Vyúčtovat lze dvěma zásadně rozdílnými způsoby, na předepsané zálohy (dříve jediný způsob, dnes implicitní) nebo zaplacené zálohy. Způsob se určuje při založení nového vyúčtování v úloze Rozpočítání nákladů ve Formulář Rozpočítání nákladů.

Vysvětlení a metodika výpočtů
-Pojmy-
PRZ -	předepsané zálohy - předpisy vyúčtovávaných služeb typu záloha 
s obdobím předpisu připadajícím na zúčtovací období
PLZ -	zaplacené zálohy - platby (libovolné) přiřazené 
(v libovolném účetním období) na předepsané zálohy
PRO -	ostatní předpisy - předpisy, které nejsou PRZ 
(tj. předpisy nájmu, staré zálohy, předpisy z vyúčtování apod.)
PLO -	ostatní platby - platby přiřazené na ostatní předpisy
SKN -	skutečné náklady
CIV -	čisté vyúčtování - rozdíl předepsaných resp. zaplacených záloh 
a skutečných nákladů
STS -	stav salda
VV -	výsledek vyúčtování - je vždy roven CIV + STS
-Vyúčtování na předepsané zálohy-
CIV =	PRZ - SKN
STS =	PLZ + PLO - PRZ - PRO
VV =	CIV + STS = PLZ + PLO - SKN - PRO
-Vyúčtování na zaplacené zálohy-
CIV =	PLZ - SKN
STS =	PLO - PRO
VV =	CIV + STS = PLZ + PLO - SKN - PRO

Pokud budou ve vyúčtování (konkrétně ve vyčíslení stavů kont) zohledněny všechny předpisy a platby, vyjdou vyúčtování stejně pro oba způsoby (obvyklá situace). Pokud nevyjde stejně, je to zřejmě způsobeno přiřazením plateb. Rozdíl nastane v situaci, kdy je na předpis záloh přiřazena platba např. z 15.3.2003 a stavy kont jsou vyčísleny k datu 28.2.2003. Při vyúčtování na zaplacené zálohy je pak tato platba zohledněna, při vyúčtování na předepsané zálohy nikoli.

Výhodou programu SSB2000 je možnost provedení libovolného počtu vyúčtování. Vyúčtování totiž probíhá tím způsobem, že jsou nejdříve zjištěny podklady a spočítán výsledek vyúčtování, a pak teprve je na základě příkazu obsluhy převeden výsledek vyúčtování do salda. To znamená, že je možno to samé zúčtovací období vyúčtovat několikrát podle různých kritérií a do salda převést pouze jedno vyúčtování. Ostatní provedená vyúčtování pak lze jednoduše odstranit a archivovat pouze jedno, „správné“, vyúčtování. Tato filosofie umožňuje obsluze bez rizika vyúčtovat pokusně např. v průběhu roku, kdy nejsou ještě známy všechny náklady, a získat rámcovou představu o výsledku celkového vyúčtování. Je možno také vyúčtovat každou službu samostatně pro jednodušší kontrolu správného a úplného zadání a rozúčtování nákladů a poté spustit finální celkové vyúčtování, které stačí zkontrolovat jen rámcově na celková čísla.

Obrázek 759: Vyúčtování lze provést několikrát

Dalším prvkem, který umožňuje flexibilní práci s vyúčtováním je možnost v jednom vyúčtování zpracovat pouze část celků. Jednoduše tedy lze vyúčtovat spravované celky města odděleně od celků společenství vlastníků.

Obrázek 760: Vyúčtovat celky lze po etapách

Samozřejmě je možno kombinovat oba způsoby vyúčtování, pokusně vyúčtovávat celky města odděleně od pokusných vyúčtování jednotlivých společenství vlastníků.

Obrázek 761: Pokusná vyúčtování s vyúčtováním po celcích lze kombinovat

V rámci jednoho vyúčtování není nutné rozúčtovat všechny celky najednou. Program SSB2000 umožňuje postupné přidávání celků do vyúčtování i jejich případné vyjmutí z vyúčtování. Tato vlastnost programu SSB2000 umožňuje snadnější kontrolu správnosti vyúčtování (je snazší se zorientovat v seznamu zjištěných chyb, pokud jich je pouze několik pro malé množství celků) a časovou pružnost vyúčtování (lze vyúčtovat několik celků, pro které jsou již známy veškeré náklady a ostatní celky vyúčtovat později.

Aby proces vyúčtování byl opravdu co nejpružnější, umožňuje program SSB2000 stornovat i vyúčtování, ze kterého byly převedeny výsledky vyúčtování do salda. Uživatel programu SSB2000 tedy může provádět vyúčtování bez obav, neboť každý krok učiněný v rámci vyúčtování je vratný. (To se samozřejmě netýká činností mimo program SSB2000. Peníze fyzicky neoprávněně vyplacené nájemci skutečně nelze od nájemce stiknutím tlačítka vzít zpět…)

Proces rozpočítání nákladů je nejsložitějším v celém vyúčtování a je ovlivněn mnoha údaji zadávanými do programu SSB2000. V této sekci budou všechny tyto údaje podrobně popsány.

