Zápis a tisky

Po shromáždění připravíme zápis a vytiskneme sestavy, které dokládají průběh hlasování – Zápis, Seznam hlasování a Protokol. Všechny najdeme v detailu hlasování na záložce Sestavy. Přehled všech sestav i s jejich nastavením je na stránce Přehled sestav.

Sestavy zobrazí administrátor a předseda, kterému hlasování patří (viz Uživatelé, předsedové a vlastnictví hlasování). Zobrazit je můžeme kdykoli, i po Konci hlasování. Sestava se vždy vytvoří z aktuálních dat, takže po každé opravě v evidenci ji stačí zobrazit znovu.

Zápis můžeme zobrazit už během shromáždění, doporučujeme ho však „vyrobit“ až v klidu po jeho skončení. Během shromáždění si děláme poznámky (na papír, hlasový záznam, těsnopis apod.), které pak do zápisu doplníme.

Zápis je v podstatě běžná sestava, která do textu vloží údaje z hlasování – datum a místo konání, program, návrhy usnesení a výsledky hlasování. Zobrazíme ho takto:

1. V detailu hlasování klikneme na záložku Sestavy.
2. V rozbalovacím seznamu -- Vyberte sestavu -- vybereme Zápis.
3. Rozbalíme Zobrazit nastavení sestavy.
4. Do pole Čas ukončení můžeme zadat čas, kdy shromáždění skončilo. Pole není povinné – vyplníme-li ho, zápis bude obsahovat větu „Shromáždění SVJ bylo ukončeno v … hod.“
5. Klikneme na Zobrazit sestavu. Zápis se zobrazí pod nastavením.

Poznámka: Čas ukončení se neukládá. Po novém otevření hlasování ho před zobrazením zápisu vyplníme znovu.

• Nadpis „Zápis ze shromáždění“. Je-li na záložce Detail zapnuté Náhradní hlasování, nadpis zní „Zápis z náhradního shromáždění“.
• Název a IČ SVJ, ke kterému hlasování patří. Do sestavy je nezadáváme – aplikace je vypíše pod výběrem sestavy („Sestavy se tisknou s názvem SVJ: …“).
• Datum a čas konání podle pole Začátek a místo konání podle pole Místo konání na záložce Detail.
• Údaj o usnášeníschopnosti, např. „Shromáždění je usnášeníschopné“ (u náhradního shromáždění „Náhradní shromáždění je usnášeníschopné“). Aplikace ho přebírá z prvního usnesení, u kterého je zapsaná účast.
• Program – číslo a název každého bodu programu, ke kterému patří alespoň jedno usnesení. Usnesení bez bodu programu najdeme pod nadpisem „Bez bodu programu“.
• U každého bodu jeho název a text a pod nadpisem „Návrh usnesení“ text usnesení s výsledkem hlasování: „Pro“, „Proti“ a „Zdrželo se“ v procentech, „Návrh přijat: Ano/Ne“ a dále „Zastoupené jednotky“ a „Nezastoupené jednotky“ (počet a podíl v procentech). Výsledky odpovídají údajům, které na záložce Evidence zobrazíme po rozbalení Zobrazit výsledek usnesení. U usnesení s kvórem Pouze na vědomí je místo výsledku „Usnesení: Pouze na vědomí“. Potřebné kvórum zápis u shromáždění neuvádí.
• Větu o ukončení shromáždění, pokud jsme vyplnili Čas ukončení.
• Seznam „Členové výboru“ se jmény a rolemi ze záložky Výbor (předseda, místopředseda, členové výboru a ověřovatel).

Poznámka: Body programu, ke kterým není zadané žádné usnesení (např. zahájení, diskuse nebo závěr), se v zápisu neobjeví – doplníme je ve Wordu.

Zápis, ale i jakoukoli jinou sestavu, uložíme po kliknutí na Zobrazit sestavu pomocí ikony diskety na liště nad sestavou. Nabídne se formát Excel, PDF nebo Word. Pro úpravy zápisu zvolíme Word, pro tisk a archivaci PDF.

Záložka Sestavy se zobrazeným zápisem a otevřenou nabídkou formátů:

Poznámka: U sestav Hlasovací formulář a Hlasovací lístky s QR kódem nabízí ikona diskety navíc PDF (jednotlivě) – archiv ZIP, ve kterém je každý formulář nebo lístek v samostatném souboru PDF (viz Přehled sestav).

