Vyúčtování má za cíl nejen přeplatky a nedoplatky vypočítat, ale také usnadnit správci jejich výplatu, respektive výběr.

Zajistit, aby byl přeplatek vyplacen správné osobě, ve správné výši a jen jednou — tedy zabránit tomu, aby se týž přeplatek vyplatil současně hotovostí i složenkou. Program se zaměřuje zejména na sledování vyplacených prostředků, protože nesprávně vyplacenou částku je obtížné získat zpět.

Mechanismus výplatních skupin slouží k evidenci výplat přeplatků.

• Při každé výplatě správce zadá výplatní skupinu.
• Při tisku nebo exportu seznamu vyplácených subjektů lze výplatní skupinu zaznamenat; u každého subjektu se tím zaznamená informace o vyplacení a o způsobu výplaty — hotovost, převod, složenka.
• Při dalších výplatách se nabízejí pouze subjekty bez zaznamenané výplatní skupiny.
• Zaznamenání skupiny zároveň blokuje akce ovlivňující výsledek vyúčtování u těchto subjektů. Blokaci lze kdykoli zrušit.

Ve správě výplatních skupin lze:

• měnit nebo rušit výplatní skupiny jednotlivých subjektů,
• rušit, slučovat nebo měnit způsob výplaty celých skupin,
• vytvářet dávky plateb — nejdůležitější funkce; vygeneruje soubor plateb, který usnadní zadání skutečně vyplacených částek.

Správce vyplácí přeplatky do 200 Kč hotovostí a vyšší částky složenkou. Příslušné úlohy připraví seznamy a soubory pro výplatu. Po lhůtě pro výplatu správce obdrží seznamy nevyplacených subjektů, vytvoří dávky plateb, načte je do programu a odstraní záznamy nevyplacených. Výsledkem je záznam jednotlivých výplat v saldu subjektů.

Po vyúčtování obvykle následuje úprava záloh na další období. Princip:

1. Z vyúčtování se zjistí náklady, které na konkrétní subjekt za zúčtovací období připadly.
2. Nebyl-li subjekt v objektu po celé zúčtovací období, náklady se poměrně navýší na teoretické náklady za plné období; zohledňuje se přitom klimatická náročnost jednotlivých měsíců.
3. Náklady se zvýší o předpokládané navýšení cen služby.
4. Odečtou se zálohy, které již byly subjektu v novém zúčtovacím období vyměřeny.
5. Zbytek se vydělí počtem měsíců do konce zúčtovacího období — vznikne měsíční záloha.
6. Je-li záloha určována výpočtem podle jednotek, z měsíční zálohy a aktuálního stavu jednotek se vypočítá sazba za jednotku.
7. Výsledná částka se zaokrouhlí podle pravidel nastavených v Nastavení agendy.

Upozornění
Hromadné akce s sebou nesou riziko hromadných nedopatření. Při hromadném zpracování chybí lidský prvek, který by korigoval nepochopitelný výsledek. Zvýšení zálohy ze 100 Kč na 1 200 Kč je nájemci těžko vysvětlitelné, i když z výpočtu vyšlo správně. Hromadně lze nastavit zálohy pouze u složek s pevnou měsíční částkou nebo s výpočtem podle jednotek; zálohy dané platebním kalendářem podloženým smlouvou je nutné měnit ručně.

Upozornění
Nesprávně vyplacený přeplatek se získává zpět obtížně. Výplatní skupinu zaznamenejte před výplatou, ne po ní.