Pro rozpočítání nákladů je důležitá informace, kdy byla konkrétní služba poskytována. Poskytování služby je svázáno s vyměřením předpisu na tuto službu. Časový interval, po který byla služba poskytována, je pak zjištěn z údajů Od dne a Do dne předpisu. Pokud není jeden z údajů Od dne a Do dne vyplněn, odvodí se interval poskytování služby z údaje Období předpisu a má se za to, že služba byla poskytována od prvého do posledního dne měsíce obsaženého v údaji Období předpisu. Do procesu zjištění poskytování služby nejsou zahrnuty ty předpisy, které jsou označeny Ne vyúčt. (lze nastavit z obrazovky Pohyby salda po stisku tlačítka Detail předpisu). Kromě zjištění poskytování služby na základě vyměření předpisu lze v úloze Vyúčtování ⇒ Zadání služeb do objektů neobsazených nájemcem explicitně zadat poskytování konkrétní služby. Jak název úlohy napovídá, slouží zejména k zadání údaje o poskytování služby v neobsazených objektech. Ať již je informace o poskytování služby zjištěna na základě vyměření předpisu nebo je explicitně zadána, je vždy zároveň zřejmé, v jakém vztahu (vlastník-nájemce, hospodář vlastník apod.) byla poskytována.

Poté, kdy je jasné, kdy a v jakém vztahu byla služba poskytována, zjišťuje program přímo konkrétní subjekty, které službu poskytovaly. Zjištění subjektů se provádí na základě údaje od kdy do kdy ten který subjekt v objektu figuroval (datum nastěhování a odstěhování).

Příklad: Metodika vyúčtování - zjištění poskytovatele služby

V objektu číslo 13 byl vlastníkem od 1.1.1990 do 30.6.2002 Obecní úřad Dolní Lhota. Od 1.7.2002 je vlastníkem fyzická osoba Novotný František. Od 1.1.1990 je v objektu nájemcem Novák Jan. Nájemci byl na saldo předepsán jediný předpis na službu Teplo ve výši 0,- Kč s údaji Od dne 1.1.2002 Do dne 31.12.2002 (správce zpětně doplnil předpis). Při vyúčtování roku 2002 se má za to, že v období 1.1.2002 až 30.6.2002 poskytoval službu Teplo vlastník Obecní úřad Dolní Lhota a v období 1.7.2002 až 31.12.2002 tutéž službu poskytoval vlastník Novotný František. Pro zjištění poskytování služby tedy není důležitý údaj v předpisu, kde je uvedeno, že předpis je vyměřen vlastníkem Novotným Františkem nájemci Novákovi Janovi. Program SSB2000 navíc provádí kontrolu, zda jeden subjekt v jednom období neposkytuje službu ve více vztazích. Pak by totiž nebylo lze určit, v jakém vztahu se má vyúčtovat jaká část nákladu. Není tedy například možné, aby hospodář objektu Společenství vlastníků poskytoval službu jak vlastníkovi Novotnému Františkovi tak nájemci Novákovi Janovi.

Jakmile jsou známy období, vztahy a subjekty poskytující službu, je třeba ještě zjistit jednotky platné v objektu v tomto období. Pak jsou již známy veškeré podklady pro samotné rozpočítání jednotlivých položek nákladů. Proto se celá tato část rozpočítání nákladů nazývá sestavení mapy služeb a je pod tímto názvem prezentována v ukazateli průběhu rozpočítání.

Rozpočítání samotné pak pouze zjišťuje celkový součet jednotek platných v jednotlivých dnech v dotčených objektech a následně celkovou částku za položku nákladu rozdělí v poměru jednotek mezi jednotlivé objekty. Dotčené objekty a dny pro rozpočítání jsou stanoveny na základě údajů položky nákladu. Dny pro rozpočítání jsou určeny podle údaje Období nákladu od-do. Dotčené objekty jsou určeny podle údaje Rozpočítat na. Pokud je navíc u položky nákladu vybrána volba Rozpočítat v objektech plátce, jsou objekty omezeny pouze na ty, ve kterých se vyskytuje středisko zadané v údaji Středisko plátce v nejvyšším vztahu z hlediska poskytování služby.

