Tisky před shromážděním

Až dosud to byla legrace, na vše dostatek času, nikdo nám nefuněl za zády. Ale shromáždění se blíží. Je tedy třeba vytisknout prezenční listinu, hlasovací lístky a připravit ostatní podklady pro shromáždění.

Všechny tisky najdeme v detailu hlasování na záložce Sestavy. Sestava se vždy sestaví z aktuálních dat, proto ji tiskneme až ve chvíli, kdy máme zadané jednotky s vlastníky, program a návrhy usnesení. Změníme-li po tisku jednotky nebo vlastníky, příslušné sestavy vytiskneme znovu.

Sestavu zobrazíme takto:

1. Na záložce Sestavy vybereme v rozbalovacím seznamu požadovanou sestavu.
2. Rozbalíme Zobrazit nastavení sestavy a podle potřeby upravíme volby.
3. Klikneme na Zobrazit sestavu.
4. Zobrazenou sestavu uložíme přes ikonu diskety (pro tisk nejlépe do PDF) a vytiskneme.

Všechny sestavy a jejich volby shrnuje stránka Přehled sestav. Zde popisujeme tisky pro hlasování druhu Shromáždění SVJ – u schůze výboru se prezenční listina ani hlasovací lístky nenabízejí. Pro per rollam na papíře tiskneme místo lístků Hlasovací formulář, viz Per rollam na papírových formulářích.

Poznámka: Sestavy se tisknou s názvem SVJ, ke kterému hlasování patří. Aplikace ho ukazuje pod seznamem sestav („Sestavy se tisknou s názvem SVJ: …“). Do sestav ho nezadáváme ani neupravujeme.

Prezenční listinu vytiskneme výběrem sestavy Prezenční listina. Sestava nemá žádné volby – v rozbaleném nastavení jen klikneme na Zobrazit sestavu.

Navzdory karbonové stopě aplikace vytiskne na prezenční listinu všechny vlastníky všech jednotek, protože předem neví, kdo přijde. Jednotky jsou seřazeny podle čísla jednotky a u každé jsou pod sebou všichni její vlastníci, i spoluvlastníci. Listina má sloupce Číslo jednotky, Vlastníci, Hlasuje, Plná moc a Podpis. Při prezenci se u příchozího vlastníka zaškrtne, zda bude hlasovat, případně zda byla předložena plná moc, a vlastník nebo jeho zmocněnec se podepíše. Jak přítomné zapíšeme do aplikace, popisuje stránka Prezence účastníků.

Poznámka: Prezenční listina se podle čísel popisných na samostatné archy nerozděluje – jednotky všech domů jdou v jednom seznamu za sebou a na jednom archu se mohou sejít jednotky dvou domů. Má-li společenství více domů a chceme-li prezenci rozdělit na více stolů, rozdělíme vytištěné archy podle čísel jednotek (po importu z katastru začíná číslo jednotky číslem popisným, např. 1234/5).

Příklad prezenční listiny:

Nejdříve si rozmyslíme, jak budeme na shromáždění hlasovat. Aplikace nabízí tři druhy lístků, které můžeme i kombinovat:

• Hlasovací lístky – lístky bez kódu, hlasy zapisujeme ručně (např. přes Rychlé hlasování),
• Hlasovací lístky s čárovým kódem – hlasy načítáme čtečkou čárového kódu,
• Hlasovací lístky s QR kódem – vlastníci hlasují sami svým mobilním telefonem.

Jak hlasy do aplikace zapisujeme, popisuje stránka Hlasování.

Nemáme-li čtečku čárového kódu, vytiskneme sestavu Hlasovací lístky. V nastavení sestavy zvolíme Počet lístků na stránku: kvůli úspoře papíru a snížení karbonové stopy je předvolena možnost 4 lístky na stránku (na šířku), větší lístky dostaneme volbou 2 lístky na stránku (na výšku). Poté klikneme na Zobrazit sestavu.

Na lístku je nadpis „Hlasovací lístek“, název SVJ, velké číslo jednotky, jména všech vlastníků jednotky a podíl jednotky v procentech. Lístky rozstříháme tak, aby každá bytová (nebytová) jednotka měla jeden svůj.

Sestava tiskne pro každou jednotku právě jeden lístek. Potřebujeme-li lístků víc (např. při hlasování do urny, viz dále), vytiskneme ji vícekrát.

Poznámka: Delší texty se na lístku zkrátí a zakončí třemi tečkami: název SVJ delší než 45 znaků a jména vlastníků jednotky, mají-li dohromady více než 50 znaků.

