Přílohy

Na záložce Přílohy v detailu hlasování ukládáme dokumenty, které k hlasování patří – například návrh rozpočtu, nabídky dodavatelů, návrh změny stanov nebo po shromáždění podepsaný zápis. Všechny podklady tak máme pohromadě u hlasování. Záložku Přílohy má každý druh hlasování, včetně schůze výboru.

Přílohy patří k celému hlasování, ne k jednotlivým bodům programu ani k usnesením.

Přílohy může nahrávat, odstraňovat a zpřístupňovat administrátor a předseda, který hlasování vlastní (viz Uživatelé, předsedové a vlastnictví hlasování). Můžeme to dělat kdykoli od založení hlasování – před Začátkem i po Konci, a to i tehdy, když SVJ vypršelo předplatné.

1. V detailu hlasování klikneme na záložku Přílohy a poté na tlačítko Nová příloha.
2. V okně Nová příloha vybereme v poli Nahrát přílohu soubor z počítače.
3. Soubor se nahraje hned po výběru, nic dalšího nepotvrzujeme. Po nahrání se okno zavře, zobrazí se hlášení „Příloha … byla nahrána.“ a příloha přibude v tabulce.

Každý soubor nahráváme zvlášť – další přílohu přidáme opět tlačítkem Nová příloha. Pro soubor platí:

• velikost menší než 5 MB,
• název souboru nejvýše 100 znaků a s příponou (např. .pdf),
• typ souboru aplikace neomezuje, pro vlastníky je ale nejpraktičtější PDF.

Soubor, který tyto podmínky nesplňuje, se nenahraje a aplikace zobrazí hlášení „Soubor nebyl nahrán, protože …“ s důvodem (příliš velký nebo prázdný soubor, příliš dlouhý název). Soubor bez přípony se nenahraje bez hlášení – okno zůstane otevřené a v tabulce nic nepřibude. Selže-li nahrání z jiného důvodu, zobrazí se „Přílohu se nepodařilo nahrát, zkuste to prosím znovu…“ a soubor vybereme znovu.

Poznámka: Přílohy můžeme přiložit k pozvánkám i k hlasovacím formulářům, které rozesíláme e-mailem z aplikace (Odeslat pozvánky e-mailem, Odeslat hlasovací formuláře e-mailem). V okně Odeslat e-mail na záložce Přílohy vybereme, které se přiloží ke každému e-mailu – ve výchozím stavu není vybraná žádná a dohromady mohou mít nejvýše 15 MB (viz Pozvánky – tisk a e-mail a Per rollam na papírových formulářích). Přílohy nevypisuje žádná tisková sestava a k tištěným pozvánkám ani formulářům se samy nepřidávají. Vlastníkům bez e-mailu je předáme jinou cestou, nebo je zpřístupníme ve Správci na kartě domu (viz níže). Kde je vlastníci najdou, napíšeme do textu v hlavičce nebo zápatí pozvánky.

Poznámka: V demoverzi Správce přílohy nahrát, odstranit ani zpřístupnit nelze.

Nahrané přílohy vidíme v tabulce se sloupci:

• Název – název souboru. Kliknutím na řádek přílohu stáhneme.
• Velikost – velikost v celých MB (zaokrouhleno nahoru).
• Nahráno – datum a čas nahrání.
• Domy – zpřístupnění přílohy uživatelům domů (jen ve Správci, viz níže).
• poslední sloupec s menu Úlohy – přepínače pro označení příloh.

Stejně jako v ostatních tabulkách můžeme řadit kliknutím na záhlaví sloupce a filtrovat zadáním textu do pole pod záhlavím.

Záložka Přílohy s nahranými přílohami a sloupcem Domy a okno Nová příloha:

1. U příloh, které chceme odstranit, zapneme přepínač v posledním sloupci. Všechny zobrazené přílohy označíme najednou v menu Úlohy volbou Označit zobrazené přílohy.
2. V menu Úlohy klikneme na Odstranit označené přílohy a dotaz „Opravdu chcete odstranit označené přílohy?“ potvrdíme.
3. Aplikace oznámí, kolik příloh smazala („Bylo smazáno … příloh.“).

Odstranění je nevratné. Odstraněná příloha zmizí i z karet domů, kterým byla zpřístupněna.

Poznámka: Se smazáním hlasování se smažou i všechny jeho přílohy. E-maily, které jsme s přílohami už zařadili do fronty k odeslání, je přesto odešlou. Hlasování SVJ v režimu trial se i s přílohami automaticky smaže 6 měsíců po Konci; datum smazání ukazuje žlutý pruh nad záložkami hlasování (viz Licence SVJ a předplatné). Při převzetí z předchozího hlasování ani při importu z desktopové aplikace se přílohy nepřenášejí (viz Převzetí z předchozího hlasování a import z desktopové aplikace).

Ve Správci můžeme přílohu zpřístupnit uživatelům vybraných domů, kteří mají do Správce přístup. V Hlasování Online tato možnost není a sloupec Domy se nezobrazuje.

1. Ve sloupci Domy klikneme u přílohy na ikonu domu se šipkou. Číslo vedle ikony ukazuje, kolika domům je příloha už zpřístupněna; u přílohy, která není zpřístupněna žádnému domu, je jen ikona.
2. Otevře se okno Zpřístupnit přílohu: … se seznamem domů agendy, ve které právě pracujeme. V seznamu jsou jen domy, ke kterým máme přístup.
3. Přepínačem v posledním sloupci vybereme domy. Seznam můžeme filtrovat polem pod záhlavím sloupce a v menu Vybrat označit všechny zobrazené domy najednou (Označit zobrazené domy).
4. Klikneme na Uložit. Okno se zavře, zobrazí se hlášení „Zpřístupnění přílohy bylo uloženo.“ a číslo u ikony ve sloupci Domy se aktualizuje.

Zpřístupnění zrušíme stejně: v okně u domu vypneme přepínač a klikneme na Uložit.

Okno Zpřístupnit přílohu se dvěma vybranými domy:

Poznámka: Předseda vidí v okně jen domy, ke kterým mu administrátor nastavil přístup (viz Role předsedy). Zpřístupnění u ostatních domů, například nastavené administrátorem, jeho uložení nezmění.

Uživatelé najdou zpřístupněné přílohy v detailu osoby na kartě domu, na záložce Hlasování (o detailu osoby viz Webový portál). Záložka se zobrazí jen u domu, kterému je zpřístupněna alespoň jedna příloha. Tabulka má sloupce Název, Velikost (MB) a Nahráno, kliknutím na název si uživatel přílohu stáhne. U přílohy se nezobrazuje, ke kterému hlasování patří – i proto se vyplatí soubory srozumitelně pojmenovat.

Karta domu se záložkou Hlasování tak, jak ji vidí vlastník:

Na stránce, kde vlastníci hlasují přes QR kód, se přílohy nezobrazují.

Kdo záložku Hlasování uvidí, může administrátor omezit v Nastavení (menu uživatele vpravo nahoře) na záložce Viditelnost, podzáložka Dům, sloupec Hlasování. Pro každou agendu zvolí Pouze admin, Admin a předsedové, Admin a osoby (vidí ji administrátor a uživatelé bez role předsedy) nebo Všichni; volbou Všem agendám… v záhlaví sloupce nastaví všechny agendy najednou. Výchozí nastavení je Všichni, administrátor vidí záložku vždy.