Převzetí z předchozího hlasování a import z desktopové aplikace

Nové hlasování nemusíme vždy zakládat od začátku. Svolává-li SVJ shromáždění každý rok, většina údajů se opakuje – jednotky a vlastníci, výbor a často i body programu. Takové hlasování převezmeme z předchozího hlasování a upravíme jen to, co se změnilo. Pokud jsme dosud připravovali shromáždění v desktopové aplikaci Hlasování SVJ, přeneseme je do webové aplikace importem ze souboru XML.

Obě možnosti najdeme na stránce Hlasování: v levém panelu klikneme na Hlasování a potom na šipku vedle tlačítka Nové hlasování. V nabídce jsou volby Převzít nové hlasování z předchozího hlasování a Importovat hlasování ze souboru (XML).

Pár poznatků, které platí pro obě možnosti:

• Hlasování převezme nebo naimportuje administrátor i předseda. Předseda může převzít jen hlasování, která vlastní, a nové hlasování může založit jen pro SVJ, které mu administrátor přiřadil (viz Uživatelé, předsedové a vlastnictví hlasování).
• Nové hlasování patří tomu, kdo ho převzal nebo naimportoval – stejně jako hlasování založené tlačítkem Nové hlasování. Připravuje-li ho administrátor pro předsedu, předá mu ho volbou Vlastnictví v detailu hlasování.
• Aplikace kontroluje licenci SVJ, pro které nové hlasování zakládáme. Bez zakoupené licence (v režimu trial) může mít hlasování nejvýše 5 jednotek, s předplatným tolik, kolik dovoluje tarif (viz Licence SVJ a předplatné a Ceník Hlasování). Po vypršení licence pro SVJ nové hlasování nezaložíme ani převzetím, ani importem. V nabídce SVJ je takové SVJ označené „— licence vypršela“.

1. V levém panelu klikneme na Hlasování.
2. Klikneme na šipku vedle tlačítka Nové hlasování a vybereme Převzít nové hlasování z předchozího hlasování.
3. V poli Hlasování vybereme hlasování, ze kterého chceme vycházet. Nabídka obsahuje hlasování agendy, ve které právě pracujeme, od naposledy založeného. Předseda v ní vidí jen svá hlasování.
4. V poli SVJ nového hlasování vybereme SVJ. Může to být i jiné SVJ, než ke kterému patří předchozí hlasování.
5. Do pole Název hlasování zadáme název nového hlasování, např. Shromáždění 2027. Název je povinný.
6. V části Co si přejete převzít z předchozího hlasování? necháme zapnuté přepínače u toho, co chceme převzít. Ve výchozím stavu jsou zapnuté všechny.
7. Klikneme na Převzít hlasování. Aplikace nové hlasování založí a rovnou otevře jeho detail.

Okno Převzít nové hlasování z předchozího hlasování s vyplněnými údaji:

Předchozí hlasování zůstane beze změny.

• Detail hlasování – popis, místo konání, druh hlasování a přepínač Náhradní hlasování. Vypneme-li přepínač Detail hlasování, bude nové hlasování druhu Shromáždění SVJ s prázdným popisem a místem konání – při převzetí schůze výboru ho proto necháme zapnutý.
• Výbor – členové výboru se jménem a rolí.
• Jednotky – jednotky s číslem, typem a podílem na SVJ a jejich vlastníci se jménem, bydlištěm, e-mailem, mobilem a podílem na jednotce.
• Program – body programu s čísly, názvy a texty.
• Usnesení – návrhy usnesení s textem, kvórem a pořadím. K bodům programu zůstanou přiřazené jen tehdy, převezmeme-li i Program. Jinak jim Bod programu vybereme ručně (viz Návrhy usnesení).

Nepřevezme se:

• Začátek a Konec hlasování – viz další část,
• evidence účastníků a hlasy,
• přílohy – potřebujeme-li je i v novém hlasování, nahrajeme je znovu (viz Přílohy),
• lístky s QR kódem – lístky z předchozího hlasování pro nové hlasování neplatí, nové vytiskneme až po úpravě vlastníků (viz Hlasování vlastníků přes QR kód).