Příklad: Metodika vyúčtování - středisko plátce

V objektu číslo 13 v celku číslo 666 byl vlastníkem od 1.1.1990 do 30.6.2002 Obecní úřad Dolní Lhota. Od 1.7.2002 je vlastníkem fyzická osoba Novotný František. Od 1.1.1990 do 31.7.2002 je v objektu nájemcem Novák Jan, od 1.8.2002 je v objektu nájemcem Novotná Jitka. Službu poskytoval v období od 1.1.2002 do 31.5.2002 vlastník Obecní úřad Dolní Lhota nájemci Novákovi Janovi, v období od 1.6.2002 do 30.6. správce vlastníkovi Obecní úřad Dolní Lhota a vlastník Obecní úřad Dolní Lhota nájemci Novákovi Janovi, v období od 1.7.2002 do 31.10.2002 správce vlastníkovi Novotnému Františkovi a vlastník Novotný František nájemci Novákovi Janovi a v období od 1.11.2002 do 31.12.2002 správce vlastníkovi Novotnému Františkovi a vlastník Novotný František nájemci Novotné Jitce. Položka faktury je zadána jako Rozpočítat na celek číslo 666 a Období nákladu od-do od 2002/01 do 2002/12, zároveň je vybrána volba Rozpočítat v objektech plátce. Plátcem položky faktury je středisko Obecní úřad Dolní Lhota, do kterého patří vlastník Obecní úřad Dolní Lhota. Položka nákladu bude proto v tomto objektu rozpočítána pouze za období od 1.1.2002 do 31.5.2002.

Obrázek 762: Příklad poskytování služby

Jiná situace by nastala, pokud by položka nákladu neměla vybránu volbu Rozpočítat v objektech plátce. Pak by byla položka faktury rozpočítána za celé období, přičemž za období od 1.1.2002 do 31.5.2002 by skutečné náklady vyčísloval vlastník Obecní úřad Dolní Lhota nájemci Novákovi Janovi, za období od 1.6.2002 do 30.6.2002 by skutečné náklady vyčísloval správce vlastníkovi Obecní úřad Dolní Lhota a za období od 1.7.2002 do 31.12.2002 by skutečné náklady vyčísloval správce vlastníkovi Novotnému Františkovi.

Obrázek 763: Příklad rozpočítání nákladu na služby

Tato fáze rozpočítání se nazývá prvá vlna. Po ní následuje další fáze zvaná druhá vlna, ve které jsou spočteny náklady, které vyčísluje vlastník Obecní úřad Dolní Lhota nájemci Novákovi Janovi za období od 1.6.2002 do 30.6.2002 , dále náklady, které vyčísluje vlastník Novotný František nájemci Novákovi Janovi za období od 1.7.2002 do 31.7.2002 a náklady, které vyčísluje vlastník Novotný František nájemci Novákové Jitce za období od 1.8.2002 do 31.12.2002. Teoreticky se může vyskytnout i třetí vlna rozpočítání v tom případě, kdy je služba poskytována zároveň ve vztazích správce-hospodář (prvá vlna), hospodář-vlastník (druhá vlna) a vlastník-nájemce (třetí vlna), tento případ se však v praxi téměř nevyskytuje. Program SSB2000 umožňuje nastavit pro každou vlnu rozpočítání jiná pravidla pro rozpočítání nákladu (tj. jiné jednotky a vzorec, podle kterého se bude rozpočítávat). To umožňuje například zohlednit situaci, kdy správce spravuje vlastnický dům, ve kterém někteří vlastníci své byty pronajímají a pro rozpočítání nákladů od společenství vlastníků jednotlivým vlastníkům platí jiná pravidla než pro rozpočítání nákladů od jednotlivých vlastníků jednotlivým nájemcům.

Posledním krokem při rozpočítání nákladů je zjištění předepsaných záloh. Zálohy jsou zjišťovány jen tehdy, je-li při definici vyúčtování vybrána volba Při vyúčtování započítat předepsané zálohy.

Aby bylo možno vyúčtování provést, je nutno je nejdříve nadefinovat. K tomu slouží úloha Vyúčtování ⇒ Vyúčtování. Po spuštění této úlohy je zobrazen seznam již definovaných vyúčtování včetně jejich nejdůležitějších nastavení. Stisknutím tlačítka Přidat je zobrazen formulář pro definici nového vyúčtování. Jak se dá předpokládat, je možno zadat období pro vyúčtování a další potřebné údaje pro vyúčtování. Těmito údaji lze proces vyúčtování (a tím i jeho výsledek) podstatně ovlivnit.

Příklad: Metodika vyúčtování - definice vyúčtování

Správce pořizoval do programu SSB2000 všechny položky nákladů se skupinou „V2002“. Při ročním vyúčtování započítal předepsané zálohy a do vyúčtování zahrnul všechny skupiny faktur (zpracují se pouze náklady s příslušným obdobím nákladu a všechny složky předpisů.

Obrázek 764: Definice vyúčtování

Po rozeslání protokolů jednotlivým subjektům správce obdrží několik dodatečných faktur ovlivňujících výsledek vyúčtování. Má dvě možnosti. Buď prohlásit za neplatné protokoly, které již byly rozeslány a provést vyúčtování dotčených celků znovu, nebo rozpočítat nově došlé položky faktur v dodatečném vyúčtování a rozeslat dodatečné protokoly bez započtení záloh na služby (jinak by byly zálohy na služby zohledněny dvakrát). Pokud se tedy rozhodne pro druhou možnost, je třeba nově došlé položky faktur pořídit do programu SSB2000 se skupinou např. „D2002“ a při definici vyúčtování nepovolit započtení záloh na služby.

