Vyúčtování je rozděleno na tři kroky: rozpočítání nákladů, vyčíslení stavů kont a převod výsledků do salda.

Nejmenší jednotkou pro každý krok je celek. Každý krok lze provést až po provedení kroku předchozího; aplikace to kontroluje. Každý už provedený krok lze vzít zpět.

Stěžejní úloha. Zjistí skutečné náklady připadající na jednotlivé subjekty a vyčíslí zálohy na služby v zúčtovacím období. Program vychází z podkladů zadaných obsluhou během roku.

Po spuštění se data uzamknou a zkopírují. Kopírují se pouze data potřebná pro rozpočítání aktuálně rozpočítávaných celků, takže veškeré změny učiněné po spuštění nemají na výsledek rozpočítání vliv.

Tip
Nerozpočítávejte náklady ve všech celcích najednou, ale po menších skupinách celků. Rozdíl v rychlosti může být mnohonásobný a chybný údaj se v menší skupině snáz najde.

Před rozpočítáním zkontrolujte:

• jednotky za celé zúčtovací období — Zadání a oprava jednotek
• odečty měřidel a jejich převod do jednotek — Převod spotřeby z odečtů
• období nákladů a jejich rozúčtovací pravidla — Náklady a výnosy
• období, kdy byly objekty bez nájemce — Zadání služeb do objektů neobsazených nájemcem
• chybějící odečty a neobvyklé spotřeby — sestavy Měřidla bez odečtů a Kontrola rozdílů naměřených spotřeb

Zjistí zůstatky kont jednotlivých subjektů. Provádí se jen tehdy, chce-li správce spojit vyúčtování se zohledněním přeplatků a nedoplatků na kontech, a tím ovlivnit vyplácenou nebo pohledávanou částku. Chce-li vystavit pouze „čistý„ protokol z vyúčtování, lze celky označit jako bez vyčíslení stavů kont.

Stavy lze vyčíslit dvěma metodami:

• Dle účetního období – berou se pouze předpisy vyměřené nejpozději v zadaném účetním období a platby na konto přiřazené (nikoli pořízené) nejpozději v tomtéž období. Vhodnější pro kontrolu s účetnictvím; při špatné práci s účetním obdobím a přiřazováním plateb však vyčíslené zůstatky neodpovídají faktickým zůstatkům.
• Dle datumu zůstatku – věrně zobrazuje faktický vývoj zůstatku na saldu uživatele. Vhodnější pro komunikaci s uživateli bytů, ale kontrola zůstatků na účetnictví je obtížná.

Po vyčíslení a kontrole lze vytisknout protokoly z vyúčtování a doručit je subjektům. Následuje reklamační období, ve kterém lze provést některé úpravy.

Až tímto krokem se mění vlastní data aplikace — na saldech subjektů se založí předpisy odpovídající výsledku. I tento krok je vratný.

Volby obsluhy:

• Období a datum předpisu – datum předpisu musí korespondovat s obdobím předpisu. Údaje lze určit zvlášť pro přeplatky a zvlášť pro nedoplatky.
• Varianty předpisování – buď se předpis vyměří pro každou složku zvlášť, nebo se vše vyměří pod jednou souhrnnou složkou. První způsob volí správci potřebující vykázat výsledky po složkách, druhý ti, kterým stačí jeden úhrnný předpis a jeho případná úhrada.
• Konto – konto, na které se předpisy vymezí; implicitně aktivní konto.
• Účetní předkontace – předkontace předpisů z vyúčtování.

Tip
Přeplatkům dávejte co nejstarší datum předpisu, aby brzy umořily případný dluh na saldu a snížily penále. Nedoplatkům dávejte datum, které správce určil jako termín splatnosti pohledávek z ročního vyúčtování.