Příklad hlasovacích lístků bez čárového kódu (4 lístky na stránku):

Chceme-li při hlasování použít čtečku čárového kódu, nejprve si rozmyslíme, jak budeme hlasování organizovat. Záleží mimo jiné na tom, zda máme k dispozici čtečku (nebo několik čteček), která umí dávkový mód či bezdrátový přenos, nebo je čtečka připojena kabelem k počítači, a také na tom, zda se shromáždění koná v prostorách, kde nelze mezi účastníky pohodlně procházet (např. v kinosále).

Příklady:

a) Máme jednu čtečku, která je připojena kabelem k počítači.

1. Po otázce „Kdo je pro?“ přicházejí hlasující k „načítači“ a ten postupně přečte čárové kódy jejich jednotek. Hlasujícím pak stačí jeden lístek s čárovým kódem, který použijí i při hlasování o dalších usneseních. Obdobně postupujeme po otázce „Kdo je proti?“.
2. Nebo po otázce „Kdo je pro?“ hlasující vhodí lístky do hlasovací urny, „načítač“ ji následně vybere a čárové kódy zpracuje. Každý hlasující pak potřebuje tolik lístků s čárovým kódem, kolikrát se bude hlasovat. Obdobně postupujeme po otázce „Kdo je proti?“.
3. Nebo připravíme dvě hlasovací urny (jednu pro „Kdo je pro“, druhou pro „Kdo je proti“), hlasující vhodí lístky do příslušné urny a „načítač“ je následně vybere a zpracuje. I zde každý hlasující potřebuje tolik lístků s čárovým kódem, kolikrát se bude hlasovat.
4. Nebo vytiskneme lístky s čárovým kódem a zaškrtávacími políčky PRO a PROTI. Každý hlasující označí na lístku svou volbu a vhodí ho do jedné společné urny, „načítač“ lístky vybere, roztřídí a zpracuje. Každý hlasující pak potřebuje tolik lístků s políčky PRO/PROTI, kolikrát se bude hlasovat – a propisku.

b) Máme čtečku, která umí dávkový mód (čtečkou přečteme například všechny, kdo hlasují PRO, přečtené kódy nahrajeme do počítače a poté stejně postupujeme u hlasů PROTI).

1. Můžeme postupovat stejně jako v situaci a) se čtečkou připojenou kabelem.
2. Nebo po otázce „Kdo je pro?“ obejdeme všechny, kdo hlasují pro, načteme jejich čárové kódy, dávku nahrajeme do počítače a ve čtečce ji smažeme načtením příslušného kódu. Pak položíme otázku „Kdo je proti?“ a postup zopakujeme. Každý hlasující potřebuje jen jeden lístek s čárovým kódem bez políček PRO/PROTI. S více čtečkami tak lze poměrně rychle zpracovat i hlasování velkého SVJ (300–700 jednotek).

c) Máme čtečku, která neumí dávkový mód, ale umí bezdrátový přenos. Možnosti jsou stejné jako v situaci a), jen pozor, abychom se při procházení sálem nedostali mimo dosah bezdrátového přenosu.

Způsoby popsané v situaci a) pod body 1 až 3 platí obdobně i pro hlasování s lístky bez čárového kódu – hlasy pak jen zapisujeme ručně.

Podle zvoleného způsobu vytiskneme jednu z variant:

Varianta A: Pro každou jednotku jeden lístek s čárovým kódem bez políček PRO/PROTI. Hodí se pro situaci a), bod 1, a pro obcházení sálu se čtečkou. Nastavíme Počet lístků pro jednu jednotku = 1 a vypneme Zobrazit pole PRO/PROTI.

Varianta B: Pro každou jednotku několik lístků s čárovým kódem bez políček PRO/PROTI. Hodí se pro situaci a), body 2 a 3. Počet lístků pro jednu jednotku nastavíme na počet návrhů usnesení a několik navíc – počítáme s tím, že padnou i protinávrhy a lístků budeme potřebovat o něco víc, než kolik máme návrhů usnesení. Zobrazit pole PRO/PROTI vypneme.

Varianta C: Pro každou jednotku několik lístků s čárovým kódem s políčky PRO/PROTI. Hodí se pro situaci a), bod 4. Počet lístků pro jednu jednotku nastavíme stejně jako u varianty B, i zde s rezervou na protinávrhy. Zobrazit pole PRO/PROTI necháme zapnuté.

Lístky s čárovým kódem vytiskneme výběrem sestavy Hlasovací lístky s čárovým kódem. V nastavení sestavy podle zvolené varianty nastavíme:

• Počet lístků pro jednu jednotku – kolik lístků se vytiskne pro každou jednotku (1 až 20; potřebujeme-li jich víc, vytiskneme sestavu vícekrát),
• Typ kódu – předvolený Čárový kód, nebo QR kód, umí-li naše čtečka číst QR kódy,
• Zobrazit pole PRO/PROTI – zda se na lístky tisknou zaškrtávací políčka PRO a PROTI. Volba je předvolena jako zapnutá, pro varianty A a B ji vypneme.