Obrázek 765: Definice dodatečného vyúčtování

Z formuláře definice vyúčtování se také jednotlivá vyúčtování spouští, případně lze nepotřebná vyúčtování zrušit (tlačítko Zrušit). Je si však třeba uvědomit, že zrušené vyúčtování je nenávratně odstraněno.

Spuštění vyúčtování se provádí stiskem tlačítka Spustit. Menu programu SSB2000 se pak změní a v horním řádku obrazovky se objeví údaje o vyúčtování. Od tohoto okamžiku začíná vlastní práce na konkrétním vyúčtování, zpět do programu SSB2000 se lze přepnou výběrem položky z meny Akce ⇒ Konec a návrat do SSB.

Samotné vyúčtování je rozděleno na tři následující kroky.

Rozpočítání nákladů

V tomto kroku jsou zjištěny náklady spadající do vyúčtování a rozpočteny oproti zálohám na služby. Zároveň je vyčíslena výše záloh na služby, pokud bylo v definici vyúčtování nastaveno jejich zohlednění. Tomuto kroku odpovídá položka menu Akce ⇒ Rozpočítání nákladů.

Vyčíslení stavů kont

V tomto kroku jsou zjištěny zůstatky kont jednotlivých subjektů, pro které je vyúčtování prováděno. Tomuto kroku odpovídá položka menu Akce ⇒ Vyčíslení stavů kont. Pokud pro některé celky není potřeba provádět vyčíslení stavů kont, lze to dát programu SSB2000 najevo volbou položky menu Akce ⇒ Označení celků bez vyčíslení stavů kont.

Převod výsledků vyúčtování do salda

V tomto kroku jsou převedeny výsledky vyúčtování do sald jednotlivých subjektů. Teprve po jeho provedení je ovlivněna samotná datová základna programu SSB2000, protože jsou na salda subjektů zaneseny předpisy odpovídající výsledku vyúčtování. Tomuto kroku odpovídá položka menu Akce ⇒ Převod výsledků vyčtování do salda.

Nejmenší jednotkou, pro kterou lze jednotlivý krok provést, je celek. Zároveň platí, že každý krok je možno provést až po provedení kroku bezprostředně předchozího. Nelze tedy vyčíslit stavy kont pro celek, u kterého ještě nebyly rozpočítány zálohy na služby. Toto omezení program SSB2000 striktně kontroluje a ve výběru celků pro jednotlivé kroky nabízí pouze ty celky, u kterých je možno krok provést.

Již provedený krok lze odvolat a vzít zpět. Slouží k tomu úlohy Akce ⇒ Vzetí rozpočítání nákladů zpět, Akce ⇒ Vzetí vyčíslení stavů kont zpět a Akce ⇒ Vzetí převodů výsledků vyúčtování do salda zpět.

Obrázek 766: Kroky vyúčtování

Bezesporu stěžejní úlohou celého vyúčtování je úloha Rozpočítání nákladů. V rámci této úlohy jsou nejen zjištěny skutečné náklady připadající na jednotlivé subjekty, ale i vyčísleny zálohy na služby předepsané v zúčtovacím období. Program SSB2000 přitom vychází z podkladů zadaných obsluhou v průběhu roku. Tyto podklady jsou na počátku (bezprostředně po stisku tlačítka Rozpočítej v úloze Rozpočítání nákladů) uzamčeny a kopírovány pro další zpracování. V době uzamčení (cca několik minut) nelze v rámci programu pracovat s některými úlohami a naopak, pokud v okamžiku pokusu o uzamčení tabulek někdo pracuje s úlohou, používající potřebné tabulky, zobrazí se hlášení „Nepodařilo se zamknout tabulku …“ a nelze rozpočítání provést. Kopírují se pouze data potřebná pro rozpočítání aktuálně rozpočítávaných celků a veškeré změny učiněné v programu SSB2000 v datech těchto celků po stisku tlačítka Rozpočítej tedy nemají na výsledek rozpočítání nákladů vliv. Aby bylo možno příslušná data zkopírovat pro vyúčtování, je třeba zajistit dostatek volného prostoru na pevném disku počítače, na kterém je vyúčtování prováděno.

Z hlediska výkonnosti počítače je někdy lepší nerozpočítávat náklady ve všech celcích najednou, ale raději po menších skupinách celků. Rozdíl v rychlosti rozpočítání může být mnohonásobný. Rozpočítání nákladů po menších skupinách celků má také výhodu v přehlednější a rychlejší lokalizaci případných chybných údajů zjištěných programem SSB2000.

Vyčíslení stavů kont je krok, který je nutno provést pouze tehdy, chce-li správce spojit vyúčtování se zohledněním přeplatků resp. nedoplatků na kontech jednotlivých subjektů a ovlivnit tak vyplácenou resp. pohledávanou částku. Pokud chce správce vystavit pouze „čistý“ protokol z vyúčtování, může tento krok nahradit Označení celků bez vyčíslení stavů kont. Jinak, v běžném případě, je možno vyčíslit stavy kont úlohou Vyčíslení stavů kont. Pro vyčíslení stavů kont lze použít dvě metody - podle účetního období zůstatků, nebo podle datumu zůstatků.

