Rozeslání pozvánek

Víme, kdy a kde se má shromáždění konat, máme zadán výbor, jednotky a jejich vlastníky i program schůze.

Je tedy na čase rozeslat pozvánky na shromáždění. Na záložce Sestavy naleznete ve výběru sestav položku Pozvánka, která vytiskne pro každého vlastníka pozvánku včetně programu shromáždění.

Pozvánky následně můžete rozdat do schránek, rozeslat poštou nebo e-mailem.

Alternativa: Možnost odeslání pozvánek přes ikonu šipky vedle tlačítka Nový bod - Odeslat pozvánky e-mailem

Odeslání pozvánek e-mailem je funkce, která prostřednictvím e-mailového systému zabudovaného ve Správci automaticky rozešle pozvánky vybraným vlastníkům ve vašem SVJ. Stačí, aby měl každý vlastník u své jednotky vyplněnou e-mailovou adresu, na kterou má být pozvánka odeslána (viz obrázek níže).

Po otevření okna s úlohou Odeslat pozvánky e-mailem se dostaneme na záložku Obsah. Zde můžeme vidět, že už máme předem napsaný obsah e-mailu a text hlavičky/zápatí pozvánky. Do názvu sestavy je vhodné napsat název bytového domu, kde se shromáždění koná.

Není naprostý problém jakýkoliv text přepsat dle uvážení:

Text zprávy/pozvánky jsme buď ponechali stejný, nebo jsme přepsali dle libosti…nyní můžeme kliknout na další záložku E-maily vlastníků.

Tady si vybereme jednotlivé vlastníky, kterým si budeme přát e-mail s jejich pozvánkou odeslat. Přílohu e-mailu (pozvánku) si můžeme ověřit kliknutím na tlačítko u daného vlastníka: Stáhnout přílohu. Pro zjednodušení výběru ze seznamu, můžeme zaškrtnout oba dva filtry…to nám zaručí, že neodešleme e-mail vlastníkovi, kterému jsme nevyplnili adresu nebo neodešleme jednomu vlastníkovi několik e-mailů se stejnou pozvánkou (např. pokud v jednotkách existuje vlastník, který je vlastníkem více jednotek a u všech jsme vyplnili jeho e-mail).

Po výběru vlastníků klikneme na Zpracovat a počkáme, až úloha zařadí všechny e-maily do fronty. Čas zpracování závisí na počtu vybraných vlastníků.

Něco málo o frontě e-mailů…

Aplikace Hlasování je součástí větší aplikace Správce, která využívá tzn. frontu e-mailů. Fronta slouží k postupnému odesílání e-mailů během hodinových intervalů - každou hodinu se odešle určitá dávka e-mailů. Většinou se e-maily odesílají velmi brzo po zařazení do fronty, ale při větším náporu se může stát, že se e-mail odešle až po nějaké době (v extrémních případech to bývá maximálně pár hodin).

Pokud jsme již nějaké pozvánky odeslali, můžeme si po kliknutí na záložku Fronta e-mailů v levém panelu zobrazit e-maily, které jsou zařazené pro odeslání a které již byly odeslány.

Příklad fronty e-mailů:

Pár poznatků k příkladu fronty e-mailů:

1. Vidíme, že ve frontě jsou aktuálně 3 e-maily s pozvánkou na shromáždění, které jsme zařadili do fronty z Hlasování.
2. 2 e-maily byly úspěšné odeslány. To si můžeme potvrdit tím, že zkontrolujeme kolonku Datum odeslání, která je vyplněna časem, kdy byl e-mail odeslán.
3. 1 e-mail nebyl odeslán. V kolonce Komu u mokr@testcz vidíme červený vykřičník. To značí, že při pokusu o odeslání došlo chybě. V tomhle konkrétním případě jde o špatně vyplněnou doménu e-mailové adresy „testcz“, kde chybí tečka před cz.
4. Zároveň vidíme i čtvrtý e-mail s oznámením o neplatné adrese. Systém sám odešle e-mail administrátorovi (tedy Vám) s informací o chybně.
5. V levém panelu u záložky Fronta e-mailů vidíme v červeném poli číslo jedna. To značí celkový počet e-mailů, které se nepodařilo z fronty odeslat.

Pokud máme ve frontě neodeslaný e-mail kvůli chybě, můžeme učinit nápravu a e-mail znovu zkusit odeslat:

1. Nejdříve smažeme chybný e-mail z fronty. E-maily se sice po určité době z fronty automaticky smažou, ale můžeme i ručně.
2. Vrátíme se do Hlasování do detailu jednotky, kde je dotyčný vlastník se špatně vyplněnou e-mailovou adresou.
3. E-mail u vlastníka opravíme a změnu uložíme.
4. Vrátíme se do okna s úlohou na odeslání pozvánek.
5. V seznamu vlastníků vybereme dotyčného vlastníka, kterému jsme e-mail opravili.
6. Klikneme na tlačítko Zpracovat.
7. Po nějaké době zkontrolujeme ve frontě e-mailů, zdali byl e-mail tentokrát úspěšně odeslán.