Poté klikneme na Zobrazit sestavu.

Nastavení sestavy pro variantu A:

Lístky se tisknou ve dvou sloupcích na list A4 na výšku. Na lístku je jen kód, pod ním číslo jednotky a případně políčka PRO a PROTI. Název SVJ ani jména vlastníků na lístku nejsou, lístky proto rozdáváme podle čísla jednotky.

Číslo pod kódem je číslo jednotky tak, jak je zadané v hlasování (po importu z katastru ve formátu číslo popisné/číslo jednotky, např. 1234/5). Kód samotný navíc obsahuje označení hlasování – čtečka tedy přepíše například H125|1234/5. Lístek vytištěný pro jiné hlasování aplikace při načítání odmítne. Lístky s čárovým kódem proto tiskneme pro každé hlasování znovu a lístky z dřívějších shromáždění nepoužíváme – starší lístky, které označení hlasování ještě nemají, by aplikace přijala a nerozlišila, ke kterému hlasování patří.

Pro označení jednotek doporučujeme nepoužívat českou diakritiku – nejlépe ponechat jednotky označené stejně, jak je označuje katastr. Čárový kód (kódování Code 128) diakritiku neumí.

Příklad hlasovacích lístků s čárovým kódem pro variantu A (jeden lístek pro každou jednotku, bez políček PRO/PROTI):

Příklad hlasovacích lístků s čárovým kódem pro variantu C (v příkladu čtyři lístky pro jednu jednotku s políčky PRO/PROTI):

Poznámka: Lístky s čárovým kódem se tisknou pro jednotky, ne pro osoby – spoluvlastníci jedné jednotky mají společné lístky a vlastník více jednotek dostane lístky ke každé z nich. Hlas se ale v evidenci zapisuje účastníkovi: načtením lístku kterékoli jednotky, kterou účastník zastupuje, se jeho volba započte za všechny jeho jednotky. Vlastníkovi nebo zmocněnci s více jednotkami tedy stačí při každém hlasování odevzdat lístek jedné z nich.

Poznámka: Aplikace Hlasování pracuje se všemi čtečkami, které emulují klávesnici (čtečka se v podstatě chová jako klávesnice). Čtečka musí za každým kódem odeslat Enter (nový řádek), aby byl každý kód na samostatném řádku. Doporučujeme čtečky Virtuos, např. CCD čtečku Virtuos BT-310N. CCD čtečky čtou jen klasické čárové kódy – chceme-li tisknout lístky s typem kódu QR kód, potřebujeme čtečku, která umí číst i QR kódy.

Zkušební hlasování pak odstraníme (viz Založení hlasování).

Chceme-li, aby vlastníci přítomní na shromáždění hlasovali sami svým mobilním telefonem, vytiskneme předem také sestavu Hlasovací lístky s QR kódem. Každý vlastník i spoluvlastník dostane ke každé své jednotce osobní lístek a hlasy z telefonů se zapisují rovnou do Evidence. Lístek platí od Začátku do Konce hlasování a hlasovat přes něj lze odkudkoli, proto ho vlastníkům předem neposíláme a předáváme ho až při prezenci. Tisk, předání lístků i samotné hlasování popisuje stránka Hlasování vlastníků přes QR kód.

Poznámka: Sestava Hlasovací lístky s QR kódem je něco jiného než volba QR kód v poli Typ kódu u sestavy Hlasovací lístky s čárovým kódem. Takový lístek načítá čtečka v okně Načtení čárových kódů, vlastník s ním v telefonu hlasovat nemůže.

Na záložce Sestavy najdeme i další podklady pro shromáždění:

• Program – body programu s názvem a obsahem, např. jako podklad pro předsedajícího,
• Seznam usnesení – návrhy usnesení s bodem programu, ke kterému patří, a s potřebným kvórem,
• Plná moc – prázdný formulář „Zmocnění zástupce spoluvlastníků jednotky nebo manželů vůči SVJ (plná moc)“, který se vyplňuje ručně. Spoluvlastníci jednotky – i manželé, kteří ji mají ve společném jmění – hlasují prostřednictvím společného zástupce (§ 1185 odst. 2 NOZ). Formulář proto můžeme přiložit k pozvánce nebo ho mít připravený u prezence.

Máme tedy vytištěnou prezenční listinu i hlasovací lístky. Shromáždění začíná.