Dle účetního obdobi je velmi závislé na přiřazování plateb předpisům. Pokud jsou stavy kont vyčíslovány podle účetního období zůstatků, jsou v potaz brány pouze předpisy vyměřené nejpozději v zadaném účetním období a platby na konto došlé (tj. přiřazené, nikoli pořízené!) nejpozději v zadaném účetním období. Tento způsob je vhodnější pro kontrolu s účetnictvím, vyčíslené zůstatky však v případech špatné práce s účetním obdobím a přiřazováním plateb neodpovídají faktickým zůstatkům a těžko se vysvětlují uživatelům bytů.

Dle datumu zůstatku je vhodnější z hlediska komunikace s uživateli bytů, neboť věrně zobrazuje faktický vývoj zůstatku na saldu uživatele. Je vsak velmi obtižná, spíše nemožná, kontrola zůstatků na účetnictví. Tato kontrola však není nezbytná a pokud ji z nějakých vlastních důvodů nepotřebujete, je tato metoda vhodnější.

Po provedení vyčíslení stavů kont a odkontrolování výsledků vyúčtování kontrolními sestavami je možno vytisknout protokoly z vyúčtování a doručit je příslušným subjektům. Následuje reklamační období, ve kterém mohou být provedeny některé úpravy ovlivňující výsledek vyúčtování. Po skončení reklamačního období a zanesení a zohlednění všech případných změn je možno provést poslední krok - převod výsledků vyúčtování do salda. Tento krok není závislý na dalších aktivitách spojených s výplatou přeplatků resp. vybráním nedoplatků z vyúčtování.

Převod výsledků vyúčtování do salda je úloha, která ovlivňuje samotná data programu SSB2000. Není se však čeho obávat, neboť i tento krok je vratný úlohou Převod výsledků vyúčtování do salda.

Obsluha programu SSB2000 má i při provádění této úlohy možnost několika voleb. Jednou z nejdůležitějších je určení období a datumu předpisu pro předpisy z vyúčtování. Předpokladem je, že kromě ojedinělých zvláštních situací bude datum předpisu korespondovat s obdobím předpisu. Tyto údaje lze určit zvlášť pro přeplatky a zvlášť pro nedoplatky. Přitom se přeplatkem resp. nedoplatkem rozumí celkový přeplatek resp. nedoplatek za všechny složky předpisu. Důvodem možnosti určení dvou datumů je případný budoucí předpis penále. Přeplatky je totiž vhodné předepisovat s co nejstarším datumem předpisu, aby co nejdříve umořovaly případný dluh na saldě subjektu a tak snižovaly případné vyměřené penále. Naopak nedoplatky by měly být předepisovány s datem, které správce určil jako termín splatnosti pohledávek vzniklých na základě ročního vyúčtování služeb.

Další možností je určení, zda budou předpisy z vyúčtování předepisovány pro každou složku zvlášť, nebo zda budou vyměřeny pod jednou společnou složkou (která musí být v úloze Složky předpisu zadána jako Typ předpisuVyúčtování). Prvý způsob zvolí ti správci, kteří potřebují vykázat výsledky vyúčtování (a jejich případné úhrady) po jednotlivých složkách předpisu, druhý způsob zvolí ti správci, kteří takovou potřebu nemají a stačí jim evidovat pouze jeden úhrnný předpis (a jeho případnou úhradu).

Dalšími možnostmi pak jsou možnost vyměřit předpisy na konto s konkrétním názvem (implicitně jsou předpisy vyměřeny na aktivní konto) a možnost zadání účetních předkontací pro předpisy z vyúčtování.

Údaje, které protokol z vyúčtování služeb musí obsahovat, stanovují příslušná zákonná opatření. Stavba programu SSB2000 naplňuje beze zbytku literu zákona a umožňuje pružně reagovat na její případné budoucí úpravy. Zároveň může podobu protokolu do značné míry ovlivnit uživatel programu. Přináší to však nejen vysokou pružnost, ale i odpovědnost uživatele programu za výslednou podobu protokolu. Výsledná podoba protokolu z vyúčtování je totiž ovlivňována již dávno před vyúčtováním samotným.

Názvy složek předpisu Názvy složek definuje živatel programu SSB2000 v úloha

Položky nákladů Dalším místem ovlivňujícím výslednou podobu protokolu z vyúčtování je

Archiv měřidel Poslední částí programu SSB2000, kterou lze ovlivnit protokol z vyúčtování, je

I při samotném tisku protokolu z vyúčtování může uživatel programu SSB2000 podstatně ovlivnit jeho vzhled. Možnost úpravy protokolu editací tiskové matrice bude ponechána zcela stranou, důraz bude kladen na možnosti nastavení jednotlivých voleb na tiskovém formuláři. Nebudou však popsány beze zbytku všechna možná nastavení (to ani není cílem metodické části, viz Formulář Tisk (protokol z vyúčtování) - záložka Podmínky výběru), ale pouze ta, která zásadně ovlivňují podobu protokolu. Na záložce Podmínky výběru tiskového formuláře Formulář Tisk (protokol z vyúčtování) - záložka Podmínky výběru je možno nalézt hned několik důležitých přepínačů. Jejich význam je následující.