Zápis si stáhneme ve formátu Word a upravíme ho u sebe na svém počítači. Takto vytvořený dokument můžeme libovolně upravovat, tzn. především doplnit významné body jednání:

• kdo shromáždění zahájil a řídil a kdo zápis vyhotovil,
• obsah rozpravy k jednotlivým bodům, kdo podal protinávrh, témata vystoupení hostů,
• body programu bez usnesení,
• potřebné kvórum u jednotlivých usnesení – zápis ho u shromáždění neuvádí, najdeme ho v sestavě Protokol jako „Potřebné kvórum“,
• změny účasti během shromáždění, případně ukončení shromáždění pro nezpůsobilost usnášet se (viz Další usnesení, změny účasti a nezpůsobilost),
• místa pro podpisy – zápis z aplikace řádky pro podpisy nemá.

Hlasovali-li jsme o protinávrhu v aplikaci jako o dalším usnesení, zápis ho už obsahuje i s výsledkem a doplníme jen, kdo ho podal.

Uplynul-li už Konec hlasování, je záložka Evidence jen pro čtení a výbor, jednotky, program ani usnesení už nelze upravit. Potřebujeme-li ještě něco opravit:

1. Na záložce Detail posuneme Konec na pozdější čas a klikneme na Aktualizovat detail.
2. Opravíme, co potřebujeme (evidenci, výbor, jednotky, program nebo usnesení), a zápis zobrazíme znovu.
3. Na záložce Detail vrátíme Konec zpět a klikneme na Aktualizovat detail.

Kdo jak hlasoval, dokládají sestavy Seznam hlasování a Protokol. Obě u každého usnesení vypíší účastníky s jejich podílem, hlasem a zastupovanými jednotkami. U hlasu odevzdaného přes lístek s QR kódem je navíc „Zdroj hlasu“ – čas odevzdání a číslo jednotky z lístku.

1. Na záložce Sestavy vybereme v rozbalovacím seznamu Seznam hlasování nebo Protokol.
2. Rozbalíme Zobrazit nastavení sestavy a v poli Řazení účastníků zvolíme, jak budou účastníci seřazeni: Podle jména, Podle zastupovaných jednotek nebo Podle hlasování (podle toho, jak hlasovali).
3. Klikneme na Zobrazit sestavu a sestavu uložíme přes ikonu diskety.

Sestavy se liší tím, co uvádějí k usnesení:

• Seznam hlasování – usnesení seskupená podle bodů programu, u každého text usnesení (delší text zkrácený na 250 znaků), výsledek (např. „Usnesení je přijato“) a pod ním účastníky. U usnesení Pouze na vědomí se účastníci nevypisují.
• Protokol – sestava „Protokol o hlasování“ má dvě části. V části „Souhrnné informace“ je u každého usnesení podíl hlasů pro, proti a zdržel se, potřebné kvórum, výsledek a počet zastoupených a nezastoupených jednotek (i v procentech). Na další stránce následují „Podrobné informace o hlasování“ se seznamem účastníků.

Poznámka: U schůze výboru se nabízejí jen sestavy Program, Seznam usnesení, Seznam hlasování a Protokol.

Ověřovatele zápisu zadáme v detailu hlasování na záložce Výbor (viz Výbor):

1. Klikneme na Nový člen výboru.
2. Vyplníme Jméno a v poli Role vybereme Ověřovatel.
3. Klikneme na Uložit.

Zápis ověřovatele uvede v seznamu „Členové výboru“ s rolí „Ověřovatel“, za předsedou, místopředsedou a členy výboru. Výbor i ověřovatele můžeme zadávat a měnit od založení hlasování až do jeho Konce. Nestihli-li jsme ověřovatele zadat, dopíšeme ho do zápisu ve Wordu, nebo postupujeme podle části Oprava údajů po Konci hlasování.

Poznámka: U schůze výboru se zápis netiskne. Zadáme-li tam na záložce Výbor ověřovatele, mezi hlasující členy výboru se nepočítá a do evidence se nenabízí – počítají se jen předseda, místopředseda a členové výboru (viz Schůze výboru).

Hotový zápis vytiskneme a předáme ke kontrole a podpisu ověřovateli zápisu. Kdo zápis vyhotovuje a podepisuje, kdo ho ověřuje a jak se zpřístupní vlastníkům, upravují zpravidla stanovy SVJ – řídíme se jimi. K zápisu můžeme přiložit podepsanou Prezenční listinu a Seznam hlasování nebo Protokol.

Podepsaný zápis naskenujeme a nahrajeme k hlasování na záložku Přílohy. Používáme-li i modul Správce, můžeme ho odtud zpřístupnit uživatelům vybraných domů (viz Přílohy).

Poznámka: Výsledek rozhodování mimo zasedání oznámíme vlastníkům písemně bez zbytečného odkladu, u přijatého rozhodnutí i s jeho plným zněním (§ 1213 NOZ). Aplikace oznámení nerozesílá – jako podklad poslouží upravený zápis. Vrácené formuláře a ostatní dokumenty k rozhodování mimo zasedání uchovává SVJ po celou dobu své existence (§ 158a NOZ).