TIP: Vlastníci se převezmou tak, jak byli v předchozím hlasování. Změnili-li se od té doby, opravíme je na záložce Jednotky (viz Jednotky a vlastníci). Chceme-li jednotky raději znovu naimportovat, např. ze Správce nebo z katastru nemovitostí, … můžeme přepínač Jednotky při převzetí vypnout – import stejně nahradí všechny jednotky hlasování.

Upozornění: Převzaté hlasování má Začátek nastavený na okamžik převzetí a Konec prázdný – i když převezmeme Detail hlasování. Termíny z předchozího hlasování se nepřebírají. Proto je hned po převzetí upravíme:

1. V detailu nového hlasování zůstaneme na záložce Detail.
2. Začátek nastavíme na datum a čas zahájení nového shromáždění (prezence). Aplikace ho tiskne jako datum a čas konání – na pozvánce i v dalších sestavách.
3. Vyplníme Konec, tedy kdy hlasování skončí. U per rollam na papírových formulářích je Konec lhůta pro vrácení formulářů, kterou tiskne hlasovací formulář (viz Per rollam na papírových formulářích).
4. Klikneme na Aktualizovat detail a dotaz potvrdíme. Konec musí být později než Začátek, jinak aplikace ohlásí „Datum začátku hlasování musí být před datem konce.“

Výbor, jednotky, program a návrhy usnesení můžeme upravovat a pozvánky rozesílat hned po převzetí – až do Konce hlasování. Účastníky a hlasy na záložce Evidence zapisujeme až od Začátku. Do té doby aplikace na záložce Evidence jen oznámí, odkdy to půjde, např. „Účastníky a hlasy lze zapisovat od začátku hlasování 18. 3. 2027 17:00.“ Dokud Začátek nezměníme, je evidence otevřená hned od převzetí.

TIP: Upravují-li stanovy náhradní shromáždění, hodí se převzetí i pro ně. Převezmeme hlasování shromáždění, které nebylo usnášeníschopné, nastavíme nový Začátek a Konec a na záložce Detail zapneme přepínač Náhradní hlasování – aplikace pak počítá usnášeníschopnost od 2/5 hlasů (viz Další usnesení, změny účasti a nezpůsobilost).

Shromáždění a schůze výboru připravené v desktopové aplikaci Hlasování SVJ přeneseme do webové aplikace přes soubor XML. Desktopová aplikace ukládá shromáždění i schůzi výboru do jednoho souboru, a tak jedním importem můžeme založit jedno nebo obě hlasování.

V desktopové aplikaci otevřeme shromáždění a v nabídce Shromáždění zvolíme Uložit. Soubor s příponou .xml uložíme na místo, kde ho snadno najdeme.

TIP: Nemáme-li soubor uložený, pomůže automatická záloha. Desktopová aplikace průběžně ukládá otevřené shromáždění do složky HlasovaniSVJ_Zaloha v adresáři, kam byla nainstalována. Záloha se jmenuje [název SVJ] [datum konání] zaloha.xml a naimportujeme ji stejně jako ručně uložený soubor.

1. V levém panelu klikneme na Hlasování.
2. Klikneme na šipku vedle tlačítka Nové hlasování a vybereme Importovat hlasování ze souboru (XML).
3. V poli SVJ vybereme SVJ, pro které hlasování zakládáme.
4. Vybereme uložený soubor .xml (menší než 5 MB, název nejvýše 100 znaků). Soubor se po výběru nahraje.
5. V poli Co importovat zvolíme Shromáždění, Schůze výboru nebo Oboje. Oboje volíme jen tehdy, máme-li v desktopové aplikaci připravenou i schůzi výboru.
6. V části Co si přejete převzít z vybraného hlasování? necháme zapnuté přepínače u toho, co chceme naimportovat. Ve výchozím stavu jsou zapnuté všechny.
7. Klikneme na Importovat hlasování. Aplikace otevře detail naimportovaného hlasování. Při volbě Oboje otevře shromáždění a schůzi výboru najdeme v seznamu hlasování.