Obrázek 767: Metodika vyúčtování - tisk protokolu, záložka Podmínky výběru

• Předvolba Údaje o DPH - protokol z vyúčtování může zároveň sloužit jako účetní podklad pro subjekt, kterému je protokol vystaven. Budou vyčísleny jednotlivé daňové sazby, základy a výše daně.
• Předvolba Zkrácený rozpis rozpočítání náklady - na protokolu z vyúčtování nebudou v části Orientační rozpis rozpočítání nákladůvypsány částky připadající na subjekt tak, jak vyplývají z rozpočítání jednotlivých položek nákladů, ale rozpisy pro ty položky nákladů, které mohou být sloučeny, budou uvedeny jedním záznamem.
  

1. jsou pro stejnou složku předpisu
2. jsou za stejné nebo navazující období nákladu
3. mají shodná procenta nákladů
4. mají shodné názvy dodaných jednotek
5. se mají rozpočítat na stejný blok (celek či objekt)
6. mají stejný způsob rozpočítání a ceny za dodanou nebo poměrovou jednotku (zde viz Zaokrouhlit cenu za jednotku níže)
   Výsledkem je kratší protokol z vyúčtování se zachováním všech náležitostí.

• Předvolba Orientační rozpis nákladů pohledávkové strany Tato volba je určena pro tisk protokolů pro nájemce vlastníků v domě, kde je hospodářem společenství vlastníků. V tomto případě jsou většinou náklady na služby rozpočítány nejdříve na jednotlivé vlastníky poté jsou náklady jednotlivých vlastníků vyčísleny jejich nájemcům. Na protokolu z vyúčtování nájemce se tedy jako náklad k rozpočítání objeví náklad připadající na vlastníka a v naprosté většině případů je v celé své výši „přerozúčtován“ nájemci. Aby měl uživatel možnost kontroly rozpočítání nákladů, může být touto předvolbou zobrazen na jeho protokolu z vyúčtování i orientační rozpis nákladů připadajících na jednotlivé vlastníky.

Druhou záložkou, ze které je možno podstatně ovlivnit výsledný vzhled protokolu z vyúčtování, je záložka Tisk jednotek. Význam jednotlivých přepínačů je následující.

Obrázek 768: Metodika vyúčtování - tisk protokolu, záložka Tisk jednotek

• Předvolba Zaokrouhlit cenu za jednotku - touto předvolbou lze vynutit zaokrouhlení ceny jednotky na určitý počet platných míst. To je vhodné například při požadavku tisku zkráceného protokolu z vyúčtování, kdy ceny za jednotku vychází z podkladů jednotlivých čtvrtletních položek faktur nepatrně odlišné. Zaokrouhlené ceny za jednotku jsou pak shodné a je možno sloučit orientační rozpočítání jednotlivých položek nákladů.
• Předvolba Tisknout jednotky - touto předvolbou lze vynutit či zakázat tisk části protokolu z vyúčtování nazvané Jednotky zaznamenané za období vyúčtování. V případě volby vynuceného tisku (předvolba zapnuta) je dále možnost výběru měsíčního rozpisu jednotek (plný výpis), kdy jsou zobrazeny jednotky po jednotlivých měsících, nebo zkráceného výpisu (zkrácený výpis), kdy jsou jednotky zobrazeny po obdobích, ve kterých byly jednotky neměnné (většinou tedy postačuje jeden řádek na celý rok). Zároveň je možno vynutit tisk konkrétních jednotek (např. počet osob), a to i tehdy, když se na základě těchto jednotek nerozpočítala jediná položka nákladu.

Cílem každého vyúčtování je nejen vyčíslení přeplatků resp. nedoplatků, ale i jejich výplata resp. výběr. I tento úkol se snaží program SSB2000 správci v co nejvyšší možné míře usnadnit. Nejedná se jen o přehledné vykazování přeplatků a nedoplatků, ale i o kontrolu průběhu jejich vyplácení a vybírání a usnadnění zanesení skutečně vyplacených a vybraných prostředků do programu SSB2000. Jde především o kontrolu, aby zejména přeplatky byly vyplaceny správným osobám ve správné výši. Snad nejdůležitější je kontrola, aby nedošlo k dvojímu vyplacení přeplatku z vyúčtování (např, zároveň hotově na pokladně a složenkou typu B). Z hlediska správce (uživatele programu SSB2000) je tedy důležité sledovat oprávněnost vyplácených prostředků, méně pak peněz požadovaných po subjektech (je známou pravdou, že jednou neoprávněně vyplacené peníze je někdy velmi obtížné dostat zpět). Proto program SSB2000 obsahuje hlavně mechanismus určený ke sledování vyplacených prostředků.

