepřejeme saldo převádět, zůstanou ve Správci data z posledního převodu - nemažou se. Výjimkou jsou opravy - při každém převodu se u převáděných domů nahradí aktuálně vybranými druhy oprav, odznačené druhy se ze Správce odstraní.

Nyní už stačí pouze převést data. Ze seznamu agend zaškrtneme ty, které chceme převést. V našem případě se jedná pouze o jednu agendu Hafanova.

Klikneme na tlačítko PŘEVÉST DATA. Během převodu tlačítko ukazuje PROBÍHÁ PŘEVOD a pod seznamem agend vidíme průběh - kolik domů je hotových, které se právě převádějí a odhad času do konce.

Pár poznatků k převodu:

• První převod dané agendy vždy trvá nejdéle.
• Délka převodu závisí na počtu převáděných objektů. Z praxe víme, že převod může trvat i několik hodin, ale jedná se o případy, kdy se převádí několik tisíc objektů. Při menším počtu objektů převod trvá většinou pár desítek minut.
• Převod také závisí na rychlosti internetového připojení.
• Dobu převodu může také prodloužit převod salda, fondů nebo služeb. Při prvním převodu doporučujeme vynechat převod sald a fondů, pokud víme, že máme k převodu velké množství objektů.
• Pro převod sald, fondů a služeb musí být data SSB odemčená. Pokud jsou v SSB otevřená příslušná okna, převod agendy skončí chybou Data SSB jsou uzamčena (u salda se nepřevedou jen dotčené domy).
• Jednu agendu může v jednu chvíli převádět pouze jeden převod. Pokud se tatáž agenda právě převádí z jiného počítače (nebo ze STARLITwebu), zobrazí se u agendy hlášení Agenda se právě převádí s informací, kdo a odkud ji převádí. Počkáme na dokončení převodu a spustíme jej znovu.
• Pokud aplikaci během převodu ukončíme, zůstane agenda ještě až 10 minut zamčená pro další převody.

Po převodu nastane jedna ze situací:

1. Úspěšně jsme převedli data (řádek agendy se zbarví zeleně s hlášením Agenda byla úspěšně převedena.) a můžeme se přesunout zpátky do webového portálu Správce. Stránku v prohlížeči buď obnovíme a nebo se znovu přihlásíme.
2. Převod se dokončil s chybami - některé domy se nepodařilo převést. Převod přitom nekončí u prvního chybného domu, ostatní domy se převedou. Ve sloupci Hlášení uvidíme, kolik a které domy se nepřevedly.
3. V případě chyby nás aplikace informuje chybovou hláškou, chybu vypíše ve sloupci Hlášení a otevře složku Log s textovým logem (soubor Log.log). Log obsahuje všechna chybová hlášení a podrobný průběh převodu.