Okno Importovat hlasování ze souboru (XML) s vybraným souborem:

Druh nového hlasování určuje volba Co importovat: shromáždění se naimportuje jako Shromáždění SVJ, schůze výboru jako Schůze výboru. Shromáždění per rollam z desktopové aplikace se naimportuje jako Shromáždění SVJ – dál ho vedeme podle kapitoly Per rollam na papírových formulářích.

Přepínače určují, co se ze souboru převezme:

• Detail hlasování – název schůze (uloží se do popisu hlasování), místo konání, příznak náhradního shromáždění (přepínač Náhradní hlasování) a datum a čas konání, které se uloží jako Začátek. Bez tohoto přepínače bude Začátek okamžik importu.
• Výbor – jména předsedy, místopředsedy, ověřovatele a členů výboru.
• Jednotky – jednotky s číslem, typem a podílem na SVJ a jejich vlastníci se jménem, e-mailem, bydlištěm a podílem na jednotce.
• Program – body programu.
• Usnesení – návrhy usnesení s kvórem, v pořadí jako v souboru. K bodům programu zůstanou přiřazené, naimportujeme-li i Program.
• Účastníci – seznam účastníků u každého usnesení i s tím, jak hlasovali a které jednotky zastupovali. Účastníci se naimportují jen spolu s Usnesením. Jednotky se k nim přiřadí, jen když je zapnutý i přepínač Jednotky.

Přílohy ani text zápisu se z desktopové aplikace nepřenášejí.

Poznámka: Vlastník, který je v souboru u více jednotek se stejným jménem a bydlištěm, se založí jako jedna osoba. V evidenci účastníků pak má jednotky, za které hlasuje, na jednom řádku. Lístek s QR kódem dostane za každou jednotku, kterýmkoli z nich ale hlasuje za všechny své jednotky, kromě jednotky, za kterou už hlasuje jiný spoluvlastník (podrobnosti viz Hlasování vlastníků přes QR kód). Převezmeme-li takové hlasování později do dalšího hlasování, sloučení se ztratí a vlastník bude u každé jednotky zvlášť.

• Název hlasování – aplikace hlasování pojmenuje názvem SVJ ze souboru. Název schůze najdeme v popisu, jen pokud byl zapnutý přepínač Detail hlasování (bez něj zůstane popis i místo konání prázdné). Na záložce Detail proto název upravíme, např. na Shromáždění 2027, a klikneme na Aktualizovat detail.
• Začátek a Konec – Konec je po importu vždy prázdný. Zkontrolujeme Začátek a vyplníme Konec stejně jako po převzetí (viz Po převzetí nastavíme Začátek a Konec). Koná-li se schůze teprve v budoucnu, můžeme ji hned dál připravovat a účastníky a hlasy zapisujeme až od Začátku.
• Již proběhlá schůze – importujeme-li schůzi, která se už konala (např. abychom měli její výsledky ve webové aplikaci), nejdřív zkontrolujeme naimportované údaje a teprve potom vyplníme Konec (musí být později než Začátek). Po Konci už výbor, jednotky, program, usnesení ani evidenci nezměníme. Dokud Konec vyplněný není, zůstává evidence účastníků otevřená a platí i lístky s QR kódem. U SVJ bez zakoupené licence se data hlasování mažou 6 měsíců po Konci (nejdříve 14 dní po upozornění e-mailem), u dávno proběhlé schůze tedy brzy (viz Licence SVJ a předplatné).
• Volba Oboje – shromáždění a schůze výboru se ukládají každé zvlášť. Oboje – shromáždění a schůze výboru se ukládají každé zvlášť. Selže-li import schůze výboru, shromáždění zůstane naimportované a aplikace otevře jeho detail bez upozornění. V seznamu hlasování proto zkontrolujeme, že jsou tam obě.

Upozornění: Nemá-li vlastník v desktopové aplikaci vyplněný podíl na jednotce, naimportuje se s podílem 0/0. Hlasy aplikace počítá podle podílu jednotky na SVJ, podíl vlastníka je jen informativní. Tiskne se ale například v sestavě Seznam jednotek, proto ho u takových vlastníků opravíme (viz Jednotky a vlastníci).

Každé hlasování se ukládá najednou: když import selže, žádné hlasování nevznikne a v aplikaci se nic nezmění (výjimkou je volba Oboje, viz výše).