K evidenci výplaty přeplatků z vyúčtování slouží mechanismus výplatních skupin. Pokud jsou veškeré výplaty přeplatků z vyúčtování prováděny úlohami Výplata přeplatků, je při provedení každé z úloh požadováno zadání výplatní skupiny. Při samotném provedení tisku resp. exportu dat se seznamem vyplácených subjektů (přístupné přes tlačítko Tisknout, exportovat, zaznamenat) pak je nabídnuto zaznamenání výplatní skupiny. Pokud je zaznamenání výplatní skupiny potvrzeno, zapíše se ke každému z vyplácených subjektů informace, že byl pod touto výplatní skupinou vyplacen. Zároveň je zaznamenán způsob, jakým byl subjekt vyplacen (hotovostí, převodem, nebo složenkou). Při příštím provádění úloh Výplata přeplatků jsou pak ve výběru subjektů nabízeny pouze ty subjekty, které ještě nemají výplatní skupinu zaznamenánu.

Dalším důsledkem zapsání výplatní skupiny je nemožnost provádět se subjektem, u kterého je zaznamenána výplatní skupina, akce ovlivňující výsledek vyúčtování. Jedná se zejména o vzetí vyčíslení zůstatků kont zpět, kdy je zablokována možnost výběru celků, ve kterém se vyskytují subjekty s vyplněnou výplatní skupinou. Samozřejmě lze u jednotlivých subjektů již zanesenou výplatní skupinu zrušit, a tak odblokovat zakázané akce. Opět se zde uplatňuje princip vratnosti všech kroků týkajících se vyúčtování.

V úlohách Výplata přeplatků výplatní skupiny vznikají na základě výplaty přeplatků z vyúčtování jednotlivým subjektům. Oproti tomu lze v úloze Výplatní skupiny prohlížet seznam subjektů, které mají přeplatek z vyúčtování. Kromě jmenného seznamu je uvedena výplatní skupina a způsob, jakým byl konkrétní subjekt vyplacen. U konkrétního subjektu je možno po stisku tlačítka Detail výplatní skupinu změnit, popřípadě úplně odstranit. Dále je možno stiskem tlačítka Akce jednotlivé výplatní skupiny rušit, slučovat nebo měnit jejich způsob výplaty. Asi nejdůležitější akcí je Vytvoření dávky plateb, kdy je vygenerován soubor plateb tak, jako by proběhla výplata všech subjektů. Tuto dávku plateb lze posléze načíst do programu SSB2000 úlohou Dávka plateb a usnadnit si tak zadávání skutečně vyplacených přeplatků z vyúčtování.

Příklad: Metodika vyúčtování - výplatní skupiny

Správce vyplácí přeplatky z vyúčtování ve výši do Kč 200 hotovostí na pokladně a přeplatky nad tuto částku zasílá složenkou typu B. Úlohou Hotově připraví soupisku pro výplatu hotovostí, která mu slouží jako seznam a potvrzovací listina pro výplatu na přepážce. V úloze uvede výplatní skupiny „HOTOVOST“. Úlohou Složenkou správce připraví disketu s daty vyplácených subjektů, kterou doručí České poště, a.s. Po uplynutí lhůty pro výplatu přeplatků obdrží správce seznam nevyplacených subjektů jak z přepážky, tak od České pošty, a.s. V úloze Výplatní skupiny vytvoří po stisku tlačítka Akce příslušné dávky plateb, úlohou Dávka plateb je načte do programu SSB2000 a z dávky odstraní záznamy odpovídající nevyplaceným subjektům. Po zpracování dávky plateb jsou v saldech jednotlivých subjektů zaneseny jednotlivé výplaty přeplatků z vyúčtování.

Vyúčtování v programu SSB2000 umožňuje nastavit zálohy na jednotlivé služby podle výsledků vyúčtování. Jedná se o akci hromadnou, kdy jsou nové zálohy vyčísleny vybraným subjektům. I když tato úloha umožňuje změnu vypočtené částky, případně vyřazení subjektu z procesu nastavení záloh, je známo, že hromadné akce s sebou nesou zároveň riziko hromadných nedopatření. Tím není v žádném případě míněna nefunkčnost programu, jako spíš chyba v úvaze správce, která se zejména pod tlakem termínů svázaných s vyúčtováním snadno udělá (těžko se problematickému nájemci vysvětluje změna záloh z Kč 100 na Kč 1200…).

Je proto zcela na uvážení uživatele programu SSB2000, zda hromadnou úlohu použije, nebo využije jiných prostředků programu SSB2000 pro hromadnou změnu záloh, vesměs sdružených v Mimořádné akce. Samozřejmě, že úloha nastavení záloh dle výsledků vyúčtování má v mnoha případech opodstatnění, v některých je dokonce nezbytná. Je však dobré si uvědomit, že jakékoli programové zpracování dat postrádá lidský prvek, a tedy i cit, kterým by bylo lze korigovat lidsky „nepochopitelné“ chování. Proto lze za nezbytnou považovat dokonalou znalost chování hromadných úloh obecně a v každém okamžiku „vědět, co dělám“.

V programu SSB2000 lze nastavit zálohy podle výsledků vyúčtování u všech složek, jejichž výše je dána buď pevnou měsíční částkou, nebo výpočtem podle jednotek. Pokud je výše záloh na složku dána platebním kalendářem, je nutno potřebné úpravy záloh učinit ručním zadáním. Vychází se totiž z toho, že platební kalendář je podložen smlouvou a je tedy nemožné jej měnit jakoukoli hromadnou úlohou.

K nastavení výše záloh dle výsledků vyúčtování slouží úloha Nastavení záloh dle výsledků vyúčtování. Uživatel programu může ovlivnit výši budoucích záloh několika mechanismy. Především je mu dána možnost předpovědět navýšení ceny služby oproti minulému zúčtovacímu období. Dále lze stanovit, že náklady na službu se odvíjejí podle některé ze křivek (ve většině případů se jedná o tzv. Steina). Samozřejmostí zůstává libovolný výběr subjektů, pro které bude nastavení záloh provedeno. Přestože výpočet záloh provede program SSB2000 automaticky, bude uveden postup výpočtu - spolu s ilustrativním příkladem může v mnohých případech objasnit oprávněnost čísel, která program SSB2000 vypočítal.

1. Z vyúčtování jsou známy náklady, které na subjekt za zúčtovací období připadly.
2. Pokud subjekt nebyl v objektu přítomen celé zúčtovací období, jsou náklady poměrně navýšeny tak, aby vyjadřovaly teoretické náklady, které by na subjekt připadly, kdyby byl v objektu přítomen po celé zúčtovací období. Je přitom vzata v úvahu křivka nákladů.
3. Náklady za minulé zúčtovací období jsou navýšeny o předpokládané navýšení cen za službu. Tím je zjištěna předpokládaná výše nákladů, která na subjekt připadne v dalším zúčtovacím období.
4. Od výše předpokládané výše nákladů jsou odečteny výše záloh, které již byly subjektu v novém zúčtovacím období vyměřeny. Získá se tak výše nákladů, kterou je ještě třeba subjektu předepsat.
5. Výše nákladů, kterou je třeba ještě subjektu předepsat, je vydělena počtem měsíců, které ještě zbývají do konce zúčtovacího období. Tím je zjištěna výše měsíční zálohy, kterou je třeba předepsat.
6. Pokud má subjekt měsíční výši úhrady za složku dánu výpočtem podle jednotek, je z celkové výše měsíční zálohy a aktuálního stavu jednotek v objektu vypočtena sazba za jednotku.
7. Výsledná částka je zaokrouhlena podle nastavených pravidel pro zaokrouhlování předpisů.

Příklad: Metodika vyúčtování - nastavení záloh dle výsledků vyúčtování

Správce nastavuje zálohy podle výsledků vyúčtování tak, aby nové zálohy byly vyměřovány od měsíce července 2002. Jan Vomáčka užíval objekt od 6.11.2001. V objektu je poskytována služba TUV, na kterou je výše měsíční zálohy určována výpočtem podle plochy pro T/TUV - metrová sazba činí Kč 6,70. Plocha pro T/TUV v bytě je 75 m2. Předpis je zaokrouhlován na koruny dolů. Do konce roku 2001 je tedy předepsáno Kč 920 (Kč 418 v listopadu a Kč 502 v prosinci). Skutečné náklady připadající na subjekt jsou Kč 1753. V dalším zúčtovacím období se předpokládá růst cen o 5%. Výpočet zálohy na službu pro zbývající část roku 2002 proběhne následovně.

1. Náklady připadající na subjekt na základě ročního vyúčtování činí Kč 1753.
2. Kdyby byl subjekt v objektu přítomen po celé zúčtovací období, připadnou na něj teoretické náklady ve výši Kč 6115,10. Částka byla obvozena následovně. Dlouhodobé měsíční průměry klimatické náročnosti pro měsíce listopad a prosinec činí 14% a 17%. Protože v listopadu subjekt užíval objekt pouze po dobu 25 dnů, činí odpovídající teoretická poměrná část nákladů 11,67% (tj. 14% / 30 x 25). Za celé zúčtovací období je odpovídající teoretická poměrná část nákladů 11,6666% + 17% = 28,6666%. Předpokládaná výše nákladů, která by připadla na subjekt za celé zúčtovací období, tedy je Kč 1753 / 28,6666 x 100 = Kč 6115,10.
3. V novém zúčtovacím období se předpokládá růst cen o 5%, předpokládaná výše nákladů pro příští zúčtovací období tedy činí Kč 6420,90.
4. V novém zúčtovacím období zaplatil subjekt na zálohách již Kč 502 x 6 měsíců = Kč 3012.
5. Po zbývajících 6 měsíců je tedy třeba měsíčně předepisovat částku (Kč 6420,90 - Kč 3012) / 6 = Kč 568,15, po zaokrouhlení Kč 568.
6. Sazba za jednotku by tedy měla být nastavena na Kč 568 / 75 = Kč 7,58 (tentokrát musí být zaokrouhleno nahoru, aby po zpětném přepočtu Kč 7,58 * 75 = Kč 568,50 a zaokrouhlení dolů vyšla opět částka Kč 568).